PAGE政協(xié)檔案室制度上墻一、總則（一）目的為加強政協(xié)檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，特制定本制度。本制度旨在明確政協(xié)檔案室的各項管理規(guī)定，規(guī)范檔案工作流程，提高檔案管理水平，為政協(xié)工作的開展提供有力的支持與保障。（二）適用范圍本制度適用于政協(xié)機關各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應如實反映政協(xié)工作的實際情況，確保檔案內容的真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理與政協(xié)工作相關的各類檔案資料，保證檔案的完整性。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循國家和行業(yè)相關標準規(guī)范，確保檔案管理的科學性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。5.服務性原則：以服務政協(xié)工作為宗旨，積極主動地為政協(xié)委員、機關各部門及社會各界提供檔案查閱利用服務。二、檔案管理職責分工（一）檔案室職責1.負責制定和完善政協(xié)檔案室的各項管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理政協(xié)機關各類檔案資料，包括文書檔案、會議檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等。3.對檔案資料進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的有序存放。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的程序和要求，為政協(xié)委員、機關各部門及社會各界提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記工作。6.積極開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識和業(yè)務能力。8.完成領導交辦的其他有關檔案管理的工作任務。（二）各部門職責1.負責本部門檔案資料的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.明確一名檔案兼職管理員，負責本部門檔案工作的日常管理和監(jiān)督，指導本部門工作人員正確形成和積累檔案資料。3.按照規(guī)定的時間和要求向檔案室移交應歸檔的檔案資料，并辦理交接手續(xù)。4.積極配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案工作人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案工作紀律，保守檔案機密。2.認真學習檔案業(yè)務知識，不斷提高自身業(yè)務水平和工作能力。3.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、查閱、借閱等。4.做好檔案庫房的安全管理工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施加以解決。5.積極參與檔案信息化建設，負責檔案數(shù)據的錄入、維護和管理。6.協(xié)助各部門做好檔案資料的收集、整理和立卷工作，提供業(yè)務指導和咨詢服務。7.完成領導交辦的其他檔案管理工作任務。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.政協(xié)全體會議、常委會議、主席會議、秘書長會議及其他重要會議形成的文件、材料、記錄、紀要等。2.政協(xié)機關制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等。3.政協(xié)委員的提案、建議、調研報告、發(fā)言材料等。4.政協(xié)開展的各項調研、視察、考察、民主監(jiān)督等活動形成的文件、材料、記錄等。5.政協(xié)機關的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.政協(xié)機關的財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.政協(xié)機關與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。8.政協(xié)機關收到的上級文件、下級請示報告、平行單位來函等。9.政協(xié)機關在工作中形成的其他具有保存價值的文件、材料、資料等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料應按照形成時間順序或重要程度進行分類收集，避免遺漏和重復。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，并確保其可讀性和完整性。4.收集的檔案資料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的保管和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊，并填寫檔案盒封面和脊背項目。2.會議檔案整理：按照會議名稱、時間順序進行分類，將會議通知、議程、文件、記錄、紀要等材料整理成冊，并編制會議檔案目錄。3.人事檔案整理：按照干部人事檔案管理的有關規(guī)定進行整理，包括檔案材料的收集、鑒別、分類、編目、裝訂等工作。4.財務檔案整理：按照會計檔案管理的有關規(guī)定進行整理，將會計憑證、賬簿、報表等材料分類裝訂成冊，并編制財務檔案目錄。5.業(yè)務檔案整理：根據不同業(yè)務工作的特點和要求，制定相應的整理方法，確保業(yè)務檔案的規(guī)范、有序管理。四、檔案保管（一）庫房建設與設施配備1.檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備良好的通風、防潮、防蟲、防盜、防火、防光、防塵等條件。2.庫房內應配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥、吸塵器等。3.檔案庫房應安裝防火、防盜報警裝置，配備應急照明設備，確保檔案庫房的安全。（二）檔案上架與排列1.檔案應按照分類方案進行上架排列，同一類別的檔案應按照保管期限、年度順序依次排列。2.檔案上架應整齊有序，便于查找和利用，檔案盒應直立放置，脊背朝外。3.對于電子檔案，應按照存儲介質的類型和編號進行分類存儲，并建立相應的電子檔案目錄。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映政協(xié)主要職能活動和基本歷史面貌的，對政協(xié)工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映政協(xié)一般工作活動，在較長時間內對政協(xié)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是在較短時間內對政協(xié)工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案定期檢查與維護1.檔案室應定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、利用情況等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施加以解決，如對破損、褪色的檔案進行修復，對霉變、蟲蛀的檔案進行處理等。3.定期對檔案庫房的溫濕度進行監(jiān)測和調控，確保庫房溫濕度符合檔案保管要求。一般情況下，庫房溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期對檔案架、檔案柜等進行擦拭，保持庫房環(huán)境整潔。五、檔案利用（一）利用范圍1.政協(xié)委員因履行職責需要查閱、借閱相關檔案資料。2.政協(xié)機關各部門因工作需要查閱、借閱本部門及相關部門的檔案資料。3.其他單位或個人因工作需要，按照規(guī)定程序查閱政協(xié)檔案資料。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案室查閱檔案資料，檔案室應提供必要的查閱場所和設備，并安排專人負責協(xié)助查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案資料的，應填寫借閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案室負責人審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者如需復制檔案資料，應填寫復制申請表，經檔案室負責人審批后，由檔案室工作人員按照規(guī)定的程序和要求進行復制，并加蓋檔案室印章。（三）利用登記1.檔案室應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記。2.登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、復制內容等。3.檔案利用登記應及時、準確、完整，登記冊應妥善保管，以備查閱。（四）利用監(jiān)督與保密1.檔案室工作人員應監(jiān)督利用者在查閱、借閱檔案過程中的行為，確保檔案資料的安全與完整。利用者不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案資料，應嚴格保密，不得泄露。利用者如需查閱、借閱保密檔案，應按照規(guī)定的審批程序辦理手續(xù)，并在指定的場所查閱，嚴禁將保密檔案帶出檔案室或轉借他人。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的政協(xié)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務水平，為政協(xié)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。3.確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）數(shù)字化檔案采集1.按照檔案整理的要求，對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應不低于[X]dpi，圖像格式應為常見的通用格式，如PDF、TIFF等。2.對掃描后的圖像進行圖像處理，確保圖像清晰、完整、可讀，去除圖像中的污點、黑邊、白邊等。3.建立數(shù)字化檔案目錄數(shù)據庫，將檔案的題名、日期、保管期限、檔號等信息錄入數(shù)據庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理：實現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能，對檔案的分類、編號、保管期限等進行統(tǒng)一管理。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按題名、日期、檔號、關鍵詞等進行檢索，快速準確地查找所需檔案信息。3.借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，對借閱情況進行實時跟蹤和統(tǒng)計。4.權限管理：設置不同的用戶權限，確保只有授權人員才能訪問和操作相關檔案信息，保證檔案信息的安全與保密。5.數(shù)據備份與恢復：定期對檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據進行備份，備份數(shù)據應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。建立數(shù)據恢復機制，確保在數(shù)據出現(xiàn)問題時能夠及時恢復。（四）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對信息化系統(tǒng)的安全防護，防止網絡攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。2.對檔案信息化系統(tǒng)的用戶進行身份認證和授權管理，設置強密碼，并定期更換密碼。3.安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設備，對網絡訪問進行監(jiān)控和過濾，防止非法訪問和數(shù)據泄露。4.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則與組織1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地看問題、區(qū)別對待等原則，確保鑒定結果的準確性和科學性。2.成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案工作人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準與方法1.根據檔案保管期限劃分標準，結合檔案的內容、來源、形式等因素，對檔案進行全面審查和分析，確定檔案的保管期限是否合理。2.對于保管期滿的檔案，應重點審查其是否仍具有保存價值，如是否涉及重要歷史事件、重要人物、重要決策等，是否對政協(xié)工作具有查考利用價值等。3.采用直接鑒定法，逐卷逐件地對檔案進行鑒定，確保鑒定結果的準確性。（三）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊，清冊應詳細列出檔案的題名、日期、保管期限、檔號、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊經