PAGE人社所檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強人社所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，充分發(fā)揮檔案在人力資源和社會保障工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人社所各類檔案的管理，包括但不限于人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、文書檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：人社所檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱和利用等工作。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映人社所各項工作的實際情況。3.安全保密原則：加強檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：建立健全檔案管理制度，簡化檔案查閱手續(xù)，提高檔案利用效率，為工作提供便利。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以人社所所長為組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。建立檔案管理臺賬，記錄檔案的收進、移出、查閱、借閱等情況。定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)。負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，保持庫房的整潔、通風(fēng)、防潮、防蟲等。2.各科室兼職檔案員負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和移交工作，確保本科室檔案的齊全、完整。協(xié)助檔案管理員做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。配合檔案管理員完成檔案管理的其他相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.人事檔案：包括干部職工的履歷表、自傳、鑒定、考核、學(xué)歷學(xué)位、職稱、黨團材料、獎懲材料、工資待遇、任免等材料。2.業(yè)務(wù)檔案：包括就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社會保險、勞動維權(quán)、人事人才等業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件、報表、記錄、合同等材料。3.財務(wù)檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)核算過程中形成的各類材料。4.文書檔案：包括人社所收發(fā)的各類文件、通知、報告、請示、會議紀(jì)要等材料。5.其他檔案：包括各類榮譽證書、獎狀、照片、音像資料等具有保存價值的材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料及時、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，真實、可靠、有效。3.對收集的檔案材料應(yīng)進行認(rèn)真核對，確保材料的內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)，將檔案分為人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、文書檔案等大類，再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.裝訂：對零散的檔案材料進行整理、排序后，按照一定的規(guī)格和要求進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，便于檔案的查閱和檢索。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲等條件較好的地方。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列整齊，便于查找。2.對重要的檔案應(yīng)采取備份保管的方式，防止檔案因自然災(zāi)害、人為破壞等原因造成損失。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映人社所主要職能活動和歷史面貌的，對本所、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：凡是在較長時間內(nèi)對人社所工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對人社所工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)短期保管，保管期限為15年以下。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理員審批。2.檔案管理員應(yīng)根據(jù)審批意見，為查閱者提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理員同意，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)印。4.查閱者應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等，查閱完畢后應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理員。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，并經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理員審批。2.檔案管理員應(yīng)根據(jù)審批意見，為借閱者辦理借閱手續(xù)，并將檔案交借閱者簽收。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自摘錄、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理員，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織，檔案管理員、各科室兼職檔案員等參加。3.鑒定檔案應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，結(jié)合人社所的實際情況，對檔案的內(nèi)容、價值等進行綜合分析和判斷。（二）銷毀程序1.對經(jīng)過鑒定確定已無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等，并經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理員和監(jiān)銷人員共同監(jiān)督銷毀過程。3.銷毀檔案應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀完畢后，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間等，并由檔案管理員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立人社所檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機、服務(wù)器、掃描儀、打印機等設(shè)備，建立檔案數(shù)字化加工場所。2.對檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子檔案進行分類、存儲、備份等管理。3.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，錄入