PAGE縣委辦檔案工作制度一、總則（一）目的為加強縣委辦檔案工作，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學化、制度化，充分發(fā)揮檔案在服務縣委工作、傳承歷史文化、維護黨和國家及人民群眾根本利益等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣委辦各科室及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則縣委辦檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性，避免檔案分散保存造成的管理不便和信息流失。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映縣委各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確、手續(xù)完備，嚴禁弄虛作假、篡改檔案信息。3.及時歸檔原則各科室及工作人員應在規(guī)定時間內(nèi)將辦理完畢、具有保存價值的文件材料整理歸檔，防止文件積壓和散失。4.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案服務工作效率，滿足縣委工作對檔案信息的需求。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理機構(gòu)設置縣委辦設立綜合檔案室，負責全辦檔案的集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室配備專職檔案管理人員，負責檔案日常業(yè)務工作。（二）職責分工1.縣委辦主任對縣委辦檔案工作負總責，領導和監(jiān)督檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題，確保檔案工作與縣委整體工作協(xié)調(diào)發(fā)展。2.綜合檔案室負責人負責制定檔案工作計劃、規(guī)章制度和工作流程，并組織實施。指導各科室文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保歸檔文件材料的質(zhì)量。負責檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等具體業(yè)務工作，定期對檔案進行清查核對，保證檔案的完整與安全。組織開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。負責與上級檔案部門及其他相關單位的業(yè)務聯(lián)系，及時了解檔案工作政策法規(guī)和業(yè)務動態(tài)，組織檔案人員參加業(yè)務培訓和學習交流活動。3.各科室負責人為本科室檔案工作的第一責任人，負責組織本科室文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保本科室形成的文件材料齊全、完整、準確，并按時移交綜合檔案室。指導本科室工作人員正確使用和保管文件材料，督促及時歸檔，防止文件丟失或損壞。根據(jù)工作需要，向綜合檔案室提出檔案查閱、借閱申請，配合做好檔案利用工作。4.檔案管理人員嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度，認真履行崗位職責，做好檔案的日常管理工作。負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。做好檔案的保管、保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色、變質(zhì)等檔案及時進行修復或復制，確保檔案安全。按照規(guī)定為檔案利用者提供查閱、借閱服務，做好檔案查閱、借閱登記和歸還工作，對歸還的檔案進行認真核對和檢查，確保檔案完好無損。負責檔案信息的錄入、存儲和維護，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。積極參與檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為縣委工作提供決策支持。三、文件材料的收集與歸檔（一）收集范圍縣委辦在履行職能活動中形成的具有保存價值的各種文件材料，包括但不限于以下幾類：1.上級機關來文，包括普發(fā)性文件、重要文件、針對縣委工作的指導性文件等。2.縣委制發(fā)的文件，含縣委決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復等各類公文。3.縣委召開的重要會議文件，如會議通知、議程、報告、講話、決議、紀要等。4.縣委領導同志的重要講話、報告、批示、信件等材料。5.縣委工作中形成的各類調(diào)研材料、統(tǒng)計報表、簡報、信息等。6.縣委與其他單位的往來文件、函件、協(xié)議、合同等。7.縣委辦內(nèi)部形成的工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度、會議記錄、考勤記錄、財務報表等文件材料。8.反映縣委工作重大活動、重要事件的照片、錄音、錄像等聲像材料。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料收集及時、完整。對于上級機關來文，應在文件簽收后及時登記，并送相關領導和科室閱辦，閱辦完畢后及時將文件交回綜合檔案室。2.縣委制發(fā)的文件，起草科室應在文件印發(fā)后及時將定稿、正本及相關附件收集齊全，一并移交綜合檔案室。文件印發(fā)過程中形成的修改稿、校對稿等也應收集歸檔，以便反映文件形成的全過程。3.會議文件由會議組織科室負責收集，在會議結(jié)束后及時整理，將會議通知、議程、報告、講話、決議、紀要等文件材料收集齊全，按要求進行分類整理后移交綜合檔案室。4.縣委領導同志的文件材料，由領導同志秘書或相關科室負責收集，定期移交綜合檔案室。5.各科室在工作中形成的調(diào)研材料、統(tǒng)計報表、簡報、信息等文件材料，應在規(guī)定時間內(nèi)整理歸檔，確保材料的連續(xù)性和完整性。6.聲像材料的收集應與相關工作同步進行，拍攝或錄制后及時整理，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容、人物等信息，并將聲像材料及其文字說明一并移交綜合檔案室。（三）歸檔要求1.歸檔文件材料應齊全完整，已破損的文件應予修復，字跡模糊或易褪變的文件應進行復制。2.歸檔文件材料應按照文件形成的時間順序、重要程度等進行分類整理，遵循統(tǒng)一的分類標準和編號規(guī)則。3.歸檔文件材料應采用A4紙型，左側(cè)裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。4.歸檔文件材料應編制詳細的目錄，目錄應包括文件編號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目，確保目錄準確、清晰，便于查找和利用。5.各科室應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的文件材料整理歸檔，并向綜合檔案室提交歸檔文件目錄清單，一式兩份，一份留存科室備查，一份交綜合檔案室存檔。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法縣委辦檔案采用年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法進行整理。1.年度分類將檔案按年度分開，不同年度的檔案分別整理，年度劃分以文件形成的自然年度為準。2.保管期限分類根據(jù)檔案的保存價值，將檔案劃分為永久、定期（[具體年限1]年、[具體年限2]年等）兩種保管期限。永久保管的檔案：凡是反映縣委主要職能活動和基本歷史面貌的，對縣委工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。定期保管的檔案：凡是反映縣委一般工作活動，在一定時期內(nèi)對縣委工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。定期保管期限根據(jù)檔案的重要程度和實際需要確定。3.機構(gòu)（問題）分類在年度和保管期限劃分的基礎上，按照縣委辦內(nèi)部機構(gòu)設置或問題性質(zhì)對檔案進行進一步分類。機構(gòu)分類：按照縣委辦各科室的職能分工，將檔案分為不同的類別，如秘書科檔案、綜合科檔案、信息科檔案等。問題分類：對于一些綜合性較強、難以按機構(gòu)分類的檔案，可以按照問題性質(zhì)進行分類，如縣委重要會議文件、縣委領導講話、縣委工作調(diào)研材料等。（三）編號與編目1.檔案整理完成后，應按照分類方案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，確保每個檔案案卷或文件都有唯一的編號。編號方法可采用“年度+保管期限代碼+機構(gòu)（問題）代碼+順序號”的形式，例如“2023YM001”，其中“2023”表示年度，“Y”表示永久保管期限代碼，“M”表示秘書科代碼，“001”表示該類別下的順序號。2.編制檔案目錄，目錄應包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目。目錄應打印或書寫清晰、工整，一式兩份，一份裝訂在檔案案卷內(nèi)，作為檔案的備考表；一份單獨成冊，作為檔案檢索工具。五、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設施設備。（二）檔案上架與排列1.檔案應按照分類編號順序上架排列，便于查找和管理。檔案架應牢固、整齊，檔案存放應規(guī)范有序，避免檔案堆積、擠壓或混亂。2.不同保管期限、不同機構(gòu)（問題）的檔案應分開存放，并有明顯的標識。永久保管的檔案應單獨存放，定期保管的檔案應按照保管期限依次排列存放。（三）檔案保管期限的劃分與鑒定1.檔案保管期限的劃分應根據(jù)國家檔案局發(fā)布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等相關標準和縣委辦的實際情況進行確定。2.定期對檔案進行鑒定，由綜合檔案室負責人牽頭，組織相關科室負責人和檔案管理人員組成鑒定小組，對到期檔案進行逐卷審查，提出存毀意見。鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果準確可靠。3.對已到保管期限但仍有保存價值的檔案，應重新劃定保管期限；對確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)縣委辦領導審批后，按照規(guī)定程序進行銷毀。檔案銷毀清冊應永久保存。（四）檔案的日常檢查與維護1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。檢查周期為每季度一次，遇有特殊情況應隨時檢查。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、變質(zhì)等情況，應及時進行修復或復制；如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符、編號混亂等問題，應及時查明原因并進行糾正。3.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時調(diào)整庫房環(huán)境。庫房溫度應保持在[適宜溫度范圍]℃，相對濕度應保持在[適宜濕度范圍]%。4.定期對檔案庫房進行清潔衛(wèi)生，防止灰塵、雜物等對檔案造成污染。同時，做好防蟲、防霉、防火、防盜等工作，確保檔案安全。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應遵循保密、規(guī)范、高效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為縣委工作提供優(yōu)質(zhì)服務。（二）利用范圍1.縣委領導同志及各科室因工作需要查閱檔案。2.上級機關及有關部門因工作需要查閱檔案。3.其他單位因工作需要查閱檔案，須經(jīng)縣委辦領導批準。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，報綜合檔案室負責人審批。2.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，須經(jīng)縣委辦領導批準。3.檔案管理人員根據(jù)審批后的《檔案查閱申請表》，為查閱者提供檔案查閱服務，并做好查閱登記工作。查閱登記應包括查閱日期、查閱者姓名、所在科室、查閱內(nèi)容、查閱期限等項目。4.查閱者應在規(guī)定的查閱場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。復印或摘錄的檔案材料應注明出處，不得擅自更改或偽造檔案內(nèi)容。5.查閱者查閱檔案完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記本上簽字確認。檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真核對，確保檔案完好無損。（四）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預計歸還時間等信息，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，報綜合檔案室負責人審批。2.借閱重要檔案或涉及機密的檔案，須經(jīng)縣委辦領導批準。3.檔案管理人員根據(jù)審批后的《檔案借閱申請表》，為借閱者辦理檔案借閱手續(xù)，并將檔案交付借閱者。借閱手續(xù)應包括借閱日期、借閱者姓名、所在科室、借閱內(nèi)容、借閱期限、歸還日期等項目。4.借閱者應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。如需延期歸還檔案，應提前向綜合檔案室提出申請，經(jīng)批準后方可延期。5.借閱者借閱檔案期滿后，應按時歸還檔案。檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并按照有關規(guī)定進行處理。七、檔案信息化建設（一）建設目標推進縣委辦檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化，提高檔案管理效率和服務水平，為縣委工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對庫存檔案進行全面數(shù)字化掃描，建立檔案數(shù)字化副本，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。數(shù)字化掃描應遵循相關標準和規(guī)范，確保掃描圖像清晰、完整、準確。2.檔案管理系統(tǒng)建設建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編號、編目、存儲、檢索、利用等業(yè)務流程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應具備用戶權限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復、安全審計等功能，確保檔案信息的安全可靠。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案數(shù)字化副本及相關元數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫，建立完善的檔案檢索體系。檔案數(shù)據(jù)庫應具備數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)挖掘等功能，方便檔案管理人員和利用者快速準確地獲取檔案信息。4.檔案信息資源共享平臺建設搭建檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)檔案信息在縣委辦內(nèi)部及與其他相關單位之間的共享與交換。通過共享平臺，各科室可以及時查閱和利用所需檔案信息，提高工作效率。（三）數(shù)據(jù)安全與維護1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密技術等措施，防止網(wǎng)絡攻