PAGE四川人事檔案系統(tǒng)制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范四川人事檔案系統(tǒng)的管理，確保人事檔案的真實性、完整性、保密性和安全性，為公司/組織的人力資源管理提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)，保障員工的合法權(quán)益，促進(jìn)公司/組織的健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于四川地區(qū)公司/組織內(nèi)所有員工的人事檔案管理，包括但不限于招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、薪酬福利、離職等環(huán)節(jié)中涉及的員工個人信息及相關(guān)材料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家和四川省有關(guān)人事檔案管理的法律法規(guī)、政策規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映員工的實際情況，所有信息和材料應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格審核，保證準(zhǔn)確無誤。3.保密安全原則：高度重視人事檔案的保密性和安全性，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改或丟失，確保員工隱私得到充分保護(hù)。4.集中統(tǒng)一原則：公司/組織的人事檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或人員負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。5.方便利用原則：在保證檔案安全和保密的前提下，合理設(shè)置檔案查閱、借閱流程，為公司/組織的人力資源管理決策提供便捷服務(wù)。二、檔案內(nèi)容與分類（一）員工基本信息1.個人身份信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼等。2.教育背景：從高中起的學(xué)歷層次、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)、入學(xué)時間、畢業(yè)時間等。3.工作經(jīng)歷：歷任工作單位、職位、入職時間、離職時間等。4.家庭主要成員信息：配偶、父母、子女等的姓名、工作單位、職務(wù)等。（二）招聘與入職材料1.求職申請表：記錄員工求職時填寫的個人信息、求職意向、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。2.面試評估表：包括面試過程中的表現(xiàn)評價、專業(yè)技能評估、綜合素質(zhì)評價等。3.錄用審批表：經(jīng)公司/組織各級領(lǐng)導(dǎo)審批同意錄用的相關(guān)文件。4.勞動合同：員工與公司/組織簽訂的勞動合同文本。5.入職體檢報告：員工入職時的身體健康檢查報告。（三）培訓(xùn)與發(fā)展材料1.培訓(xùn)計劃：員工參加各類培訓(xùn)的計劃安排。2.培訓(xùn)記錄：包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)考核成績等。3.培訓(xùn)證書：員工獲得的各類培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、資格證書等。4.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及相關(guān)調(diào)整記錄。（四）考核與評價材料1.績效考核表：定期對員工工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面進(jìn)行考核的記錄。2.年度考核總結(jié)：員工年度工作表現(xiàn)的綜合總結(jié)評價。3.專項考核材料：針對特定項目或任務(wù)對員工進(jìn)行考核的相關(guān)材料。4.獎懲記錄：公司/組織對員工的獎勵和處罰決定及相關(guān)證明材料。（五）薪酬福利材料1.工資調(diào)整記錄：記錄員工工資調(diào)整的時間、原因、調(diào)整幅度等信息。2.獎金發(fā)放記錄：包括各類獎金的發(fā)放金額、發(fā)放時間、發(fā)放依據(jù)等。3.福利申請與審批材料：員工申請各類福利（如社保、公積金、帶薪年假、節(jié)日福利等）的相關(guān)表格及審批文件。（六）晉升與調(diào)動材料1.晉升審批表：員工晉升職位時的審批文件，包括晉升理由、晉升后的職位等。2.調(diào)動申請表：員工申請工作調(diào)動的相關(guān)表格及審批記錄。3.調(diào)動交接清單：記錄員工調(diào)動時工作交接的詳細(xì)情況。（七）離職與退休材料1.離職申請表：員工提出離職申請的相關(guān)表格。2.離職審批表：經(jīng)公司/組織各級領(lǐng)導(dǎo)審批同意員工離職的文件。3.離職交接清單：員工離職時與公司/組織進(jìn)行工作交接的詳細(xì)記錄。4.退休審批表：員工達(dá)到退休年齡時辦理退休手續(xù)的審批文件。5.退休證：員工退休后獲得的退休證明文件。（八）其他材料1.員工榮譽(yù)證書：員工獲得的公司/組織內(nèi)部或外部的各類榮譽(yù)證書。2.員工投訴與建議記錄：員工對公司/組織提出的投訴、建議及處理情況的記錄。3.其他與員工個人相關(guān)的重要材料：如特殊貢獻(xiàn)證明、重大事件記錄等。三、檔案管理職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)人事檔案系統(tǒng)的整體規(guī)劃、建設(shè)和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。2.制定和完善人事檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。3.負(fù)責(zé)員工人事檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱、借閱等日常管理工作。4.對人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司/組織的人力資源決策提供數(shù)據(jù)支持。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好員工人事檔案相關(guān)材料的收集和報送工作。（二）檔案管理人員1.嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定，負(fù)責(zé)檔案的具體整理、裝訂、編號、上架等工作，確保檔案存放有序、便于查找。2.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管情況，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。3.負(fù)責(zé)辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，對查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，并及時催還借出的檔案。4.協(xié)助人力資源部門做好檔案信息的統(tǒng)計分析工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和資料。5.保守檔案秘密，不得泄露檔案內(nèi)容，對違反檔案管理制度的行為及時報告。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門員工人事檔案相關(guān)材料的收集、整理和初步審核，并及時報送人力資源部門。2.配合人力資源部門做好員工人事檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)材料和信息。3.對本部門員工人事檔案的真實性、完整性負(fù)責(zé)，確保所提供的材料真實有效。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將員工人事檔案相關(guān)材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。材料應(yīng)真實、完整、清晰，不得涂改、偽造。2.對于新入職員工，應(yīng)在入職一個月內(nèi)將其完整的人事檔案材料報送人力資源部門。3.對于員工工作過程中產(chǎn)生的各類材料，如績效考核表、培訓(xùn)記錄、獎懲決定等，各部門應(yīng)及時收集并定期報送。4.員工離職或退休時，所在部門應(yīng)在離職或退休手續(xù)辦理完畢后一周內(nèi)，將相關(guān)檔案材料整理報送人力資源部門。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員收到各部門報送的檔案材料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.每份材料應(yīng)單獨裝訂，并在右上角加蓋頁碼章，注明頁碼。3.對于紙張規(guī)格不一致的材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.整理好的檔案材料應(yīng)裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背上注明檔案類別、員工姓名、檔案編號等信息。5.建立電子檔案與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的關(guān)系，確保電子檔案內(nèi)容與紙質(zhì)檔案一致。電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并分類存儲在服務(wù)器上。五、檔案保管與安全（一）保管場所1.設(shè)立專門的人事檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和員工姓名順序排列存放，便于查找和管理。2.建立檔案索引目錄，對每份檔案的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)登記，包括檔案編號、員工姓名、檔案類別、存放位置等信息，方便快速查閱。3.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案數(shù)量與目錄一致，檔案內(nèi)容完整無缺。（三）安全措施1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自將檔案帶出庫房。如需查閱、借閱檔案，應(yīng)在規(guī)定的場所進(jìn)行，并做好登記和監(jiān)督。3.對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點。同時，定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，確保數(shù)據(jù)的可用性。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取措施保護(hù)檔案安全，并按照預(yù)案進(jìn)行處理。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱申請的內(nèi)容和必要性進(jìn)行審批，對于涉及員工隱私或重要機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.一般員工只能查閱本人檔案，如需查閱他人檔案，必須有充分的工作理由，并經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人和公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《人事檔案查閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字。2.將申請表報送人力資源部門，人力資源部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。3.審批通過后，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容，在指定的查閱場所為查閱人提供檔案，并做好查閱登記。4.查閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成查閱，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制，應(yīng)另行填寫申請，并經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后，在查閱登記本上注明歸還時間。（三）借閱權(quán)限1.因特殊工作需要借閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱申請的內(nèi)容和必要性進(jìn)行審批，對于涉及員工隱私或重要機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱申請人填寫《人事檔案借閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字。2.將申請表報送人力資源部門，人力資源部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。3.審批通過后，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的借閱內(nèi)容，將檔案借出，并與借閱人辦理借閱登記手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借出的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告人力資源部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理人員核對檔案無誤后，在借閱登記本上注明歸還時間，并注銷借閱記錄。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的四川人事檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的電子化錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計、分析等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。3.系統(tǒng)應(yīng)與公司/組織內(nèi)部的其他信息系統(tǒng)（如人力資源管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等）進(jìn)行數(shù)據(jù)對接，實現(xiàn)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，將紙質(zhì)檔案中的信息準(zhǔn)確錄入人事檔案信息管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對人事檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，及時錄入員工的最新信息和相關(guān)材料，如工資調(diào)整、職位晉升、獎懲情況等。3.建立數(shù)據(jù)審核機(jī)制，對錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。審核通過的數(shù)據(jù)方可正式保存到系統(tǒng)中。（三）信息安全與保密1.加強(qiáng)人事檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對系統(tǒng)操作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，規(guī)范操作流程，防止因誤操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或泄露。3.嚴(yán)格控制系統(tǒng)訪問權(quán)限，定期對用戶權(quán)限進(jìn)行檢查和清理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)檔案信息。4.按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，對人事檔案信息進(jìn)行保密管理，不得擅自將檔案信息提供給外部單位或個人。八、檔案的轉(zhuǎn)遞與銷毀（一）檔案轉(zhuǎn)遞1.員工因工作調(diào)動、離職、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，人力資源部門應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。3.轉(zhuǎn)出檔案時，應(yīng)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細(xì)注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、轉(zhuǎn)往單位、轉(zhuǎn)遞時間等信息，并密封檔案，加蓋騎縫章。4.接收檔案的單位應(yīng)在收到檔案后[X]個工作日內(nèi)，將回執(zhí)寄回人力資源部門。如發(fā)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞過程中有問題，應(yīng)及時與轉(zhuǎn)出單位聯(lián)系解決。（二）檔案銷毀1.對于超過保管期限或已失去保存價值的人事檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《人事檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號、員工姓名、檔案類別、保管期限等信息，并報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同在指定地點對檔案進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案清單應(yīng)妥善保存[X]年，以備查考。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門應(yīng)定期對人事檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理流程的規(guī)范性、檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性等。2.建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對檔案管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督和考核，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，并對違規(guī)行為