PAGE3級(jí)公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)經(jīng)營管理活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司經(jīng)營管理活動(dòng)的各個(gè)方面，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.制定和完善公司檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。5.開展檔案的編研工作，為公司的經(jīng)營管理提供檔案信息服務(wù)。6.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門的檔案管理工作。7.負(fù)責(zé)公司檔案的安全保密工作，確保檔案的安全。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司行政公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事管理類：包括員工檔案、招聘錄用、培訓(xùn)考核、薪酬福利、績效考核等。3.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.市場營銷類：包括市場調(diào)研、營銷策劃、銷售合同、客戶資料等。5.生產(chǎn)管理類：包括生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等。6.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項(xiàng)目、技術(shù)資料、專利申請等。7.物資采購類：包括采購合同、供應(yīng)商資料、物資庫存等。8.合同管理類：包括各類合同文本、合同審批文件等。9.項(xiàng)目管理類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收等。10.其他類：包括公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、重要文件等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“大類代碼+年度+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.大類代碼：采用兩位數(shù)字表示，如行政管理類為“01”，人事管理類為“02”等。2.年度：采用四位數(shù)字表示，如2023年為“2023”。3.流水號(hào)：采用五位數(shù)字表示，從“00001”開始依次編號(hào)。例如，行政管理類2023年的第10份檔案編號(hào)為“01202300010”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在檔案形成后及時(shí)將檔案移交檔案管理部門，不得積壓。3.對于重要檔案，檔案管理部門應(yīng)提前介入，指導(dǎo)檔案形成部門做好收集工作。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案資料齊全、完整，字跡清晰，紙張質(zhì)量良好。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。4.檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，便于查閱和管理。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案歸檔登記表。2.檔案管理部門應(yīng)建立檔案目錄，記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。3.檔案應(yīng)按照保管期限分別存放，便于管理和查閱。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記制度，對查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。3.查閱結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)收回檔案，檢查檔案是否完好無損。（三）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)需要編制檔案檢索工具，如目錄、索引等。2.對于需要復(fù)印、復(fù)制的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)，確保檔案的安全。3.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或需要補(bǔ)充、完善的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知檔案形成部門進(jìn)行處理。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等因素，綜合評估檔案的保管期限。（二）檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)公司應(yīng)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。（二）信息化管理措施1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保檔案信息的完整和準(zhǔn)確。3.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理的工作效率。4.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露。九、檔案保密管理（一）保密制度1.公司應(yīng)建立檔案保密制度，明確檔案保密的范圍、措施和責(zé)任。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。3.對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保檔案的安全。（二）保密教育1.公司應(yīng)定期對員工進(jìn)行檔案保密教育，提高員工的保密意識(shí)。2.檔案管理人員應(yīng)參加專業(yè)的保密培訓(xùn)，掌握保密技能和知識(shí)。（三）保密監(jiān)督1.公司應(yīng)加強(qiáng)對檔案保密工作的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。