PAGE財政所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強財政所檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在財政工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合財政所實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于財政所全體工作人員在各項財政業(yè)務活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則財政所檔案由專人負責集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案內容必須真實反映財政業(yè)務活動的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集、整理財政工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家保密規(guī)定，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理機構及人員設置成立財政所檔案管理領導小組，由所長擔任組長，各分管業(yè)務的副所長擔任副組長，各業(yè)務股室負責人為成員。領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調檔案管理工作，研究解決檔案管理中的重大問題。設立檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常收集、整理、保管、利用等工作。（二）檔案管理領導小組職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定財政所檔案管理工作規(guī)劃和規(guī)章制度。2.組織協(xié)調檔案管理工作，定期研究解決檔案管理中的重大問題，確保檔案管理工作順利開展。3.監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，對檔案管理工作成績突出的部門和個人進行表彰獎勵，對違反檔案管理制度的行為進行糾正和處理。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，嚴格遵守檔案管理工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，保證檔案的齊全完整和整理規(guī)范。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.積極開展檔案利用工作，為財政所各項工作提供及時、準確的檔案信息服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。5.負責檔案管理設備的維護和管理，保證檔案管理工作的正常開展。6.定期對檔案管理工作進行總結和分析，提出改進意見和建議，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.財政預算編制、執(zhí)行、調整等過程中形成的各類文件、報表、數(shù)據(jù)等資料。2.財政資金管理，包括專項資金、惠農資金、財政補貼等發(fā)放過程中的相關文件、審批表、發(fā)放記錄等。3.財務收支管理，如會計憑證、賬簿、報表、財務審計報告等。4.國有資產管理，包括資產登記、評估、處置等方面的文件資料。5.政府采購管理，涵蓋采購計劃、采購合同、驗收報告等。6.財政監(jiān)督檢查工作中形成的檢查報告、處理決定等文件。7.各類會議記錄、紀要、決議等文件。8.與上級部門、其他單位及個人往來的文件、函件、協(xié)議等。9.其他具有保存價值的文件、資料，如照片、錄音、錄像、電子文檔等。（二）收集要求1.各業(yè)務股室應指定專人負責本股室檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、準確、完整地收集上來。2.收集的檔案資料應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。對于破損或褪色的文件，應及時進行修復或復制。3.對電子文件的收集，應確保其格式的通用性和可讀性，同時做好備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理原則檔案整理應遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照財政業(yè)務工作的性質和特點，將檔案分為預算管理、財務管理、資產管理、政府采購管理、財政監(jiān)督等類別。每個類別下再根據(jù)具體業(yè)務內容進行二級分類。2.編號為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用“年度類別順序號”的編號方式，如“2023預算管理001”。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等。案卷目錄應詳細記錄每個案卷的編號、題名、年度、保管期限等信息；卷內文件目錄應記錄每份文件的編號、題名、日期、頁號等信息。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保文件整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理室應具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、溫濕度控制設備等。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期（30年、10年）。1.永久保管的檔案（1）財政年度預算、決算及相關報表。（2）涉及財政重大政策、改革方案等文件。（3）財政資金審計報告及重要的財務檢查結論。（4）國有資產產權登記、評估、處置等重要文件。（5）其他具有長遠保存價值的檔案。2.定期保管的檔案（1）保管期限為30年的檔案財政收支管理中的會計憑證、賬簿等。政府采購項目的采購文件、合同等。財政監(jiān)督檢查工作中的一般性檢查報告。其他需要保存30年的檔案。（2）保管期限為10年的檔案財政資金發(fā)放記錄、審批表等。各類會議記錄、紀要等一般性文件。其他需要保存10年的檔案。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量準確、存放有序。2.對電子檔案應進行定期備份，備份存儲介質應妥善保管，并異地存放。3.嚴格遵守檔案查閱登記制度，防止檔案丟失或損壞。對借出的檔案要及時催還，歸還時要認真檢查檔案的完整性。4.做好檔案保管場所的清潔衛(wèi)生工作，定期進行消毒處理，防止檔案受到蟲害、鼠害等影響。5.對超過保管期限的檔案，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，確保檔案管理的時效性和有效性。五、檔案的利用（一）利用范圍1.財政所內部工作人員因工作需要查閱檔案，以了解相關業(yè)務歷史情況、政策依據(jù)等。2.上級主管部門、審計部門、紀檢監(jiān)察部門等因工作需要查閱檔案，進行監(jiān)督檢查、審計調查等。3.其他單位因工作需要，經財政所批準后查閱相關檔案。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應根據(jù)查閱人員的需求，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經所在股室負責人和檔案管理負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱的時間、內容、查閱人、借閱人等信息進行詳細記錄。登記內容應包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在股室、查閱（借閱）目的、檔案名稱及編號、歸還日期等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理負責人、業(yè)務骨干等組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標準1.對保管期限已滿的檔案，鑒定小組應根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素進行全面評估。2.對于已失去保存價值的檔案，如重復文件、無關緊要的臨時性文件等，可予以銷毀。3.對于仍有一定參考價值，但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實際情況延長保管期限或進行數(shù)字化處理后繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成鑒定報告，明確需銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.將鑒定報告提交檔案管理領導小組審批，經批準后，編制銷毀清冊。銷毀清冊應包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等詳細內容。3.按照規(guī)定的程序進行銷毀，可采用焚燒、粉碎等方式。銷毀過程應有專人負責監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣，并由監(jiān)督人員和檔案管理人員簽字確認。銷毀清冊應永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現(xiàn)財政所檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和有效利用。（二）信息化管理內容1.檔案數(shù)字化對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案副本。掃描應保證圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。數(shù)字化檔案應進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，便于查詢利用。2.檔案管理系統(tǒng)建設建立財政所檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱管理、權限控制等功能，確保檔案信息的安全和保密。3.數(shù)據(jù)備份與安全定期對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并異地存放。加強檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，確保