PAGE財(cái)務(wù)專用檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)專用檔案的管理，確保財(cái)務(wù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于財(cái)務(wù)檔案的查閱、使用和保管，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)專用檔案管理。財(cái)務(wù)專用檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、稅務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告、銀行對(duì)賬單、財(cái)務(wù)電子數(shù)據(jù)等與公司財(cái)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的各類文件和資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司財(cái)務(wù)專用檔案由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保管和查閱，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司財(cái)務(wù)活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則：加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全存儲(chǔ)和保密，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。4.方便利用原則：在保證檔案安全和保密的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的使用效率，滿足公司內(nèi)部管理和外部審計(jì)、稅務(wù)等工作的需要。二、檔案管理職責(zé)（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善財(cái)務(wù)專用檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的日常收集、整理、裝訂、歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。3.負(fù)責(zé)建立財(cái)務(wù)檔案臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的種類、數(shù)量、存放地點(diǎn)、保管期限等信息，并定期進(jìn)行核對(duì)和更新。4.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的保管工作，按照規(guī)定的保管期限和保管要求，妥善保管財(cái)務(wù)檔案，確保檔案的安全。5.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的查閱、借閱管理工作，按照規(guī)定的程序辦理查閱、借閱手續(xù)，對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行登記，并及時(shí)收回檔案。6.負(fù)責(zé)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清理和鑒定，提出檔案銷毀意見，報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的具體整理、裝訂、歸檔和保管工作，確保檔案整理規(guī)范、裝訂整齊、存放有序。3.協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好檔案的查閱、借閱登記工作，對(duì)查閱、借閱檔案的人員進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和保密。4.定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，保證檔案管理設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門做好財(cái)務(wù)檔案的收集工作，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的與財(cái)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的文件和資料移交財(cái)務(wù)部門。2.在財(cái)務(wù)檔案查閱、借閱過程中，如需提供相關(guān)協(xié)助，應(yīng)按照財(cái)務(wù)部門的要求予以配合。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證，原始憑證如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、銀行結(jié)算憑證等，記賬憑證應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容編制，確保借貸平衡、摘要清晰、附件齊全。2.會(huì)計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等，賬簿應(yīng)按照會(huì)計(jì)制度的要求進(jìn)行設(shè)置和登記，做到賬賬相符、賬證相符、賬實(shí)相符。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及其附注，財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和相關(guān)法規(guī)的規(guī)定編制，內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、報(bào)送及時(shí)。4.稅務(wù)資料：包括納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅收優(yōu)惠備案資料等，稅務(wù)資料應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行整理和保管，確保納稅申報(bào)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。5.審計(jì)報(bào)告：包括內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等，審計(jì)報(bào)告應(yīng)詳細(xì)記錄審計(jì)過程和審計(jì)結(jié)果，為公司財(cái)務(wù)管理提供參考依據(jù)。6.銀行對(duì)賬單：包括公司銀行賬戶的月度、季度、年度對(duì)賬單，銀行對(duì)賬單應(yīng)與公司銀行存款日記賬進(jìn)行核對(duì)，確保資金收支的準(zhǔn)確性。7.財(cái)務(wù)電子數(shù)據(jù)：包括會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)生成的電子憑證、賬簿、報(bào)表等數(shù)據(jù)，以及其他與財(cái)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的電子文件，財(cái)務(wù)電子數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）收集要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期收集各類財(cái)務(wù)檔案資料，確保檔案資料的及時(shí)性和完整性。2.各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將本部門產(chǎn)生的與財(cái)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的文件和資料移交財(cái)務(wù)部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.對(duì)于重要的財(cái)務(wù)檔案資料，如重大經(jīng)濟(jì)合同、重要財(cái)務(wù)決策文件等，應(yīng)單獨(dú)收集、整理，并進(jìn)行重點(diǎn)保管。（三）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序進(jìn)行整理，將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。對(duì)于同類原始憑證較多的，可以單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并在記賬憑證上注明“附件另訂”及所訂冊(cè)數(shù)和編號(hào)。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照科目順序進(jìn)行整理，將賬頁(yè)編號(hào)、目錄、賬夾等整理齊全，并在賬簿封面注明賬簿名稱、年度、冊(cè)數(shù)等信息。3.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照年度、季度、月度順序進(jìn)行整理，將各類報(bào)表及其附注裝訂成冊(cè)，并在報(bào)告封面注明報(bào)告名稱、年度、季度、月度等信息。4.稅務(wù)資料應(yīng)按照稅種、申報(bào)期限等進(jìn)行分類整理，將納稅申報(bào)表、發(fā)票、審計(jì)報(bào)告等資料分別裝訂成冊(cè)，并在資料封面注明資料名稱、所屬期間等信息。5.審計(jì)報(bào)告應(yīng)按照審計(jì)項(xiàng)目、審計(jì)時(shí)間等進(jìn)行整理，將審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等資料裝訂成冊(cè)，并在報(bào)告封面注明審計(jì)項(xiàng)目名稱、審計(jì)時(shí)間等信息。6.銀行對(duì)賬單應(yīng)按照年度、月份順序進(jìn)行整理，將對(duì)賬單與銀行存款日記賬進(jìn)行核對(duì)后，裝訂成冊(cè)，并在對(duì)賬單封面注明年度、月份、銀行賬戶名稱等信息。7.財(cái)務(wù)電子數(shù)據(jù)應(yīng)按照數(shù)據(jù)類型、存儲(chǔ)時(shí)間等進(jìn)行分類整理，建立電子數(shù)據(jù)索引目錄，以便于查詢和使用。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.財(cái)務(wù)檔案整理完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)應(yīng)按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，并編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案一同存放，另一份單獨(dú)裝訂成冊(cè)，作為檔案檢索的依據(jù)。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)將電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類命名和存儲(chǔ)，同時(shí)建立電子檔案索引目錄，便于查詢和使用。（二）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年。4.稅務(wù)資料：保管期限為10年。5.審計(jì)報(bào)告：保管期限為10年。6.銀行對(duì)賬單：保管期限為5年。7.其他財(cái)務(wù)檔案：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但不得少于5年。（三）保管地點(diǎn)1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全存儲(chǔ)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存放在專用的電子存儲(chǔ)設(shè)備上，并按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件進(jìn)行保管。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子數(shù)據(jù)的安全。（四）保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)和檔案保管的要求，確保檔案保管工作的規(guī)范化和制度化。2.定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)檔案庫(kù)房的安全設(shè)施進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施的正常運(yùn)行。4.對(duì)于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全和保密。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和保密。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案資料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、頁(yè)數(shù)等信息。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《財(cái)務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供檔案，并與借閱人員簽訂《財(cái)務(wù)檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)，并辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門說明情況，并辦理延期歸還手續(xù)。逾期未還的，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。（三）外部查閱與借閱1.外部單位（如審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等）因工作需要查閱或借閱公司財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《財(cái)務(wù)檔案外部查閱（借閱）申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱目的、查閱或借閱內(nèi)容、查閱或借閱時(shí)間等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門安排專人陪同查閱或借閱。2.外部查閱或借閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、記錄檔案內(nèi)容，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意，并按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.外部查閱或借閱人員查閱或借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還公司財(cái)務(wù)部門，并在《財(cái)務(wù)檔案外部查閱（借閱）登記表》上簽字確認(rèn)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立財(cái)務(wù)檔案鑒定小組，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、財(cái)務(wù)人員等。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)超過保管期限的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定方法1.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)超過保管期限的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于仍具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限，并重新進(jìn)行整理和歸檔；對(duì)于已不具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.鑒定