PAGE投標(biāo)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)投標(biāo)部檔案管理，確保投標(biāo)文件等各類檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高投標(biāo)工作效率和質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司投標(biāo)部在投標(biāo)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于投標(biāo)文件、招標(biāo)文件、項(xiàng)目調(diào)研資料、往來函件、開標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則投標(biāo)部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映投標(biāo)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）投標(biāo)部經(jīng)理職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)投標(biāo)部檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)。2.監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。3.審核重要檔案的保管期限、密級(jí)等，并簽署意見。4.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)投標(biāo)部檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作。2.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范性。3.建立檔案臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、來源、日期、保管期限等信息，便于查詢和管理。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，辦理檔案借閱手續(xù)，對(duì)借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，確保檔案按時(shí)歸還。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案保管狀況，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。6.對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。（三）投標(biāo)人員職責(zé)1.在投標(biāo)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，及時(shí)將形成的各類文件資料移交檔案管理人員，確保檔案資料的完整性。2.按照檔案管理要求，對(duì)自己負(fù)責(zé)的投標(biāo)項(xiàng)目資料進(jìn)行初步整理，保證資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.配合檔案管理人員做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.投標(biāo)文件：包括商務(wù)部分、技術(shù)部分、價(jià)格部分等內(nèi)容，以及投標(biāo)過程中編制的各類補(bǔ)充文件。2.招標(biāo)文件：招標(biāo)人發(fā)布的招標(biāo)文件及其澄清、修改文件。3.項(xiàng)目調(diào)研資料：對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)研獲取的相關(guān)信息、數(shù)據(jù)、分析報(bào)告等。4.往來函件：與招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、其他投標(biāo)單位等之間的信函、傳真、電子郵件等。5.開標(biāo)記錄：開標(biāo)過程中記錄的開標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)、投標(biāo)人名稱、投標(biāo)報(bào)價(jià)等信息。6.評(píng)標(biāo)報(bào)告：評(píng)標(biāo)委員會(huì)出具的評(píng)標(biāo)報(bào)告及相關(guān)資料。7.其他與投標(biāo)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.投標(biāo)人員應(yīng)在投標(biāo)業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)文件資料整理齊全并移交檔案管理人員。2.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收集各類檔案資料，對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于重要項(xiàng)目的檔案資料，檔案管理人員可提前介入，督促投標(biāo)人員及時(shí)收集和整理。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行分類，可分為投標(biāo)文件類、招標(biāo)文件類、項(xiàng)目調(diào)研資料類、往來函件類、開標(biāo)記錄類、評(píng)標(biāo)報(bào)告類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)格式可采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”，如“2023TB001”表示2023年的投標(biāo)文件類第1份檔案。3.裝訂：對(duì)紙張較大或較多的檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格的檔案封面和封底。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于查詢和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理方法，對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案分類準(zhǔn)確、編號(hào)清晰、編目完整。2.歸檔的檔案應(yīng)一式兩份，一份紙質(zhì)檔案存放在檔案庫房，另一份電子檔案存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。3.對(duì)于重要檔案或需長期保存的檔案，應(yīng)采用光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與檔案庫房分開，以防止自然災(zāi)害等原因造成檔案丟失。（二）保管期限1.投標(biāo)文件、招標(biāo)文件等重要檔案的保管期限為[X]年，自項(xiàng)目結(jié)束之日起計(jì)算。2.項(xiàng)目調(diào)研資料、往來函件、開標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告等檔案的保管期限為[X]年。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定確定保管期限，一般不少于[X]年。4.保管期限屆滿后，檔案管理人員應(yīng)按照公司檔案銷毀制度進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）保管措施1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.建立檔案出入庫登記制度，詳細(xì)記錄檔案的出入庫時(shí)間、檔案名稱、編號(hào)、借閱人等信息。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即向上級(jí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、檔案的利用（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)投標(biāo)部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。2.檔案借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在復(fù)印件上注明用途。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案庫房查閱，但應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。2.查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等，如需摘錄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。3.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)投標(biāo)部經(jīng)理批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。（三）提供利用服務(wù)1.檔案管理人員應(yīng)積極為公司內(nèi)部人員提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。2.對(duì)于需要提供檔案復(fù)印件或電子文檔的，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)，并確保提供的資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，明確保密責(zé)任人和保密范圍。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案整理、保管、利用等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等。3.與檔案管理工作無關(guān)的人員不得進(jìn)入檔案庫房。因工作需要進(jìn)入檔案庫房的人員，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在其陪同下進(jìn)入。4.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和保密技能。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房24小時(shí)處于監(jiān)控狀態(tài)。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置措施，定期組織演練，提高應(yīng)急處置能力。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)報(bào)告并采取措施加以整改。4.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由投標(biāo)部經(jīng)理組織，檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等參加。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、重要性、歷史價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案是否具有保存價(jià)值。對(duì)于具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。3.《檔案銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)投標(biāo)部經(jīng)理審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。2.檔案銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，銷毀過