PAGE規(guī)范檔案庫房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案庫房管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有檔案庫房的管理，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案不被損壞、丟失、泄露，嚴(yán)格限制非授權(quán)人員接觸檔案。2.科學(xué)管理原則：采用先進(jìn)的管理方法和技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。3.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案庫房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案庫房管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、上架、借閱登記等。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。4.協(xié)助利用部門查閱檔案，提供必要的服務(wù)。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案庫房環(huán)境管理（一）庫房選址1.檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地方。2.庫房周圍應(yīng)無污染源，遠(yuǎn)離易燃、易爆物品存放地。（二）庫房布局1.庫房應(yīng)分為檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等不同功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x，便于管理和操作。2.檔案存放區(qū)應(yīng)根據(jù)檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行合理劃分，設(shè)置相應(yīng)的檔案架、柜等存儲(chǔ)設(shè)備。3.整理區(qū)應(yīng)配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、裝訂機(jī)等設(shè)備，用于檔案的整理和加工。4.查閱區(qū)應(yīng)設(shè)置專門的查閱桌椅，方便利用部門查閱檔案。（三）溫濕度控制1.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測庫房溫濕度變化情況，并采取相應(yīng)的調(diào)控措施。3.當(dāng)溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取通風(fēng)、除濕、加濕等措施進(jìn)行調(diào)整。（四）清潔衛(wèi)生1.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。2.檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期擦拭，保持表面清潔。3.嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、飲食、堆放雜物等。四、檔案存儲(chǔ)管理（一）檔案分類1.檔案應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.各類檔案應(yīng)進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目、三級(jí)類目等，確保檔案分類科學(xué)合理、便于查找。（二）檔案編號(hào)1.對每一份檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)可采用數(shù)字、字母等組合方式，便于識(shí)別和管理。3.檔案編號(hào)應(yīng)在檔案整理過程中進(jìn)行標(biāo)注，并在檔案存儲(chǔ)設(shè)備上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。（三）檔案上架1.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序上架存放，確保排列整齊、有序。2.不同類別的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。3.檔案上架后，應(yīng)在檔案存儲(chǔ)設(shè)備上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。（四）檔案存儲(chǔ)設(shè)備1.應(yīng)根據(jù)檔案的特點(diǎn)和存儲(chǔ)要求，選擇合適的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案架、檔案柜、光盤柜、磁帶庫等。2.檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能，確保檔案的安全存儲(chǔ)。3.定期對檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)修復(fù)或更換。五、檔案借閱管理（一）借閱申請1.利用部門如需查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。2.《檔案借閱申請表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交檔案管理部門。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限等情況決定是否批準(zhǔn)借閱。2.對于涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和審批程序，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。（三）借閱登記1.批準(zhǔn)借閱的檔案，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.借閱登記應(yīng)使用專門的登記簿，確保記錄準(zhǔn)確、完整。（四）檔案借閱1.借閱人憑《檔案借閱申請表》和有效證件到檔案管理部門領(lǐng)取檔案，不得自行進(jìn)入檔案庫房查閱。2.檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并告知借閱人檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（五）檔案歸還1.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有問題，應(yīng)及時(shí)向借閱人詢問情況，并要求其作出說明或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.檔案歸還后，檔案管理人員應(yīng)在借閱登記簿上注明歸還時(shí)間，并將檔案歸還原位。六、檔案保密管理（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案保密責(zé)任，加強(qiáng)對檔案管理人員和利用人員的保密教育。2.對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制接觸范圍。（二）保密措施1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制非授權(quán)人員進(jìn)入。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍和審批程序，防止檔案泄露。4.對檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。（三）保密監(jiān)督1.定期對檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案安全制度，明確檔案安全責(zé)任，加強(qiáng)對檔案管理人員的安全培訓(xùn)。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。（二）安全措施1.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防蟲藥品、防鼠板等。2.定期對安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對檔案庫房的巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）應(yīng)急處置1.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取措施保護(hù)檔案安全，減少損失。2.及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告事故情況，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。3.對事故原因進(jìn)行分析總結(jié)，提出改進(jìn)措施，防止類似事故再次發(fā)生。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)1.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等硬件設(shè)施。（二）數(shù)據(jù)錄入1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)據(jù)錄入應(yīng)確保準(zhǔn)確、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）系統(tǒng)管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的管理和維護(hù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶對檔案數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限。九、檔案鑒定與銷毀管理（一）鑒定工作1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員共同進(jìn)行。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后存檔。（二）銷毀工作1.對失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)