PAGE非稅局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)非稅局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為非稅工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于非稅局各部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于文件、報(bào)表、憑證、合同、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：非稅局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)反映非稅工作實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案。3.完整性原則：保證檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)非稅局檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，保障檔案的安全存儲(chǔ)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案提出處置意見(jiàn)。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)準(zhǔn)確地反映檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為非稅局各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，編制檔案檢索工具，方便檔案查閱。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，定期向檔案管理部門移交檔案。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與非稅工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類文件、規(guī)定、辦法、制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告等。3.非稅收入征收、管理過(guò)程中形成的各類報(bào)表、憑證、票據(jù)、臺(tái)賬等。4.各類會(huì)議記錄、紀(jì)要，包括局務(wù)會(huì)議、業(yè)務(wù)會(huì)議、專題會(huì)議等。5.與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。6.干部職工的人事檔案、考核材料、培訓(xùn)記錄等。7.其他具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁、抽取。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為綜合類、業(yè)務(wù)類、人事類、財(cái)務(wù)類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映非稅局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本局工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映非稅局一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防盜門等，確保檔案安全。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放架位、箱柜等信息。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定小組，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組由檔案管理人員、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的價(jià)值和保存意義，按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，確定檔案的存毀。3.鑒定過(guò)程中，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和潛在價(jià)值，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確、合理。（二）銷毀程序1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)本局主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息徹底銷毀。4.銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，注明銷毀日期和方式等信息。5.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍本局工作人員因工作需要，可查閱、借閱本局檔案。外單位因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號(hào)、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，予以辦理查閱、借閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的檔案資料。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。4.借閱檔案一般不得超過(guò)規(guī)定期限，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，確保檔案安全。5.外單位查閱本局檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱檔案的目的、范圍等信息，經(jīng)本局主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱過(guò)程中，外單位人員應(yīng)遵守本局檔案管理制度，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。如需復(fù)制、摘抄檔案，應(yīng)另行辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人員姓名、所在部門、檔案名稱、編號(hào)、查閱、借閱期限、歸還日期等信息。登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、DOC、XLS等，便于長(zhǎng)期保存和查閱。3.對(duì)電子文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便電子檔案的檢索和利用。（二）電子檔案的保管1.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。如發(fā)現(xiàn)電子檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)、復(fù)制等措施。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行管理，保持溫度、濕度適宜，防止電子設(shè)備受到損壞。（三）電子檔案的利用1.本局工作人員可通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)查閱、借閱電子檔案，查閱、借閱手續(xù)與紙質(zhì)檔案相同。