PAGE貴州檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，提高檔案利用效率，確保檔案信息的安全與完整，推進檔案數(shù)字化建設(shè)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理及數(shù)字化工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實性原則：檔案數(shù)字化過程應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實、準確，不得篡改原始檔案信息。2.完整性原則：全面、系統(tǒng)地對公司各類檔案進行數(shù)字化處理，保證數(shù)字化檔案與原始檔案一致，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效的安全防護措施，保障檔案數(shù)字化信息在存儲、傳輸和使用過程中的安全，防止信息泄露、丟失或被篡改。4.規(guī)范性原則：遵循國家和行業(yè)關(guān)于檔案管理及數(shù)字化的標準規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和格式統(tǒng)一，便于管理和利用。二、檔案數(shù)字化管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案數(shù)字化工作計劃，并組織實施。2.指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案質(zhì)量符合數(shù)字化要求。3.組織開展檔案數(shù)字化加工工作，包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)的質(zhì)量把控。4.建立和維護公司檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案進行分類、編目、檢索和存儲，實現(xiàn)檔案信息的快速查詢和有效利用。5.定期對檔案數(shù)字化工作進行總結(jié)和評估，分析存在的問題，提出改進措施，不斷提高檔案數(shù)字化管理水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料齊全、完整、準確，并按規(guī)定時間移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門開展檔案數(shù)字化工作，提供必要的協(xié)助和支持，包括提供檔案原件、確認檔案信息等。3.負責對本部門已數(shù)字化檔案的日常查閱和利用，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，確保檔案信息安全。（三）信息技術(shù)部門職責1.為檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)提供技術(shù)支持和維護保障，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.協(xié)助檔案管理部門進行數(shù)字化設(shè)備的選型、采購和安裝調(diào)試，保障數(shù)字化加工工作的順利開展。3.負責制定和實施檔案數(shù)字化信息的安全防護策略，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等，防止信息安全事故的發(fā)生。三、檔案數(shù)字化流程（一）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，及時收集本部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表等，并進行分類整理。2.整理后的檔案應(yīng)符合以下要求：分類科學合理，便于查找和利用。編號規(guī)范統(tǒng)一，按照公司檔案編號規(guī)則進行編號。裝訂整齊牢固，保持檔案的完整性。編制詳細的檔案目錄，注明檔案的題名、日期、保管期限等信息。（二）檔案移交1.各部門整理好的檔案應(yīng)定期移交至檔案管理部門，移交時需填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、移交日期等內(nèi)容，并由雙方簽字確認。2.檔案管理部門對移交的檔案進行接收檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案不符合要求，應(yīng)及時通知移交部門進行整改，直至符合要求為止。（三）檔案數(shù)字化加工1.掃描根據(jù)檔案的紙張類型、幅面大小等因素，選擇合適的掃描設(shè)備和掃描分辨率。一般情況下，掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，對于文字較小、清晰度要求較高的檔案，掃描分辨率應(yīng)適當提高。掃描過程中應(yīng)確保圖像清晰、完整，無黑邊、白邊、偏斜等現(xiàn)象。同時，要注意保護檔案原件不受損壞。對掃描后的圖像進行命名，命名規(guī)則應(yīng)簡潔明了，能夠準確反映檔案的內(nèi)容和特征，便于識別和管理。2.圖像處理對掃描圖像進行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，確保圖像質(zhì)量符合要求。對于圖像中存在的模糊、字跡不清等問題，應(yīng)進行適當?shù)募夹g(shù)處理，如銳化、去噪等，以提高圖像的清晰度和可讀性。對圖像處理后的圖像進行質(zhì)量檢查，確保圖像質(zhì)量達到數(shù)字化檔案的存儲標準。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化圖像與對應(yīng)的檔案目錄信息進行關(guān)聯(lián)掛接，建立準確的索引關(guān)系，以便通過檔案目錄快速查詢到相應(yīng)的數(shù)字化圖像。在數(shù)據(jù)掛接過程中，要確保圖像文件名與檔案目錄中的編號一致，避免出現(xiàn)錯誤或遺漏。4.存儲數(shù)字化檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。存儲設(shè)備應(yīng)具備良好的物理安全防護措施，如防火、防潮、防蟲、防盜等，確保存儲環(huán)境安全穩(wěn)定。按照檔案的分類和保管期限，對數(shù)字化檔案進行分層存儲管理，便于數(shù)據(jù)的管理和維護。（四）檔案數(shù)字化驗收1.檔案數(shù)字化加工完成后，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對數(shù)字化檔案進行驗收。驗收內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接等方面。2.驗收人員應(yīng)按照驗收標準進行逐一檢查，填寫驗收報告，對驗收結(jié)果進行詳細記錄。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知加工單位進行整改，直至驗收合格為止。3.驗收合格的數(shù)字化檔案應(yīng)辦理入庫手續(xù)，正式納入公司檔案管理系統(tǒng)進行管理。四、檔案數(shù)字化存儲與安全管理（一）存儲管理1.數(shù)字化檔案應(yīng)按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類存儲，建立清晰的存儲架構(gòu)，便于查找和管理。2.存儲設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保設(shè)備運行正常，數(shù)據(jù)存儲安全。同時，要做好存儲設(shè)備的清潔、消毒等工作，防止設(shè)備故障和數(shù)據(jù)損壞。3.對存儲的數(shù)字化檔案應(yīng)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。備份周期可根據(jù)檔案的重要性和使用頻率確定，一般為每月或每季度進行一次全量備份，每天進行增量備份。（二）安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全建立健全檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護體系，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法訪問。對檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)訪問進行嚴格權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問系統(tǒng)，嚴禁未經(jīng)授權(quán)的人員擅自進入系統(tǒng)。定期更新系統(tǒng)的安全補丁，加強網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理網(wǎng)絡(luò)安全事件。2.數(shù)據(jù)安全對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標準要求，加密密鑰應(yīng)妥善保管，定期更換。建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機制，定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行備份，并進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。嚴格控制數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，根據(jù)人員的工作職責和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置不同的訪問級別，防止數(shù)據(jù)泄露。3.人員安全加強對檔案數(shù)字化工作人員的安全意識教育，提高其安全防范意識和操作技能。對涉及檔案數(shù)字化工作的人員進行背景審查，簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案管理及數(shù)字化工作中的安全責任和義務(wù)。規(guī)范工作人員的操作流程，要求其嚴格遵守安全操作規(guī)程，防止因操作不當導(dǎo)致安全事故的發(fā)生。五、檔案數(shù)字化利用與保密管理（一）利用管理1.公司員工因工作需要查閱數(shù)字化檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照審批后的查閱申請表，為查閱人員提供相應(yīng)的數(shù)字化檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或篡改檔案信息。3.如需借閱數(shù)字化檔案，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限應(yīng)根據(jù)檔案的保密級別和使用需求確定，一般不得超過規(guī)定的期限。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還。（二）保密管理1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)和公司的保密制度，對檔案數(shù)字化過程中涉及的各類信息進行保密管理。2.對檔案數(shù)字化加工場所進行嚴格的安全管理，限制無關(guān)人員進入，防止檔案信息泄露。加工場所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等。3.對參與檔案數(shù)字化工作的人員進行保密培訓(xùn)，簽訂保密承諾書，明確其保密責任和義務(wù)。工作人員在工作過程中應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得私自留存、傳播或出售檔案信息。4.對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的用戶賬號和密碼進行嚴格管理，定期更換密碼，防止賬號被盜用。同時，要加強對系統(tǒng)操作日志的審計和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常操作行為。六、檔案數(shù)字化工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案收集、整理和移交情況進行監(jiān)督檢查，確保檔案工作的規(guī)范開展。2.對檔案數(shù)字化加工過程進行全程監(jiān)督，檢查加工單位的工作質(zhì)量和進度，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.定期對檔案數(shù)字化存儲與安全管理情況進行檢查，確保存儲設(shè)備安全可靠，數(shù)據(jù)信息安全無事故。（二）考核評價1.建立檔案數(shù)字化工作考核評價機制，對各部門及相關(guān)工作人員在檔案數(shù)字化工作中的表現(xiàn)進行考核評價?？己藘?nèi)容包括檔案收集整理質(zhì)量、數(shù)字化工作進度、數(shù)字化檔