PAGE婦科醫(yī)院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強我院婦科檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我院婦科各部門在醫(yī)療、教學、科研、行政管理等活動中形成的各種門類和載體的檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：婦科檔案由醫(yī)院檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內容應真實反映醫(yī)院婦科各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理婦科工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及患者隱私、醫(yī)院機密等重要檔案進行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善醫(yī)院婦科檔案管理制度。2.負責婦科檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全婦科檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.負責婦科檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對檔案進行檢查和維護。5.按照規(guī)定向醫(yī)院綜合檔案室移交婦科檔案，并做好交接手續(xù)。6.組織開展婦科檔案的開發(fā)利用工作，為醫(yī)院婦科的醫(yī)療、教學、科研、管理等提供檔案信息服務。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和臨時保管工作，確保檔案資料的齊全完整。2.按照醫(yī)院檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查詢、利用等工作，提供相關檔案信息。4.對本部門人員進行檔案管理知識的宣傳和培訓，提高全員檔案意識。（三）檔案形成人員職責1.在工作中形成檔案的人員，應及時將辦理完畢的文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進行整理，并移交至本部門兼職檔案員。2.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案材料，確保檔案的真實性和完整性。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療業(yè)務檔案門診病歷、住院病歷、手術記錄、檢查檢驗報告、護理記錄等醫(yī)療文書。醫(yī)療質量控制相關資料，如醫(yī)療差錯事故分析報告、醫(yī)療質量考核記錄等。醫(yī)療新技術、新項目開展的相關資料，包括立項申請書、技術方案、總結報告等。2.教學檔案教學計劃、教學大綱、授課教案、教學課件等教學資料。實習帶教相關資料，如實習計劃、實習大綱、實習指導教師安排、學生實習成績評定等。教學研究成果資料，如教學改革項目申報書、研究報告、獲獎證書等。3.科研檔案科研項目立項申請書、可行性研究報告、科研計劃、科研合同等?？蒲袑嶒炘加涗?、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析資料、科研論文發(fā)表情況等。科研成果鑒定材料、專利申請文件、獲獎證書等。4.行政管理檔案科室工作計劃、總結、會議記錄、考勤記錄等。人員招聘、考核、晉升、獎懲等人事管理資料。財務管理資料，如預算報表、財務審計報告、收費票據(jù)存根等。設備采購、維修、報廢等固定資產管理資料。5.其他檔案醫(yī)院婦科組織的各類學術活動、培訓講座、會議等相關資料?；颊咄对V、糾紛處理相關資料，包括投訴記錄、處理結果等。與外單位合作交流的文件材料，如合作協(xié)議、交流活動記錄等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應定期對本部門形成的檔案進行收集，確保檔案資料的及時歸檔。2.收集的檔案應保持文件材料的原始性和完整性，不得隨意涂改、剪裁、抽取。3.對于重要的檔案資料，應同時收集電子文檔和紙質文檔，確保信息的備份和長期保存。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域和內容性質，將婦科檔案分為醫(yī)療業(yè)務、教學、科研、行政管理等幾大類，每大類下再根據(jù)具體情況細分若干小類。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號可采用年度流水號或分類流水號等方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容，確保目錄清晰準確，便于查找利用。4.裝訂：對紙質檔案進行整理裝訂，裝訂應整齊牢固，保持文件材料的順序和完整性。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的房間，確保檔案的安全保管。2.庫房內應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，裝具應符合檔案保管要求，便于檔案的存放和管理。3.庫房應設置溫濕度控制設備，保持庫房內溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案整齊存放在檔案裝具中，確保檔案排列有序，便于查找利用。2.對于電子檔案，應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.婦科檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映醫(yī)院婦科主要職能活動和歷史面貌的，對醫(yī)院和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃、重大醫(yī)療事件記錄、重要科研成果等。長期保管的檔案：凡是在較長時間內對醫(yī)院婦科工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。如醫(yī)療病歷、教學檔案、科研項目中期資料等。短期保管的檔案：凡是在較短時間內對醫(yī)院婦科工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性的行政管理文件、臨時性的醫(yī)療記錄等。2.檔案保管期限的劃分應嚴格按照國家有關規(guī)定和醫(yī)院實際情況進行確定，確保檔案的有效保管和合理利用。（四）檔案定期檢查與維護1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.每年應對檔案進行一次全面清查，核對檔案的數(shù)量、編號、目錄等是否一致，確保檔案的完整準確。3.定期對檔案裝具進行清潔、消毒，對破損、褪色的檔案進行修復或復制，延長檔案的使用壽命。五、檔案的利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內部各部門因醫(yī)療、教學、科研、管理等工作需要，可查閱利用婦科檔案。2.患者及其家屬在辦理相關醫(yī)療手續(xù)或查詢醫(yī)療信息時，可按照規(guī)定查閱本人的病歷檔案。3.外單位因工作需要，經(jīng)醫(yī)院批準后，可查閱利用婦科相關檔案。（二）利用手續(xù)1.醫(yī)院內部人員查閱利用檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.患者及其家屬查閱病歷檔案，需攜帶有效身份證件，填寫《病歷查閱申請表》，經(jīng)醫(yī)院相關部門審核同意后，在檔案管理部門指定地點查閱。3.外單位查閱利用檔案，需提前向醫(yī)院提交查閱申請函，注明查閱單位、查閱內容、查閱目的等，經(jīng)醫(yī)院主管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）利用方式1.檔案查閱一般應在檔案管理部門指定的閱覽室進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出閱覽室。如需復印或摘錄檔案內容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。2.對于涉及患者隱私、醫(yī)院機密等重要檔案，應嚴格控制查閱范圍和使用方式，確保檔案信息的安全保密。（四）利用登記檔案管理部門應對檔案的利用情況進行詳細登記，登記內容包括查閱日期、查閱人員、查閱內容、利用方式等，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地看問題、保持檔案的完整與安全等原則，確保鑒定結果的準確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、各相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對婦科檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內容1.審查檔案的保管期限是否準確，是否符合國家有關規(guī)定和醫(yī)院實際情況。2.檢查檔案的內容是否重要，是否對醫(yī)院婦科工作具有查考利用價值。3.評估檔案的完整性和準確性，對于殘缺不全、內容失真的檔案應進行重點審查。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報醫(yī)院主管領導審批。2.批準銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。3