PAGE水務(wù)局檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強水務(wù)局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于水務(wù)局機關(guān)各科室、下屬各單位在工作中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：水務(wù)局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則：各科室、單位應(yīng)確保檔案材料的真實、完整、準(zhǔn)確，全面反映各項工作的歷史過程。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：加強檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案歸檔范圍（一）文書檔案1.上級機關(guān)文件：包括上級黨委、政府、業(yè)務(wù)主管部門發(fā)來的文件、指示、通知等。2.本局文件：本局制發(fā)的各類文件、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。3.會議文件：本局召開的各類會議形成的文件、記錄、紀(jì)要等。4.人事檔案：干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資等檔案材料。5.財務(wù)檔案：財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表等檔案材料。6.業(yè)務(wù)檔案：水資源管理、水利工程建設(shè)、防汛抗旱、水政執(zhí)法等業(yè)務(wù)工作中形成的文件、資料、圖表等。（二）科技檔案1.水利工程項目檔案：包括項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等。2.科研項目檔案：科研項目立項、研究、試驗、鑒定等過程中形成的文件、資料、成果等。（三）聲像檔案1.照片檔案：反映水務(wù)局工作活動、水利工程建設(shè)等方面的照片。2.錄音、錄像檔案：重要會議、活動、工程建設(shè)等的錄音、錄像資料。（四）電子檔案1.辦公自動化系統(tǒng)中形成的電子文件。2.其他電子數(shù)據(jù)文件。三、檔案歸檔要求（一）歸檔時間1.文書檔案：當(dāng)年形成的文書檔案，在次年上半年歸檔完畢。2.科技檔案：水利工程項目竣工后三個月內(nèi)，科研項目鑒定后一個月內(nèi)歸檔。3.聲像檔案：活動結(jié)束后一周內(nèi)，工程建設(shè)重要節(jié)點影像資料及時整理歸檔。4.電子檔案：隨紙質(zhì)檔案同步歸檔或定期備份歸檔。（二）歸檔質(zhì)量1.材料齊全完整：應(yīng)歸檔的文件材料必須齊全，手續(xù)完備，字跡清晰，簽字蓋章齊全。2.分類準(zhǔn)確：按照檔案分類方案進行分類，確保檔案歸類正確。3.編目規(guī)范：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號等，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂整齊：紙質(zhì)檔案應(yīng)進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，無金屬物。（三）歸檔手續(xù)1.各科室、單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集、整理和歸檔工作，檔案整理完畢后，填寫《檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.局辦公室檔案管理人員對移交的檔案進行審核，對不符合要求的檔案，退回原科室、單位重新整理。四、檔案分類與編號（一）分類方法1.文書檔案采用年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法。2.科技檔案采用項目分類法，按照水利工程項目、科研項目等進行分類。3.聲像檔案按照載體形式和內(nèi)容進行分類。4.電子檔案按照存儲介質(zhì)和文件類型進行分類。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號：由年度、保管期限、機構(gòu)（問題）代碼、案卷順序號組成。例如：2023永久01001，表示2023年形成的永久保管的第1個機構(gòu)（問題）的第1個案卷。2.科技檔案編號：由項目代碼、分類號、案卷順序號組成。例如：SJ20230101001，表示2023年第1個水利工程項目的第1個分類的第1個案卷。3.聲像檔案編號：由年度、載體形式代碼、順序號組成。例如：2023ZP001，表示2023年的第1張照片。4.電子檔案編號：由存儲介質(zhì)代碼、文件類型代碼、順序號組成。例如：CDDOC001，表示存儲在光盤上的第1個文檔文件。五、檔案保管（一）保管期限1.文書檔案保管期限分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）。2.科技檔案保管期限根據(jù)項目性質(zhì)和重要程度確定，一般不少于項目的使用壽命。3.聲像檔案保管期限根據(jù)其重要性和保存價值確定，重要的聲像檔案應(yīng)永久保存。4.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保管期限一致，并定期進行備份。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃2４℃，相對濕度控制在45%60%。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。（三）檔案清查1.每年定期對檔案進行清查，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.清查結(jié)果應(yīng)形成報告，報局領(lǐng)導(dǎo)審閱。六、檔案查閱與利用（一）查閱范圍1.本局工作人員因工作需要，可查閱本局檔案。2.外單位因工作需要查閱本局檔案，須持單位介紹信，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，查閱應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的等。2.查閱人應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。（三）利用規(guī)定1.本局工作人員查閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案管理人員。2.需要復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，須經(jīng)檔案管理人員同意，并進行登記。3.外單位查閱檔案后，如需利用檔案信息，應(yīng)與本局簽訂保密協(xié)議。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案保管期限表和有關(guān)規(guī)定，對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，編制《檔案銷毀清單》，一式兩份。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共