PAGE煤場檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強煤場檔案室的管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于煤場檔案室的檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：煤場檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應如實反映煤場的各項工作活動，保證檔案內容的真實性。3.完整性原則：全面收集和保存與煤場相關的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及煤場機密的檔案進行保密管理。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定煤場檔案管理制度并組織實施。2.負責煤場各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案工作，對兼職檔案員進行培訓和業(yè)務指導。4.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。5.積極推進檔案信息化建設，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案室。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，配合檔案室做好檔案的收集、整理等工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。三、檔案收集（一）收集范圍1.煤場在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術研發(fā)、基本建設等活動中形成的具有保存價值的文件材料。2.上級主管部門下發(fā)的與煤場相關的文件、通知、指示等。3.煤場與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等。4.煤場內部的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、會議記錄、統(tǒng)計報表等。5.煤場技術改造、設備維護、安全管理等方面的文件材料。6.煤場員工的人事檔案、培訓記錄、考核材料等。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時將本部門形成的文件材料進行整理，定期移交檔案室。2.歸檔的文件材料應齊全完整、真實準確、字跡清晰、簽署完備，符合檔案整理要求。3.對重要文件材料應進行備份，確保檔案的安全性。四、檔案整理（一）分類標準1.按照檔案的形成領域和內容性質，將檔案分為行政管理類、生產(chǎn)技術類、經(jīng)營管理類、黨群工作類、人事檔案類等。2.每類檔案再根據(jù)具體內容進行細分，如行政管理類可分為文件、會議、機要、信訪等。（二）整理方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.對每份文件進行編號、編目，填寫卷內文件目錄。3.按照分類標準，將文件材料進行裝訂、裝盒，編制檔案盒封面和脊背標簽。4.建立檔案索引，方便檔案的查找和利用。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、溫濕度控制設備等。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要是反映煤場歷史發(fā)展、重大決策、重要事件等具有長遠利用價值的文件材料。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，短期保管的檔案保管期限為15年以下。（三）檔案清點與檢查1.定期對檔案進行清點和檢查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準確、質量完好。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，如檔案損壞、丟失等情況，應查明原因，采取相應的補救措施。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案專家組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對已到保管期限的檔案，由鑒定工作小組進行審查，確定是否仍需繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組對擬鑒定的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)主管領導批準后進行銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案鑒定、銷毀等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.采用計算機軟件等手段進行統(tǒng)計分析，提高統(tǒng)計工作效率和準確性。八、檔案利用（一）利用范圍1.煤場內部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、政府有關部門因工作需要查閱檔案。3.司法機關、企事業(yè)單位等因工作需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應填寫查閱申請表，注明查閱目的、內容、范圍等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。2.檔案室工作人員根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督。3.查閱檔案一般應在檔案室進行，如需借出，應經(jīng)檔案室負責人批準，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。（三）利用限制1.涉及煤場機密的檔案，未經(jīng)主管領導批準，不得查閱和利用。2.查閱檔案時，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料。3.對借出的檔案，應妥善保管，不得轉借他人，不得在檔案上圈劃、批注等。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立煤場檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和服務水平，為煤場的決策和發(fā)展提供有力支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件錄入檔案信息管理系統(tǒng)，并進行分類、編目等處理。2.定期對檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行更新和維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理