PAGE銀行檔案保管工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行檔案保管工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保銀行檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行各部門及分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案的保管工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則銀行檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)全行檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的系統(tǒng)性和整體性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映銀行業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集和整理銀行在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為銀行業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策提供有力支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本行設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全行檔案保管工作的組織實(shí)施和日常管理。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本行實(shí)際情況，制定和完善檔案保管工作制度、檔案分類方案、檔案編號(hào)規(guī)則等相關(guān)制度和規(guī)范，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)組織本行各部門及分支機(jī)構(gòu)收集、整理在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管建立健全檔案保管設(shè)施，妥善保管各類檔案，確保檔案的實(shí)體安全。同時(shí)，采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理，確保檔案信息的安全存儲(chǔ)和有效利用。4.檔案鑒定與銷毀定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。5.檔案統(tǒng)計(jì)與查詢負(fù)責(zé)對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，建立檔案查詢系統(tǒng)，為本行各部門及分支機(jī)構(gòu)提供檔案查詢服務(wù)，方便檔案的利用。6.檔案培訓(xùn)與指導(dǎo)組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高本行員工的檔案意識(shí)和檔案管理技能。同時(shí)，對(duì)各部門及分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保全行檔案管理工作的質(zhì)量和水平。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類銀行檔案按照其形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，分為以下幾類：1.業(yè)務(wù)檔案公司業(yè)務(wù)檔案：包括公司客戶基本資料、授信業(yè)務(wù)檔案、貸款合同、擔(dān)保合同等。個(gè)人業(yè)務(wù)檔案：涵蓋個(gè)人客戶開戶資料、儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)檔案、信用卡業(yè)務(wù)檔案等。金融市場(chǎng)業(yè)務(wù)檔案：如債券交易檔案、外匯買賣檔案、資金拆借檔案等。風(fēng)險(xiǎn)管理檔案：包括風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控記錄、不良資產(chǎn)處置檔案等。2.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證：各類記賬憑證、原始憑證等。會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。財(cái)務(wù)報(bào)表：年度財(cái)務(wù)報(bào)告、中期財(cái)務(wù)報(bào)告等。其他財(cái)務(wù)資料：財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.行政檔案公文檔案：上級(jí)文件、本行發(fā)文、平行文等。會(huì)議檔案：會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等。人事檔案：?jiǎn)T工入職檔案、人事任免文件、員工考核檔案等。行政事務(wù)檔案：辦公用品采購(gòu)檔案、車輛管理檔案、辦公場(chǎng)所租賃檔案等。4.科技檔案系統(tǒng)開發(fā)檔案：系統(tǒng)需求規(guī)格說明書、系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔、系統(tǒng)測(cè)試報(bào)告等。系統(tǒng)運(yùn)維檔案：系統(tǒng)維護(hù)記錄、故障處理報(bào)告、系統(tǒng)升級(jí)文檔等。計(jì)算機(jī)設(shè)備檔案：設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備報(bào)廢文件等。5.其他檔案除上述幾類檔案外，本行在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的其他具有保存價(jià)值的檔案，如法律事務(wù)檔案、客戶投訴檔案、宣傳資料檔案等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢利用，對(duì)每類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，采用層次編碼法進(jìn)行編制。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.一級(jí)編號(hào)：代表檔案類別，采用大寫字母表示，如“YW”表示業(yè)務(wù)檔案，“CW”表示財(cái)務(wù)檔案，“XZ”表示行政檔案，“KJ”表示科技檔案，“QT”表示其他檔案。2.二級(jí)編號(hào)：代表檔案大類下的具體分類，采用兩位數(shù)字表示，如“YW01”表示公司業(yè)務(wù)檔案，“YW02”表示個(gè)人業(yè)務(wù)檔案等。3.三級(jí)編號(hào)：代表具體檔案的流水號(hào)，采用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號(hào)。例如，一份公司業(yè)務(wù)檔案中的貸款合同，其編號(hào)為“YW010001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍本行各部門及分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。收集范圍應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生的各類文件、合同、報(bào)表、記錄等。2.收集時(shí)間各類檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后及時(shí)收集，確保檔案的完整性和及時(shí)性。對(duì)于重要業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理過程中同步收集相關(guān)資料，避免檔案遺漏。3.收集方式紙質(zhì)檔案收集：各部門及分支機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，將業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的紙質(zhì)文件、合同等進(jìn)行分類整理，定期移交檔案管理部門。電子檔案收集：對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子檔案可通過網(wǎng)絡(luò)傳輸、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等方式移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.分類整理檔案管理部門收到各部門及分支機(jī)構(gòu)移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，將同類檔案集中存放，便于管理和查找。2.編號(hào)編目對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、形成日期、保管期限、密級(jí)等信息，確保檔案目錄的準(zhǔn)確性和完整性。3.裝訂歸檔對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，確保檔案的整齊美觀和牢固耐用。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，不得隨意裁剪或損壞檔案。裝訂后的檔案應(yīng)按照編號(hào)順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、檔案名稱等信息。五、檔案保管（一）保管設(shè)施建設(shè)1.檔案庫(kù)房建設(shè)本行應(yīng)建設(shè)專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火門、防盜門窗、消防設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案庫(kù)房的安全和環(huán)境適宜。2.檔案裝具配備根據(jù)檔案保管需要，配備合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，具有良好的密封性和耐久性。3.檔案存儲(chǔ)設(shè)備建設(shè)建立檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等，用于存儲(chǔ)電子檔案。檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等功能，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案庫(kù)房的檔案架或檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列存放。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，防止檔案受潮發(fā)霉。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在檔案存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點(diǎn)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，便于查詢和利用。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或泄露。（三）檔案保管期限1.保管期限劃分銀行檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年、30年等。2.保管期限確定原則根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本行實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。一般來說，涉及重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)、法律糾紛、財(cái)務(wù)核算等方面的檔案應(yīng)永久保管；涉及一般性業(yè)務(wù)操作、短期業(yè)務(wù)記錄等方面的檔案可根據(jù)實(shí)際情況確定適當(dāng)?shù)谋９芷谙?。（四）檔案密級(jí)管理1.密級(jí)劃分銀行檔案根據(jù)其內(nèi)容的敏感程度和保密要求，分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。2.密級(jí)確定原則根據(jù)國(guó)家保密法律法規(guī)和本行保密制度，對(duì)檔案進(jìn)行密級(jí)鑒定。涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要信息的檔案應(yīng)確定較高的密級(jí)；一般性業(yè)務(wù)信息的檔案可確定較低的密級(jí)。3.密級(jí)標(biāo)識(shí)與管理對(duì)確定密級(jí)的檔案，應(yīng)在檔案封面、目錄等顯著位置標(biāo)明密級(jí)。密級(jí)檔案應(yīng)存放在專門的保密檔案柜中，并嚴(yán)格限制查閱和借閱權(quán)限。查閱和借閱密級(jí)檔案應(yīng)履行審批手續(xù)，確保檔案信息的安全。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織本行成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法律合規(guī)部門等相關(guān)人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本行實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的內(nèi)容價(jià)值、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等方面。3.鑒定程序初步審查：檔案管理部門對(duì)到期檔案進(jìn)行初步審查，篩選出可能需要鑒定的檔案清單。詳細(xì)審查：檔案鑒定工作小組對(duì)初步審查篩選出的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，查閱檔案內(nèi)容，評(píng)估檔案的價(jià)值。鑒定結(jié)論：檔案鑒定工作小組根據(jù)審查結(jié)果，對(duì)每一份檔案作出存毀鑒定結(jié)論，并形成檔案鑒定報(bào)告。（二）檔案銷毀1.銷毀審批經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，報(bào)本行分管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案銷毀審批表應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、形成日期、保管期限、鑒定結(jié)論、銷毀原因等信息。2.銷毀實(shí)施檔案銷毀工作應(yīng)在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過程的合規(guī)性和安全性。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案銷毀記錄，記錄檔案銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等信息。檔案銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。七、檔案統(tǒng)計(jì)與查詢（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限、密級(jí)等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案的總體情況和變化趨勢(shì)。2.統(tǒng)計(jì)方法采用手工統(tǒng)計(jì)和計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)相結(jié)合的方式，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理和分析。定期生成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門報(bào)送。（二）檔案查詢1.查詢方式本行各部門及分支機(jī)構(gòu)員工可通過檔案管理部門提供的檔案查詢系統(tǒng)進(jìn)行檔案查詢。查詢系統(tǒng)應(yīng)具備快速檢索、模糊查詢等功能，方便用戶查找所需檔案。2.查詢權(quán)限根據(jù)檔案的密級(jí)和使用范圍，設(shè)定不同的查詢權(quán)限。一般情況下，本行員工可查詢與其工作相關(guān)的檔案；涉及密級(jí)檔案的查詢，應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)。3.查詢記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案查詢記錄制度，記錄查詢時(shí)間、查詢?nèi)藛T、查詢內(nèi)容等信息。查詢記錄應(yīng)保存一定期限，以備審計(jì)和監(jiān)督。八、檔案借閱與歸還（一）借閱申請(qǐng)本行員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的編號(hào)、名稱、借閱期限、借閱用途等信息。借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。（二）借閱審批檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)和借閱用途進(jìn)行審批。對(duì)于密級(jí)檔案的借閱，應(yīng)報(bào)本行分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理部門為借閱人員辦理借閱手續(xù)。（三）借閱登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱檔案的情況進(jìn)行登記，記錄借閱人員姓名、部門、借閱檔案編號(hào)、名稱、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱登記應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（四）檔案歸還借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。借閱人員歸還檔案后，檔案管理部門應(yīng)在借閱登記中注明歸還時(shí)間，并將檔案歸還原位。九、檔案安全管理（一）安全制度建設(shè)本行應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理部門和人員的安全職責(zé)，制定檔案安全操作規(guī)程，確保檔案管理工作的安全運(yùn)行。（二）安全防范措施1.實(shí)體安全防范加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等，確保檔案庫(kù)房的安全。同時(shí)，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。2.信息安全防范加強(qiáng)電子檔案的信息安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻等技術(shù)手段，防止電子檔案信息被非法竊取、篡改或泄露。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確