PAGE普查檔案工作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)普查檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保普查檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮普查檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織開(kāi)展的各類(lèi)普查工作所形成的檔案管理。包括但不限于普查方案制定、普查數(shù)據(jù)采集、審核、匯總、分析以及普查成果發(fā)布等全過(guò)程中產(chǎn)生的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各類(lèi)載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則普查檔案由公司/組織指定的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則普查檔案應(yīng)如實(shí)反映普查工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)，嚴(yán)禁篡改和偽造。3.完整性原則涵蓋普查工作各個(gè)環(huán)節(jié)形成的各類(lèi)文件材料，保證檔案的全面性和連貫性。4.保密性原則對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的普查檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便利性原則檔案管理應(yīng)便于普查工作的查詢(xún)、利用和交流，提高工作效率。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善普查檔案管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查普查工作各環(huán)節(jié)檔案的形成、收集、整理和歸檔工作。負(fù)責(zé)普查檔案的集中統(tǒng)一保管，確保檔案的安全和完整。按照規(guī)定提供普查檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。定期對(duì)普查檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀工作。2.普查工作部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)普查工作中各類(lèi)文件材料的形成、積累和初步整理，并按照檔案管理部門(mén)的要求及時(shí)移交。明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和及時(shí)歸檔。配合檔案管理部門(mén)做好普查檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作。二、檔案的形成與收集(一)普查文件材料的形成1.在普查工作啟動(dòng)階段，應(yīng)制定詳細(xì)的普查方案，包括普查目的、范圍、對(duì)象、內(nèi)容、方法、步驟、時(shí)間安排以及組織實(shí)施等方面的內(nèi)容，形成的普查方案文本應(yīng)作為重要檔案資料保存。2.普查數(shù)據(jù)采集過(guò)程中，涉及的各類(lèi)調(diào)查表、調(diào)查問(wèn)卷、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、原始記錄等，必須按照統(tǒng)一規(guī)范的格式和要求填寫(xiě)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，要注明數(shù)據(jù)來(lái)源、采集時(shí)間、采集人員等信息。3.普查數(shù)據(jù)審核環(huán)節(jié)，對(duì)采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行邏輯審核、一致性審核等，形成的審核記錄、審核報(bào)告等文件材料應(yīng)及時(shí)歸檔。審核記錄應(yīng)詳細(xì)記錄發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、修改情況以及審核人員的意見(jiàn)等。4.普查數(shù)據(jù)匯總和分析階段，形成的匯總表、數(shù)據(jù)分析報(bào)告、圖表等資料，應(yīng)準(zhǔn)確反映普查數(shù)據(jù)的總體情況和分析結(jié)果。數(shù)據(jù)分析報(bào)告應(yīng)包括分析目的、方法、主要結(jié)論以及相關(guān)建議等內(nèi)容。5.普查成果發(fā)布階段，發(fā)布的普查公報(bào)、統(tǒng)計(jì)年鑒、研究報(bào)告等正式文件，以及相關(guān)的宣傳資料、新聞報(bào)道等，都應(yīng)作為檔案進(jìn)行收集。(二)文件材料的收集要求1.普查工作各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保在普查工作過(guò)程中及時(shí)將形成的各類(lèi)文件材料收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始性，不得隨意涂改、損毀。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并做好備份存儲(chǔ)。3.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步分類(lèi)整理，區(qū)分不同階段、不同類(lèi)型的資料，便于后續(xù)的移交和歸檔工作。三、檔案的整理(一)整理原則普查檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。(二)分類(lèi)方法1.按普查項(xiàng)目分類(lèi)根據(jù)公司/組織開(kāi)展的不同普查項(xiàng)目，將檔案分為若干類(lèi)別，如經(jīng)濟(jì)普查檔案、人口普查檔案、農(nóng)業(yè)普查檔案等。每個(gè)普查項(xiàng)目下再按照工作環(huán)節(jié)進(jìn)一步細(xì)分，如普查準(zhǔn)備、數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、成果發(fā)布等。2.按載體形式分類(lèi)將普查檔案分為紙質(zhì)檔案、電子檔案和特殊載體檔案（如光盤(pán)、磁帶等）。不同載體檔案分別進(jìn)行整理，但應(yīng)建立相應(yīng)的關(guān)聯(lián)索引，便于查找和利用。(三)整理步驟1.紙質(zhì)檔案整理對(duì)收集到的紙質(zhì)文件材料進(jìn)行排序，按照文件形成的先后順序或重要程度進(jìn)行排列。去除文件上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等，確保檔案的安全保存。對(duì)文件進(jìn)行編頁(yè)，編寫(xiě)頁(yè)碼應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于統(tǒng)計(jì)和查找。填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容，確保目錄與卷內(nèi)文件一一對(duì)應(yīng)。裝訂卷內(nèi)文件，采用三孔一線(xiàn)或縫紉機(jī)裝訂的方式，確保裝訂牢固、整齊美觀(guān)。填寫(xiě)卷皮，卷皮應(yīng)包括案卷題名、編制單位、編制日期檔號(hào)、保管期限等內(nèi)容，字跡應(yīng)工整、清晰。2.電子檔案整理按照電子文件的分類(lèi)方法，對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，文件夾命名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和類(lèi)別。對(duì)電子文件進(jìn)行命名，文件名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，包含項(xiàng)目名稱(chēng)、文件主題、日期等關(guān)鍵信息，便于識(shí)別和檢索。建立電子文件的元數(shù)據(jù)信息，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、作者、日期、格式、大小、來(lái)源等內(nèi)容，以便更好地管理和利用電子文件。定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.特殊載體檔案整理對(duì)光盤(pán)、磁帶等特殊載體檔案，應(yīng)進(jìn)行編號(hào)登記，注明載體內(nèi)容、形成時(shí)間、保管期限等信息。確保特殊載體檔案的可讀性和可利用性，定期對(duì)其進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。四、檔案的歸檔(一)歸檔時(shí)間普查工作結(jié)束后，各普查工作部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的普查檔案移交至檔案管理部門(mén)。一般情況下，應(yīng)在普查工作結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。(二)歸檔要求1.移交的普查檔案應(yīng)符合整理規(guī)范要求，紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊(cè)，卷內(nèi)文件齊全完整、編目準(zhǔn)確；電子檔案應(yīng)分類(lèi)清晰、命名規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整；特殊載體檔案應(yīng)編號(hào)登記、存儲(chǔ)完好。2.各普查工作部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案類(lèi)別、數(shù)量、題名、保管期限等內(nèi)容，一式兩份，交接雙方簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份。3.檔案管理部門(mén)在接收普查檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清單內(nèi)容與實(shí)際檔案情況是否一致，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)退回原部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充完善。五、檔案的保管(一)保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度監(jiān)測(cè)儀等，定期對(duì)庫(kù)房環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證庫(kù)房溫濕度符合檔案保管要求。一般情況下，庫(kù)房溫度應(yīng)控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%之間。(二)檔案裝具1.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜進(jìn)行存放，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在安全可靠的地方，與主存儲(chǔ)設(shè)備異地存放。3.特殊載體檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)盒或存儲(chǔ)柜中，避免受到擠壓、碰撞和損壞。(三)檔案保管期限普查檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和普查工作的實(shí)際需要確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管涉及國(guó)家機(jī)密、重要?dú)v史資料、普查工作重大決策依據(jù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管普查工作中形成的一般性統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析報(bào)告、重要文件等，保管期限為[X]年。3.短期保管普查工作中形成的臨時(shí)性文件、一般性工作記錄等，保管期限為[X]年。(四)檔案清點(diǎn)與檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)普查檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.同時(shí)，要對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、變質(zhì)等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.建立檔案清點(diǎn)和檢查記錄，記錄內(nèi)容包括清點(diǎn)時(shí)間、檔案數(shù)量、保管狀況、存在問(wèn)題及處理情況等，以備查閱。六、檔案的利用(一)利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可查閱、借閱普查檔案，用于工作參考、數(shù)據(jù)分析、決策支持等。2.政府有關(guān)部門(mén)、其他企事業(yè)單位等因工作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)普查檔案，但必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.涉及普查工作的學(xué)術(shù)研究、新聞報(bào)道等，在取得公司/組織同意后，可合理利用普查檔案資料。(二)利用方式1.查閱查閱普查檔案應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱過(guò)程，確保檔案安全。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱借閱普查檔案需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。(三)利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立普查檔案利用登記制度，對(duì)每一次查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用部門(mén)、利用人員、查閱或借閱檔案內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀(一)鑒定原則普查檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀(guān)公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠，符合檔案管理的實(shí)際需要。(二)鑒定組織成立由檔案管理部門(mén)、普查工作部門(mén)相關(guān)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)普查檔案的鑒定工作。鑒定小組應(yīng)定期召開(kāi)會(huì)議，對(duì)達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。(三)鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷其是否仍具有保存價(jià)值，是否涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等。2.考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值以及與公司/組織未來(lái)發(fā)展的相關(guān)性等因素。3.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合普查工作的實(shí)際情況，綜合確定檔案的存毀。(四)銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清單，清單應(yīng)包括檔案題名、文號(hào)、責(zé)任者、保管期限、銷(xiāo)毀原因等