PAGE仲裁院檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)仲裁院檔案的管理與利用，充分發(fā)揮檔案在仲裁工作中的作用，保障檔案的安全與完整，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合仲裁院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于仲裁院全體工作人員以及因工作需要查閱、利用仲裁院檔案的外部單位和個(gè)人。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指仲裁院在辦理仲裁案件過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案利用工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保檔案利用活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案利用過程中，要確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。同時(shí)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)當(dāng)事人的隱私和商業(yè)秘密。3.高效便民原則優(yōu)化檔案利用流程，提高服務(wù)效率，為利用者提供便捷、高效的服務(wù)。4.服務(wù)仲裁原則檔案利用工作要緊密圍繞仲裁業(yè)務(wù)，為仲裁案件的辦理、仲裁工作的開展提供有力支持。二、檔案利用的范圍與方式（一）利用范圍1.仲裁工作人員因辦理案件需要查閱、借閱相關(guān)檔案材料，包括案件受理、審理、裁決等各個(gè)環(huán)節(jié)的文件、證據(jù)、筆錄等。2.當(dāng)事人及其代理人因仲裁案件需要查閱、復(fù)制與案件相關(guān)的檔案材料，但需按照規(guī)定辦理相應(yīng)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因工作需要，依法查閱仲裁院相關(guān)檔案。4.其他經(jīng)仲裁院批準(zhǔn)，因研究、教學(xué)、歷史考證等正當(dāng)理由需要利用檔案的單位和個(gè)人。（二）利用方式1.查閱利用者可到仲裁院檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定。2.借閱仲裁工作人員因工作需要可借閱檔案，但必須履行借閱手續(xù)，注明借閱期限，并按時(shí)歸還。借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.復(fù)制當(dāng)事人及其代理人、司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要可申請(qǐng)復(fù)制檔案材料。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后予以復(fù)制，并加蓋檔案利用專用章。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無誤，注明出處及復(fù)制日期。三、檔案利用的流程（一）申請(qǐng)1.仲裁工作人員申請(qǐng)查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《仲裁院檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、案號(hào)、查閱或借閱目的、預(yù)計(jì)使用期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.當(dāng)事人及其代理人申請(qǐng)查閱、復(fù)制檔案，應(yīng)提交書面申請(qǐng)，寫明申請(qǐng)人姓名、聯(lián)系方式、仲裁案件案號(hào)、查閱或復(fù)制內(nèi)容及用途等，并提供有效身份證明。委托他人辦理的，還應(yīng)提交授權(quán)委托書。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等申請(qǐng)查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信及工作人員有效證件，注明查閱檔案的目的、范圍等內(nèi)容。4.其他單位和個(gè)人申請(qǐng)利用檔案，應(yīng)提交書面申請(qǐng)，說明利用檔案的目的、范圍、方式等，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)仲裁院批準(zhǔn)后方可辦理。（二）審核檔案管理部門收到利用申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)手續(xù)是否齊全、利用目的是否正當(dāng)、利用范圍是否符合規(guī)定等。對(duì)于符合要求的申請(qǐng)，予以批準(zhǔn)；對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，應(yīng)向申請(qǐng)人說明理由，并要求其補(bǔ)充或修正相關(guān)材料。（三）查閱與借閱1.經(jīng)批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)，利用者可在檔案管理部門指定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)檔案，并做好查閱記錄，包括查閱時(shí)間、利用者姓名、檔案名稱及數(shù)量等。2.經(jīng)批準(zhǔn)的借閱申請(qǐng)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，填寫《仲裁院檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、案號(hào)、借閱期限、借閱人姓名及部門等信息。借閱人應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)將檔案交予借閱人，并告知其借閱期間的注意事項(xiàng)。（四）復(fù)制經(jīng)批準(zhǔn)的復(fù)制申請(qǐng)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制操作。復(fù)制完成后，對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)，確保與原件一致。在復(fù)制件上加蓋檔案利用專用章，并注明出處及復(fù)制日期。將復(fù)制件交予申請(qǐng)人，并做好復(fù)制記錄，包括申請(qǐng)人姓名、案號(hào)、復(fù)制內(nèi)容及數(shù)量等。（五）歸還與注銷1.借閱檔案到期后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在《仲裁院檔案借閱登記表》上注明歸還日期，并注銷借閱記錄。2.利用檔案完畢后，檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱、復(fù)制等利用活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)，整理相關(guān)記錄，并將檔案歸還原位。對(duì)于臨時(shí)借閱的檔案，應(yīng)及時(shí)收回；對(duì)于長(zhǎng)期保存的檔案，應(yīng)定期進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的安全與完整。四、檔案利用的權(quán)限與限制（一）權(quán)限1.仲裁院院長(zhǎng)有權(quán)批準(zhǔn)涉及仲裁院重要檔案的利用申請(qǐng)，包括涉及仲裁機(jī)密、重大案件等檔案的查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人有權(quán)批準(zhǔn)一般性檔案的利用申請(qǐng)，并對(duì)檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督和管理。3.案件承辦人在辦理案件過程中，有權(quán)查閱、借閱與所承辦案件相關(guān)的檔案材料，但應(yīng)按照規(guī)定履行手續(xù)。（二）限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和復(fù)制。如需利用，必須嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.檔案原件原則上不得外借，確因工作需要必須外借的，需經(jīng)仲裁院院長(zhǎng)批準(zhǔn)，并采取必要的安全保護(hù)措施，確保檔案安全。3.利用檔案時(shí)，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料，不得在檔案上批注無關(guān)內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。4.利用檔案的單位和個(gè)人不得將檔案用于與申請(qǐng)目的無關(guān)的其他用途，不得泄露檔案內(nèi)容。如因違反規(guī)定造成不良后果的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、檔案利用的安全與保密措施（一）安全措施1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的安全隱患。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理。3.在檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)密切關(guān)注利用者的行為，確保檔案不被損壞、丟失或擅自帶出指定場(chǎng)所。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告相關(guān)負(fù)責(zé)人。（二）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，使其熟悉保密法律法規(guī)和檔案保密制度。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案利用過程中，如涉及保密信息，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查閱范圍、使用保密設(shè)備等。與利用檔案的單位和個(gè)人簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。要求利用者在利用檔案過程中嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。對(duì)涉及保密信息的檔案，應(yīng)單獨(dú)存放，并設(shè)置明顯的保密標(biāo)識(shí)。在檔案利用登記、查閱、借閱、復(fù)制等環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格審查利用者的身份和利用目的，確保保密信息不被不當(dāng)利用。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行檢查，包括利用申請(qǐng)手續(xù)是否齊全、利用過程是否符合規(guī)定、檔案歸還情況等。2.對(duì)檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況記錄在案。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實(shí)提供檔案利用情況及相關(guān)資料。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查提