PAGE物業(yè)檔案室管理制度牌一、總則（一）目的為加強物業(yè)檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。本制度旨在規(guī)范物業(yè)檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等工作流程，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為物業(yè)管理工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于本物業(yè)管理公司各部門及下屬各物業(yè)服務(wù)項目所形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則物業(yè)檔案室對公司及各項目的檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映物業(yè)管理活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集物業(yè)管理過程中形成的各類文件、資料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密和業(yè)主隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善物業(yè)檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門及項目的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司及各項目的各類檔案，做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護。5.按照規(guī)定的程序和要求，做好檔案的鑒定、銷毀工作。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司決策、物業(yè)管理、客戶服務(wù)等提供檔案信息支持。（二）各部門及項目職責1.負責本部門及項目檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準確。2.按照檔案管理制度的要求，定期向檔案室移交檔案，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負責對本部門及項目兼職檔案員進行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。(三)兼職檔案員職責1.負責本部門或項目日常檔案的收集、整理和初步分類工作。2.及時將整理好的檔案移交檔案室，并協(xié)助辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱登記等工作。4.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高檔案管理能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)管理服務(wù)合同、協(xié)議及其補充文件。2.業(yè)主及住戶檔案，包括入住資料、房屋信息、繳費記錄、維修記錄等。3.物業(yè)項目規(guī)劃設(shè)計資料、竣工資料、圖紙等。4.設(shè)備設(shè)施檔案，包括設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、運行維護手冊、維修保養(yǎng)記錄等。5.安全管理檔案，如安全檢查記錄、事故處理報告、應(yīng)急預(yù)案等。6.環(huán)境衛(wèi)生管理檔案，包括清潔作業(yè)記錄、消毒記錄、垃圾清運記錄等。7.綠化養(yǎng)護管理檔案，如綠化規(guī)劃圖、養(yǎng)護記錄、病蟲害防治記錄等。8.社區(qū)文化活動檔案，包括活動策劃方案、活動照片、視頻等。9.財務(wù)檔案，如收支報表、憑證、合同等。10.其他與物業(yè)管理相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門及項目應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時整理歸檔，不得積壓或拖延。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀或丟失。4.對于電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本，并確保兩者內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，便于查閱和管理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架和查閱。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、物業(yè)管理類、客戶服務(wù)類、工程管理類、安全管理類、財務(wù)管理類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進行細分。2.編號為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)具有唯一性，可采用“年份+類別代碼+流水號”的方式進行編制。例如：2023XG001，表示2023年行政管理類的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便查閱和檢索。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式，不得使用金屬訂書釘。5.裝盒將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔案編號、題名、起止日期等信息。檔案盒應(yīng)按照分類順序排列上架。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，如公司成立以來的重要文件、合同、協(xié)議等，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價值確定。保管期限為30年的檔案，主要包括涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)活動、資產(chǎn)權(quán)益等方面的文件資料，以及對物業(yè)管理工作有長期參考價值的檔案。保管期限為10年的檔案，主要包括一般性的業(yè)務(wù)文件、短期有效的合同協(xié)議、階段性的工作記錄等。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備完善的安全防護設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)備。庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，按照編號順序排列上架，便于查找和管理。不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分開存放。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限。4.定期對檔案進行清查核對，做到賬物相符。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行巡查，檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員只能在指定的地點查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過程中應(yīng)保持檔案的整潔，不得涂改、圈劃、污損檔案。3.查閱涉及公司機密或業(yè)主隱私的檔案，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準不得擅自復(fù)制、摘抄或傳播檔案內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案室負責人簽字批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、涂改、污損或丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案室，并承擔相應(yīng)的責任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并報告。（三）外單位查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的，應(yīng)提前與公司聯(lián)系，說明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等情況，并提交查閱或借閱申請函。2.外單位查閱或借閱檔案的申請函應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門負責人審核同意后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外單位查閱檔案時，應(yīng)安排專人陪同，并嚴格遵守公司的檔案管理制度和保密規(guī)定。外單位借閱檔案的，應(yīng)按照公司的規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并提供必要的擔保。4.外單位查閱或借閱檔案后，應(yīng)及時歸還公司，并在規(guī)定的時間內(nèi)將檔案使用情況反饋給公司。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、相關(guān)部門負責人及業(yè)務(wù)骨干組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.依據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值進行鑒定。對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。2.對保管期限已滿但仍具有一定查考利用價值的檔案，可適當延長保管期限。3.對涉及公司重要權(quán)益、法律糾紛、歷史遺留問題等方面的檔案，應(yīng)長期保存。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進行清理核對，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容和價值。2.對擬銷毀的檔案，鑒定工作小組應(yīng)填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細說明檔案的名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息，并簽署鑒定意見。3.《檔案銷毀鑒定表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀處理。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等。嚴禁將檔案作為廢品出售或隨意丟棄。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認。4.銷毀完畢后，《檔案銷毀清單》應(yīng)與《檔案銷毀鑒定表》等相關(guān)資料一并歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善便捷的物業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子文件進行圖像處理，去除圖像中的雜質(zhì)、污點等，調(diào)整圖像的亮度、對比度等參數(shù)，保證圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入提供便捷的檔案錄入界面，支持批量錄入和單個錄入，確保檔案信息準確無誤。錄入內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、來源等。2.檢索查詢具備強大的檢索功能，可根據(jù)檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等多種條件進行快速檢索，方便用戶查找所需檔案。3.借閱管理實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)。系統(tǒng)自動記錄借閱信息，提醒借閱人員按時歸還檔案。4.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相應(yīng)的檔案模塊。5.統(tǒng)計分析對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計、保管期限分析、利用情況統(tǒng)計等，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護1.建立嚴格的數(shù)據(jù)安全管理制度，對電子檔案數(shù)據(jù)庫進行加