PAGE團委檔案管理制度一、總則（一）目的為加強團委檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在團委工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于團委機關(guān)及所屬各團支部檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指團委在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：團委檔案由專人負責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映團委工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理團委工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立團委檔案管理辦公室，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)團委檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作計劃，并組織實施。3.對檔案進行分類、編號、編目，建立健全檔案檢索體系。4.定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。5.負責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理，提高檔案管理信息化水平。6.開展檔案編研工作，為團委工作提供參考依據(jù)。7.對各團支部檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級團組織下發(fā)的文件、通知、指示等。2.團委工作計劃、總結(jié)、報告、決議、紀要等。3.團委組織的各類會議記錄、紀要、簡報等。4.團委開展的各項活動方案、策劃書、總結(jié)、照片、視頻等。5.團員青年的入團申請書、志愿書、登記表等。6.團組織關(guān)系轉(zhuǎn)接材料。7.團費收繳、使用情況記錄。8.團委工作中形成的其他有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門和團支部應(yīng)指定專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保材料及時、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署齊全。3.對重要文件材料應(yīng)進行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，進行分類整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為黨群工作類、團務(wù)工作類、活動類、團員管理類、其他類等五大類。2.文件排列：每類檔案按照時間順序或重要程度進行排列。3.編號：對每份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門和團支部應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理歸檔，移交檔案管理辦公室。2.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整、分類準確、編目規(guī)范。3.檔案管理人員應(yīng)對歸檔的檔案進行認真核對，確保質(zhì)量。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映團委主要職能活動和基本歷史面貌的，對團委工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在相當長時期內(nèi)團委工作需要查考的文件材料，列為30年保管；凡是在較短時期內(nèi)團委工作需要查考的文件材料，列為10年保管。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案盒、檔案柜等進行存放，按照分類順序排列。2.電子檔案：存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進行備份，并建立電子檔案目錄。3.聲像檔案：采用光盤、磁帶等介質(zhì)進行存儲，注明內(nèi)容、日期、來源等信息。（四）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保檔案信息安全。2.本著方便利用的原則，為團委工作和團員青年提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格限制利用范圍。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，在指定地點查閱。查閱檔案時，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，由檔案管理人員進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容、歸還時間等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源及形成時間進行分析，判斷其價值。2.參考檔案的保管期限，對到期檔案進行重點審查。3.根據(jù)團委工作實際需要，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見。2.編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。3.經(jīng)團委負責(zé)人批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的團委檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合團委檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線錄入、分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)正常運行。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.加強對檔案信息化系統(tǒng)的維護和管理，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構(gòu)成立團委檔案管理監(jiān)督檢查小組，負責(zé)對檔案管理工作進行定期檢查和不定期抽查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等工作的質(zhì)量。3.檔案信息化管理工作的開展情況。4.檔案安全保密措施的落實情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門或團支部的檔案管理工作進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3...（四