PAGE進(jìn)出口部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)進(jìn)出口部檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于進(jìn)出口部在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：進(jìn)出口部檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映進(jìn)出口業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善進(jìn)出口部檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理進(jìn)出口部各類(lèi)檔案，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂和保管。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序處理過(guò)期或無(wú)用的檔案。6.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)和裝訂，保證檔案的質(zhì)量。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的信息和資料。4.對(duì)本部門(mén)保管的檔案進(jìn)行定期清查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等，建立檔案管理臺(tái)賬，確保檔案管理規(guī)范有序。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。5.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.業(yè)務(wù)文件類(lèi)：包括進(jìn)出口合同、訂單、發(fā)票、裝箱單、提單、報(bào)關(guān)單、報(bào)檢單等業(yè)務(wù)往來(lái)文件。2.客戶(hù)資料類(lèi)：客戶(hù)基本信息、聯(lián)系方式、信用記錄、合作歷史等。3.供應(yīng)商資料類(lèi)：供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明、合作協(xié)議等。4.物流運(yùn)輸類(lèi)：運(yùn)輸合同、提單、貨運(yùn)代理協(xié)議、運(yùn)輸記錄等。5.財(cái)務(wù)文件類(lèi)：進(jìn)出口業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)報(bào)表、發(fā)票、付款憑證、結(jié)算記錄等。6.內(nèi)部管理類(lèi)：部門(mén)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年份+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的方式。2.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.類(lèi)別代碼：根據(jù)檔案分類(lèi)，用兩位字母表示，如“YW”表示業(yè)務(wù)文件類(lèi)，“KH”表示客戶(hù)資料類(lèi)等。4.流水號(hào)：按照檔案形成的順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。5.例如，2023年形成的第一份業(yè)務(wù)文件檔案編號(hào)為“2023YW0001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍進(jìn)出口部在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等，均應(yīng)納入檔案收集范圍。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案形成后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門(mén)，不得積壓或擅自留存。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造或損毀。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、核心業(yè)務(wù)、長(zhǎng)期合作關(guān)系等具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的檔案。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，分別確定3年、5年、10年等不同的保管期限。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案盒、檔案柜等進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照電子文件管理要求進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄。3.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。（三）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。六、檔案的查閱與利用(一)查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司機(jī)密或重要業(yè)務(wù)的檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱。(二)查閱程序1.查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人到檔案管理部門(mén)辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案進(jìn)行查閱。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱過(guò)程中，查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。(三)利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的合法使用。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.利用檔案形成的資料、成果等，其知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸公司所有，如需對(duì)外發(fā)布或使用，需經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀(一)鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。(二)鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍需保存。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，可考慮予以銷(xiāo)毀。(三)銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。3.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案徹底銷(xiāo)毀。5.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》存檔。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交(一)統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行定期統(tǒng)計(jì)。2.每年年底，檔案管理部門(mén)應(yīng)編制檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)，向上級(jí)主管部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告檔案管理工作情況。(二)移交工作1.進(jìn)出口部檔案因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因需要移交時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)編制《檔案移交清冊(cè)》，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。3.接收單位應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)移交的檔案進(jìn)行妥善保管和利用。九、檔案管理的監(jiān)督與檢查(一)監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理人員的工作情況，是否履行職責(zé)，遵守檔案管理規(guī)定。3.檔案保管環(huán)境和設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，是否符合安全保密要求。(二)監(jiān)督檢查方式