PAGE重大活動檔案征集制度一、總則（一）目的為加強公司重大活動檔案管理，確保重大活動檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織或參與的各類重大活動檔案的征集、整理、保管和利用等工作。（三）定義1.重大活動：指公司舉辦的具有重大意義、廣泛影響或較高歷史價值的各類活動，包括但不限于大型會議、慶典活動、重要賽事、文化交流活動、商務洽談活動等。2.重大活動檔案：指在重大活動籌備、舉辦過程中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的文件材料，如文字材料、圖表、聲像資料、電子數(shù)據(jù)等。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。重大活動檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程跟蹤原則。檔案管理工作應貫穿重大活動的全過程，從活動策劃開始，同步開展檔案的收集、整理和歸檔工作。3.真實準確原則。所征集的檔案應真實反映重大活動的實際情況，內(nèi)容準確無誤。4.便于利用原則。檔案的整理和保管應便于查詢和利用，以滿足公司各項工作的需要。二、征集范圍（一）活動策劃階段1.活動策劃方案、可行性研究報告、項目立項文件等。2.與活動相關的請示、批復、會議紀要等文件。3.活動預算、經(jīng)費使用計劃及相關審批文件。（二）活動籌備階段1.活動宣傳資料，包括海報、宣傳單頁、宣傳視頻等設計稿及成品。2.活動場地租賃合同、場地布置方案及相關圖紙。3.活動嘉賓邀請名單、邀請函、嘉賓簡介及回復確認信息。4.活動工作人員名單、分工安排及相關培訓資料。5.活動物資采購清單、合同及相關驗收文件。6.活動安全保障方案、應急預案及相關審批文件。（三）活動舉辦階段1.活動現(xiàn)場照片、視頻、音頻等記錄資料。2.活動簽到冊、嘉賓留言簿等。3.活動期間的重要講話、報告、致辭等文字材料。4.活動成果展示資料，如獲獎名單、榮譽證書、成果報告等。（四）活動結(jié)束后1.活動總結(jié)報告、評估報告等。2.活動相關的媒體報道、新聞稿件及剪輯資料。3.活動參與人員的反饋意見、建議及相關記錄。三、征集要求（一）文件材料要求1.應提供原件，如無法提供原件，需提供清晰、完整的復印件，并注明原件保存處。2.文件材料應內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.電子文件應確保格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名。（二）聲像資料要求1.照片應主題明確、圖像清晰、色彩真實，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息。2.視頻應圖像穩(wěn)定、聲音清晰，有完整的片頭、片尾，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容簡介等信息。3.音頻應音質(zhì)良好，有準確的錄制時間、地點、內(nèi)容等說明。（三）征集時間1.重大活動結(jié)束后，相關部門應在[X]個工作日內(nèi)將應歸檔的文件材料移交至檔案管理部門。2.對于一些時效性較強的活動，檔案管理部門可提前介入，與活動籌備部門共同確定檔案征集的時間節(jié)點和要求。四、征集流程（一）檔案移交通知1.重大活動結(jié)束后，檔案管理部門應及時向活動主辦部門或相關責任部門發(fā)出檔案移交通知，明確移交的內(nèi)容、時間、地點等要求。2.通知應采用書面形式，并通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或電子郵件等方式發(fā)送，確保相關部門能夠及時收到。（二）檔案整理與初步審核1.活動主辦部門或相關責任部門收到檔案移交通知后，應指定專人負責檔案的整理工作。2.按照本制度規(guī)定的征集范圍和要求，對活動過程中形成的文件材料進行分類、編號、編目等整理工作，并進行初步審核，確保檔案的完整性和準確性。（三）檔案移交1.整理審核后的檔案，由活動主辦部門或相關責任部門填寫《重大活動檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認。2.移交清單應詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、類別、形成時間等信息。3.檔案管理部門接收檔案時，應認真核對移交清單內(nèi)容與實際檔案情況是否相符，對不符合要求的檔案，應及時退回并要求整改。（四）檔案驗收與歸檔1.檔案管理部門對接收的重大活動檔案進行全面驗收，重點檢查檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性及整理質(zhì)量等。2.驗收合格的檔案，按照公司檔案分類編號規(guī)則進行編號、編目，錄入檔案管理系統(tǒng)，并進行歸檔保存。3.對驗收不合格的檔案，檔案管理部門應出具整改意見，要求活動主辦部門或相關責任部門限期整改，整改合格后重新進行驗收歸檔。五、整理與保管（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和信息資源共享。（二）分類方法1.按照重大活動的類別進行一級分類，如會議類、慶典類、賽事類等。2.在一級分類基礎上，根據(jù)活動的不同階段和檔案內(nèi)容進行二級分類，如活動策劃、籌備、舉辦、結(jié)束等階段。3.對于每一份重要文件材料，應根據(jù)其內(nèi)容和性質(zhì)進行詳細分類，如文件、報告、照片、視頻等。（三）編號規(guī)則1.重大活動檔案編號采用“活動名稱+年份+流水號”的形式，如“公司[具體年份]年會檔案001”。2.對于同一活動不同階段的檔案，在編號后可增加階段標識，如“公司[具體年份]年會檔案001（籌備階段）”。3.電子檔案編號應與紙質(zhì)檔案編號相對應，確保兩者的一致性和關聯(lián)性。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.電子檔案目錄應與紙質(zhì)檔案目錄同步更新，方便查詢和利用。3.對于重要檔案，應編寫檔案內(nèi)容摘要，以便快速了解檔案的主要內(nèi)容。（五）保管期限1.根據(jù)重大活動檔案的重要程度和歷史價值，確定不同檔案的保管期限，分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。2.具體保管期限劃分標準如下：涉及公司核心業(yè)務、具有重要歷史價值和長期利用價值的檔案，列為永久保管。與公司業(yè)務活動密切相關、在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為長期保管。一般性活動檔案，在較短時間內(nèi)僅供參考的檔案，列為短期保管。3.保管期限的確定應嚴格按照國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度執(zhí)行，如有調(diào)整，應及時辦理相關手續(xù)。（六）保管方式1.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。4.在檔案保管過程中，應建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況。六、利用與保密（一）利用原則1.遵循保密原則，確保檔案信息不被泄露。2.方便利用原則，為公司各項工作提供及時、有效的檔案服務。3.嚴格審批原則，利用檔案需經(jīng)過嚴格的審批程序。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱重大活動檔案。2.公司領導因決策需要查閱相關檔案。3.因法律法規(guī)要求或其他特殊情況需要查閱檔案的外部單位或個人。（三）利用審批1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱重大活動檔案，需填寫《重大活動檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、利用時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)利用目的和檔案保管期限等情況進行審批，批準后方可查閱、借閱。4.外部單位或個人查閱、借閱重大活動檔案，需提供單位介紹信、查閱人有效身份證件等相關證明材料，并填寫《重大活動檔案利用申請表》。5.申請表經(jīng)公司分管領導審核簽字后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門應嚴格審核外部單位或個人的查閱目的和利用范圍，必要時需與相關部門進行溝通確認，批準后方可查閱、借閱。（四）利用方式1.查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱檔案一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案的安全和完整。4.因工作需要復印檔案的，需經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。復印的檔案應與原件核對無誤后，加蓋檔案管理部門印章。（五）保密規(guī)定1.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案，查閱、借閱人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理部門應加強對檔案利用過程的監(jiān)督管理，發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，應及時制止并采取相應措施。3.對于因工作需要接觸重大活動檔案的人員，檔案管理部門應與其簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.公司檔案管理部門負責對重大活動檔案征集、整理、保管和利用等工作進行監(jiān)督檢查。2.定期對各部門重大活動檔案管理情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案征集工作是否及時、完整，是否符合本制度規(guī)定的征集范圍和要求。2.檔案整理工作是否規(guī)范，分類編號、編目等是否準確。3.檔案保管條件是否符合要求，檔案是否安全完整。4.檔案利用審批程序是否嚴格執(zhí)行，利用過程是否規(guī)范。（三）問題整改