PAGE1.文書(shū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織文書(shū)檔案的管理，確保文書(shū)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)形成的各類文書(shū)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文書(shū)檔案由公司/組織檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，各部門(mén)應(yīng)積極配合，不得擅自留存、銷毀檔案。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：確保文書(shū)檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整系統(tǒng)原則：保證文書(shū)檔案的完整性和系統(tǒng)性，全面涵蓋公司/組織工作的各個(gè)方面。4.安全保密原則：采取有效措施確保文書(shū)檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、文書(shū)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織文書(shū)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本公司/組織的文書(shū)檔案，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀過(guò)期、無(wú)用的檔案。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化。6.對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文書(shū)材料的形成、積累和整理工作，確保材料的齊全、完整。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理，并定期移交至公司/組織檔案管理部門(mén)。3.嚴(yán)格遵守公司/組織文書(shū)檔案管理制度，不得擅自處理檔案。4.積極配合檔案管理部門(mén)的工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、文書(shū)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括指示、通知、決定、通報(bào)等。2.本公司/組織形成的文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的來(lái)文，與本公司/組織業(yè)務(wù)有關(guān)的重要文件。4.下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示及本公司/組織的批復(fù)。5.各類合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、招投標(biāo)文件等。6.重要的會(huì)議文件、記錄、發(fā)言稿等。7.統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)文件等。8.其他具有保存價(jià)值的文書(shū)材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的文書(shū)材料，確保不遺漏、不丟失。2.對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，應(yīng)在收文后及時(shí)登記，并按照規(guī)定程序傳閱、辦理，辦理完畢后及時(shí)歸檔。3.對(duì)外發(fā)出的文件，應(yīng)留存底稿及相關(guān)附件，并按照規(guī)定時(shí)間歸檔。4.會(huì)議文件應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)收集整理，確保文件的完整性。（三）整理方法1.分類：按照文書(shū)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、科研開(kāi)發(fā)類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類等。2.編號(hào)：對(duì)每一份文書(shū)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制文書(shū)檔案的目錄，包括文件編號(hào)、文件題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修整、裱糊和裝訂，確保文件整齊、牢固。四、文書(shū)檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全。電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檢索。（三）檔案保管期限1.文書(shū)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：本公司/組織制定的重要規(guī)章制度、年度工作總結(jié)、重要會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、涉及公司/組織重大權(quán)益的合同協(xié)議等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括：一般性的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要業(yè)務(wù)文件等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括：臨時(shí)性的文件材料、一般性的業(yè)務(wù)往來(lái)文件等。（四）檔案清查1.定期對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無(wú)誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以及檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如檔案丟失、損壞、信息錯(cuò)誤等，應(yīng)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并記錄在案。五、文書(shū)檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本公司/組織相關(guān)的檔案，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、文書(shū)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其在內(nèi)容、形式、保存狀況等方面的差異，確定檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷毀。3.銷