PAGE檔案室安全管理制度6一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的安全管理，確保檔案的完整、安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有檔案室，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等的存儲(chǔ)與管理。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施預(yù)防各類安全事故的發(fā)生。2.預(yù)防為主原則：通過建立健全各項(xiàng)安全管理制度和防范機(jī)制，提前預(yù)防安全隱患。3.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法進(jìn)行檔案室的安全管理。二、檔案室環(huán)境安全管理（一）選址與布局1.檔案室應(yīng)選擇在地勢(shì)較高、通風(fēng)良好、遠(yuǎn)離火源、水源充足且便于排水的位置。2.檔案室內(nèi)部應(yīng)合理布局，分為檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等不同功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)拈g隔，以確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。3.檔案存儲(chǔ)區(qū)應(yīng)設(shè)置專門的檔案架，檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，符合檔案存放要求，能夠有效保護(hù)檔案不受損壞。（二）溫濕度控制1.檔案室應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.每天定時(shí)對(duì)檔案室的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測，并做好記錄。如溫濕度超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。（三）防火防盜1.檔案室應(yīng)安裝防火門、防火卷簾等防火設(shè)施，并配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器材等消防設(shè)備。消防設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其性能良好。2.檔案室門窗應(yīng)堅(jiān)固防盜，安裝防盜門窗、防盜鎖等設(shè)施。同時(shí)，應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案室的出入口及內(nèi)部進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控。3.嚴(yán)禁在檔案室吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。（四）防蟲防鼠1.定期對(duì)檔案室進(jìn)行全面檢查，清除檔案架、地面、墻壁等部位的灰塵和雜物，防止害蟲滋生。2.在檔案室放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，但要注意避免藥品對(duì)檔案造成損害。3.采取防鼠措施，封堵鼠洞，放置鼠夾、鼠藥等滅鼠工具，但要注意安全，防止對(duì)人員和檔案造成意外傷害。三、檔案實(shí)體安全管理（一）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案收集齊全，并進(jìn)行初步整理，確保檔案的完整。2.檔案管理人員在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、質(zhì)量等，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檔案的查找和利用。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等，不得混存。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)措施，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原始檔案分開存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。（三）檔案借閱與歸還1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，借閱檔案必須填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。2.借閱人員必須在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拍照等，嚴(yán)禁在檔案上圈劃、批注、污損。4.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（四）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、重要程度等，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核。3.對(duì)經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。四、電子檔案安全管理（一）電子檔案的收集與錄入1.各部門應(yīng)及時(shí)將電子文件收集齊全，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理和分類。2.電子檔案錄入人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)電子文件的內(nèi)容，確保錄入信息的準(zhǔn)確無誤。錄入完成后，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并與紙質(zhì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確保兩者內(nèi)容一致。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害或其他原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.建立電子檔案存儲(chǔ)管理制度，對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問電子檔案。（三）電子檔案的利用與傳輸1.嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案利用制度，利用電子檔案必須經(jīng)過授權(quán)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。2.在電子檔案傳輸過程中，應(yīng)采取加密等安全措施確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?.對(duì)電子檔案的利用情況進(jìn)行記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容等，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。（四）電子檔案的安全防護(hù)1.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和防護(hù)，防止病毒、黑客等攻擊。2.定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，防止因人員失誤導(dǎo)致電子檔案安全事故的發(fā)生。五、人員安全管理（一）人員資質(zhì)與培訓(xùn)1.檔案室工作人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.定期對(duì)檔案室工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，包括消防安全、信息安全、保密知識(shí)等方面培訓(xùn)，提高工作人員的安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。3.工作人員應(yīng)取得相應(yīng)的崗位資格證書，持證上崗。（二）人員操作規(guī)范1.檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程，按照規(guī)定的流程進(jìn)行檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、借閱、鑒定、銷毀等工作。2.在操作過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。3.工作人員離開檔案室時(shí)，應(yīng)關(guān)閉門窗、電源等設(shè)備，確保檔案室的安全。（三）人員保密管理1.檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.簽訂保密協(xié)議，明確工作人員的保密義務(wù)和責(zé)任。3.對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，確保檔案信息安全。六、安全檢查與應(yīng)急管理（一）安全檢查1.建立定期安全檢查制度，每周對(duì)檔案室進(jìn)行一次全面安全檢查，每月進(jìn)行一次專項(xiàng)安全檢查。2.安全檢查內(nèi)容包括檔案室環(huán)境安全、檔案實(shí)體安全、電子檔案安全、人員安全等方面，檢查人員應(yīng)認(rèn)真填寫檢查記錄。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，明確整改責(zé)任人、整改措施和整改期限，確保安全隱患得到及時(shí)消除。（二）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定檔案室安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急處置流程、應(yīng)急救援措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（三）應(yīng)急處置1.發(fā)生安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，迅速采取應(yīng)急措施，保護(hù)檔