PAGE造價檔案管理制度研究一、總則（一）目的為加強公司造價檔案的管理，確保造價檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮造價檔案在公司經(jīng)營管理、工程建設(shè)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及造價相關(guān)業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于工程造價預(yù)算、結(jié)算、成本分析報告、合同文件、招投標(biāo)文件、圖紙資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的造價檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)造價檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則造價檔案應(yīng)如實反映工程造價業(yè)務(wù)活動的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，不得虛假記錄或篡改。3.安全保密原則建立健全檔案安全保密制度，采取有效措施確保造價檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供及時、有效的檔案支持服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善造價檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，并組織實施。2.負(fù)責(zé)造價檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等日常管理工作。3.建立造價檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享，提高檔案管理工作效率。4.對各部門造價檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.參與公司重大項目的造價檔案管理工作，提供專業(yè)支持和咨詢服務(wù)。6.負(fù)責(zé)造價檔案的借閱、查閱、復(fù)制等利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的合理利用。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門造價業(yè)務(wù)活動中形成檔案資料的收集、整理和初步分類，并及時移交檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)與檔案管理部門溝通協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的順利開展。3.在業(yè)務(wù)活動中嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范檔案的形成和積累，保證檔案的質(zhì)量。4.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供必要的業(yè)務(wù)信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，遵守檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)格按照工作流程和操作規(guī)范開展檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)造價檔案的具體收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常工作，確保檔案的整理質(zhì)量。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護，及時錄入、更新檔案信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。5.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案借閱、查閱、復(fù)制等手續(xù)，做好利用登記和跟蹤反饋工作。6.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，提出合理的意見和建議。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.工程造價預(yù)算文件，包括初步設(shè)計概算、施工圖預(yù)算、招標(biāo)控制價等。2.工程結(jié)算文件，包括工程竣工結(jié)算報告、結(jié)算審核報告等。3.成本分析報告，如項目成本核算分析、成本控制報告等。4.造價相關(guān)合同文件，包括工程建設(shè)合同、造價咨詢服務(wù)合同等。5.招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告等。6.工程圖紙資料，如設(shè)計圖紙、竣工圖紙、變更圖紙等。7.造價業(yè)務(wù)往來函件、會議紀(jì)要、工作底稿等。8.其他與造價業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在造價業(yè)務(wù)活動完成后及時將相關(guān)檔案資料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理要求。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類按照造價業(yè)務(wù)的類別和檔案的性質(zhì)進行分類，一般可分為預(yù)算類、結(jié)算類、合同類、招投標(biāo)類、成本分析類、圖紙類等。2.組卷根據(jù)檔案的數(shù)量和內(nèi)容，將相關(guān)文件材料組成案卷。案卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定的順序排列，一般可按照文件形成的時間先后順序排列。3.編號為每個案卷編制唯一的案卷編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。4.編目編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的基本信息和內(nèi)容，便于檔案的檢索和利用。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求及流程1.業(yè)務(wù)部門整理好的檔案資料應(yīng)定期移交檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，符合要求的予以接收歸檔。3.對不符合歸檔要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門進行補充或整改，直至符合要求后再予以歸檔。（二）保管期限1.工程造價預(yù)算文件、結(jié)算文件、成本分析報告等重要檔案資料的保管期限為長期，一般不少于[X]年。2.合同文件、招投標(biāo)文件等檔案資料的保管期限為[X]年。3.工程圖紙資料等檔案資料的保管期限應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)的實際需要確定，一般不少于工程的合理使用年限。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進行備份存儲，確保電子檔案的安全性和可靠性。同時，定期對電子檔案進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進入庫房。3.定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時采取措施進行處理。五、檔案利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱造價檔案，包括工程造價咨詢、項目管理、財務(wù)管理、審計監(jiān)督等工作。（二）借閱流程1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱規(guī)定1.查閱造價檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點進行，查閱人不得擅自將檔案帶出查閱地點。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的復(fù)制要求進行復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章。（四）利用登記與跟蹤1.檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人、利用目的、利用檔案名稱和數(shù)量等信息。2.定期對檔案利用情況進行跟蹤，了解檔案的利用效果，及時發(fā)現(xiàn)和解決利用過程中出現(xiàn)的問題。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門專家、財務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對仍有一定保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息的徹底銷毀，如采用焚燒、粉碎等方式。4.銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的造價檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入與存儲能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的快速錄入，支持多種格式文件的上傳和存儲，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案檢索與查詢提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，能夠快速準(zhǔn)確地定位所需檔案信息。3.檔案利用管理記錄檔案的借閱、查閱記錄，實現(xiàn)對檔案利用情況的跟蹤和統(tǒng)計分析，方便檔案管理人員進行管理和監(jiān)控。4.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性，只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案數(shù)據(jù)。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（三）數(shù)據(jù)安全與維護1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性，及時處理系統(tǒng)故障和問題。3.建立檔案數(shù)據(jù)安全審計機制，對系統(tǒng)操作日志進行定期審查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時進行處理。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對造價檔案管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理部門的工作情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和效率。2.業(yè)務(wù)部門檔案管理責(zé)任的落實情況，如檔案資料的及時收集、整理和移交等。3.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案借閱、查閱、復(fù)制等手續(xù)的辦理情況，檔案安全保密制度的執(zhí)行情況等。（三）檢查方式與頻率1.定期檢查：每年至少進行一次全面的檔案管理工作檢查，對檔案管理情況進行詳細(xì)評估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門或檔案管理環(huán)節(jié)進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（四）問題整改對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的