PAGE仁壽會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)仁壽公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于仁壽公司及所屬各部門的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義本制度所稱會(huì)計(jì)檔案，是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則會(huì)計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，各部門應(yīng)積極配合，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等各類外來和自制原始憑證。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及附注等。2.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，涵蓋內(nèi)容同月度報(bào)告。3.半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包含更為詳細(xì)的財(cái)務(wù)狀況分析等內(nèi)容。4.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，是全面反映公司年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的報(bào)告，包括審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表及附注等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對(duì)銀行存款賬目與銀行對(duì)賬單之間的差異。2.銀行對(duì)賬單，反映公司銀行賬戶資金收支情況的記錄。3.納稅申報(bào)表，記錄公司各項(xiàng)稅費(fèi)申報(bào)繳納情況的報(bào)表。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案交接情況的清單。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，詳細(xì)登記會(huì)計(jì)檔案保管情況的冊(cè)子。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀情況的清單。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、財(cái)務(wù)決策資料等。三、會(huì)計(jì)檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在每月終了后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后[X]個(gè)月內(nèi)打印裝訂成冊(cè)并歸檔。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)在年度終了后[X]天內(nèi)編制完成并歸檔，月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)在相應(yīng)期間結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔，最遲不得超過相關(guān)業(yè)務(wù)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日。（二）歸檔要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按編號(hào)順序排列，附件齊全，折疊整齊，粘貼牢固，并在記賬憑證封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)根據(jù)不同種類分別整理，賬頁應(yīng)連續(xù)編號(hào)，封面應(yīng)注明賬簿名稱、單位名稱、年度、月份等信息。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)依次編定頁碼，加具封面，裝訂成冊(cè)，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告名稱等內(nèi)容，并加蓋單位公章。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)分類整理，編制目錄，注明資料名稱、日期、來源等信息。（三）歸檔程序1.財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理和初步審核工作。2.審核無誤后，將會(huì)計(jì)檔案移交至公司檔案室，檔案室管理人員應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)，并辦理交接手續(xù)。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為[X]年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為[X]年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管期限為[X]年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為：月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為[X]年，半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為[X]年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年或永久保管。（二）保管地點(diǎn)公司設(shè)立專門的檔案室，用于存放會(huì)計(jì)檔案。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全保管。（三）保管要求1.檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。3.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如光盤、硬盤等，同時(shí)應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案的索引和目錄，方便查詢和管理。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱和借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案室查閱。2.外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案室管理人員應(yīng)全程陪同。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)計(jì)檔案，不得在檔案上涂畫、拆封和抽換。2.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄，包括查閱日期、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容等。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案，需填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。2.借閱人員歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或遺失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.對(duì)于保管期滿但涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要信息的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（二）銷毀程序1.由公司財(cái)務(wù)部門提出會(huì)計(jì)檔案銷毀申請(qǐng)，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由公司財(cái)務(wù)部門、檔案室共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司總經(jīng)理。（三）銷毀記錄銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并將記錄保存[X]年。七、會(huì)計(jì)檔案的信息化管理（一）電子會(huì)計(jì)檔案的采集1.公司應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定電子會(huì)計(jì)檔案的采集范圍和標(biāo)準(zhǔn)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期將電子會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理、分類，確保電子會(huì)計(jì)檔案的格式規(guī)范、內(nèi)容完整。（二）電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)1.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在符合國家規(guī)定的安全存儲(chǔ)介質(zhì)上，并建立備份制度，定期進(jìn)行備份。2.存儲(chǔ)電子會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案名稱、存儲(chǔ)時(shí)間、存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)等信息，并妥善保管。（三）電子會(huì)計(jì)檔案的檢索和利用1.公司應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案檢索系統(tǒng)，方便快捷地查詢和利用電子會(huì)計(jì)檔案。2.電子會(huì)計(jì)檔案的利用應(yīng)遵循本制度關(guān)于查閱和借閱的規(guī)定，確保檔案的安全和合法使用。（四）電子會(huì)計(jì)檔案的安全管理1.加強(qiáng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全管理，防止存儲(chǔ)設(shè)備丟失、損壞或被盜。2.采取必要的安全技術(shù)措施，如加密、防火墻等，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改、泄露或丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案的歸檔情況，包括歸檔時(shí)間、歸檔要求、歸檔程序等是否符合規(guī)定。2.會(huì)計(jì)檔案的保管情況，包括保管期限、保管地點(diǎn)、保管要求等是否落實(shí)到位。3.會(huì)計(jì)檔案的查閱和借閱情況，包括查閱和借閱權(quán)限、查閱和借閱要求、查閱和借閱記錄等是否規(guī)范。4.會(huì)計(jì)檔案的銷毀情況，包括銷毀條件、銷毀程序、銷毀記錄等是否合規(guī)。5.會(huì)計(jì)檔案的信息化管理情況，包括電子會(huì)計(jì)檔案的采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和安全管理等是否符合要求。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。