PAGE物業(yè)各類檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司物業(yè)各類檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司物業(yè)管理活動中形成的各類檔案，包括但不限于物業(yè)接管驗收檔案、客戶資料檔案、維修檔案、財務檔案、行政檔案等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：各類檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映物業(yè)管理活動的實際情況。3.分類科學原則：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進行科學分類，便于管理和查閱。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。同時，嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及機密的檔案進行保密管理。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責物業(yè)各類檔案的集中管理工作。檔案管理部門配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作。（二）各部門職責1.業(yè)務部門負責本部門在物業(yè)管理活動中形成的各類文件材料的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。2.檔案管理部門負責制定和完善檔案管理制度，指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。負責檔案的集中收集、整理、歸檔、保管、查閱等具體工作。定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整性和準確性。負責檔案的信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)接管驗收檔案：包括物業(yè)接管驗收報告、房屋及附屬設施設備清單、質(zhì)量驗收記錄等。2.客戶資料檔案：包括業(yè)主/租戶基本信息、租賃合同、繳費記錄、投訴處理記錄等。維修檔案：包括維修申請單、維修記錄、維修費用清單等。財務檔案：包括財務報表、收支憑證、合同費用臺賬等。行政檔案：包括公司文件、會議紀要、人事檔案、辦公用品采購記錄等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應確保其存儲格式的兼容性和可讀性，并進行備份保存。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別進行分類，如物業(yè)接管驗收檔案、客戶資料檔案、維修檔案、財務檔案、行政檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，并建立檔案編號與檔案內(nèi)容的對應關系。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應定期將整理好的檔案移交檔案管理部門進行歸檔。2.檔案管理部門應按照檔案的分類和編號順序進行歸檔，確保檔案的存放有序。3.對于重要檔案，應進行專柜存放，并設置明顯的標識。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權益、重要歷史資料、法律法規(guī)規(guī)定需永久保存的數(shù)據(jù)等檔案。2.長期保管：保管期限為[X]年，主要包括物業(yè)接管驗收檔案、重要客戶資料檔案、重大維修項目檔案等。3.短期保管：保管期限為[X]年，主要包括一般性的客戶資料檔案、日常維修檔案、行政文件等。（三）保管措施1.庫房管理：檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內(nèi)。庫房內(nèi)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保檔案的安全。2.檔案裝具：采用符合國家標準的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等，對檔案進行分類存放。3.定期檢查：檔案管理部門應定期對檔案進行清查、核對，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。同時，對檔案的數(shù)量、保管期限等進行統(tǒng)計，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。4.數(shù)字化管理：對重要檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的電子化存儲和查閱。同時，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及機密的檔案，查閱人員應嚴格遵守保密制度，經(jīng)公司主管領導批準后方可查閱。查閱過程中，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案的，應提前向公司提出申請，經(jīng)公司主管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.所在部門負責人對申請表進行審核，簽署意見后報公司主管領導批準。3.檔案管理部門根據(jù)批準的申請表，為查閱人員提供相應的檔案，并做好查閱登記。4.查閱人員應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借或復印檔案。如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用管理1.檔案管理部門應積極為公司各部門提供檔案利用服務，根據(jù)工作需要及時提供相關檔案資料。2.對于檔案的利用情況，檔案管理部門應進行記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息，以便于統(tǒng)計和分析。3.如因檔案利用不當造成檔案損壞、丟失或泄露等情況，應追究相關人員的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判斷、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及專業(yè)檔案人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定方法及標準1.鑒定方法：鑒定小組對到期檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素進行綜合判斷。2.鑒定標準：已失去保存價值的檔案，如一般性的文件材料、過期的合同協(xié)議等，可以予以銷毀。仍具有一定參考價值，但保管期限已滿的檔案，可以進行降級保管或繼續(xù)保存。涉及公司重大權益、重要歷史資料、法律法規(guī)規(guī)定需永久保存的檔案，應繼續(xù)永久保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司主管領導批準后，由檔案管理部門負責組織銷毀工作。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。銷毀后，監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認。4.檔案銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的數(shù)量變化、查閱利用情況、鑒定銷毀情況等進行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計報表應做到內(nèi)容準確、數(shù)據(jù)完整，按時報送公司領導和相關部門。（二）移交工作1.物業(yè)項目結(jié)束或公司業(yè)務調(diào)整時，檔案管理部