PAGE法院檔案托管服務(wù)制度一、總則（一）目的為了規(guī)范法院檔案托管服務(wù)工作，確保法院檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司提供的法院檔案托管服務(wù)活動(dòng)，包括檔案的接收、整理、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全保密原則：確保法院檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。2.規(guī)范管理原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)法院檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，提高管理效率和質(zhì)量。3.高效利用原則：建立便捷的檔案查閱和借閱機(jī)制，滿足法院及相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案利用的需求，同時(shí)保障檔案的正常流轉(zhuǎn)。二、檔案接收（一）接收準(zhǔn)備1.與法院簽訂檔案托管服務(wù)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括檔案交接的時(shí)間、方式、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.根據(jù)法院提供的檔案清單，準(zhǔn)備相應(yīng)的接收?qǐng)龅睾痛鎯?chǔ)設(shè)備，確保接收工作順利進(jìn)行。3.安排專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)接收工作，接收人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案接收流程。（二）檔案清點(diǎn)1.法院移交檔案時(shí)，接收人員應(yīng)與移交人員共同對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)。清點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類(lèi)、完整性、準(zhǔn)確性等。2.按照檔案清單逐一核對(duì)檔案的名稱(chēng)、年度、保管期限、文號(hào)、編號(hào)等信息，確保檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)于檔案數(shù)量不符、信息錯(cuò)誤或檔案存在破損、缺失等情況，接收人員應(yīng)及時(shí)與法院移交人員溝通，要求其查明原因并進(jìn)行更正或補(bǔ)充。（三）接收登記1.對(duì)清點(diǎn)無(wú)誤的檔案，接收人員應(yīng)填寫(xiě)檔案接收登記表，詳細(xì)記錄檔案的移交時(shí)間、移交單位、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案接收登記表應(yīng)由移交人員和接收人員簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份存檔。3.接收人員應(yīng)將檔案接收登記表及時(shí)錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案電子臺(tái)賬，以便后續(xù)查詢和管理。三、檔案整理（一）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，確保同一類(lèi)別的檔案集中存放，不同類(lèi)別的檔案相互區(qū)分。3.對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等，建立檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。（二）整理流程1.分類(lèi)：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、來(lái)源等進(jìn)行分類(lèi)，如刑事檔案、民事檔案、行政檔案等。2.裝訂：對(duì)破損或散裝的檔案進(jìn)行修復(fù)和裝訂，確保檔案的完整性和整齊性。裝訂應(yīng)使用符合檔案保管要求的材料，避免對(duì)檔案內(nèi)容造成損壞。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的題名、年度、保管期限、文號(hào)、編號(hào)、責(zé)任者、日期等信息。目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查閱。4.上架：將整理好的檔案按照分類(lèi)順序上架存放，標(biāo)明檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等信息，便于快速查找。四、檔案存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、除濕設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）存儲(chǔ)方式1.采用密集架存儲(chǔ)檔案，密集架應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具有良好的承重能力和穩(wěn)定性。2.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等順序排列存放在密集架上，每個(gè)密集架應(yīng)標(biāo)明檔案的存放范圍和標(biāo)識(shí)。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）庫(kù)存管理1.建立檔案庫(kù)存管理制度，定期對(duì)檔案庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.對(duì)檔案的出入庫(kù)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、出入庫(kù)時(shí)間、經(jīng)手人等信息，做到賬實(shí)相符。3.發(fā)現(xiàn)檔案庫(kù)存異常情況，如檔案丟失、損壞等，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案保管（一）保管責(zé)任1.本公司應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)法院檔案的保管工作，保管人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案保管要求和流程。2.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，履行保管職責(zé)，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失等情況承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）日常保管措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放狀況、完整性、準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期清潔和消毒，防止檔案受到灰塵、霉菌等侵害。3.加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全管理，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案存儲(chǔ)區(qū)域，確保檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全。（三）檔案保護(hù)1.對(duì)重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制備份、專(zhuān)柜存放等。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采取數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制等措施，防止電子檔案信息泄露。3.在檔案保管過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理，并做好記錄。六、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.法院工作人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。2.其他單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)法院批準(zhǔn)，并按照本公司的查閱規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.申請(qǐng)：查閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱(chēng)、年度、保管期限、查閱目的等信息，并簽字確認(rèn)。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)查閱人員所在單位或部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交至本公司檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的予以批準(zhǔn)。3.查閱：查閱人員憑批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定。4.登記：查閱人員查閱檔案時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員姓名、查閱檔案名稱(chēng)、查閱內(nèi)容等信息。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在查閱登記表上簽字確認(rèn)。七、檔案借閱（一）借閱權(quán)限1.法院工作人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。2.其他單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)法院批準(zhǔn)，并按照本公司的借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案內(nèi)容。（二）借閱流程1.申請(qǐng)：借閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、年度、保管期限、借閱目的、借閱期限等信息，并簽字確認(rèn)。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)借閱人員所在單位或部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交至本公司檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱條件的予以批準(zhǔn)。3.借閱：借閱人員憑批準(zhǔn)的借閱申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得損壞、丟失檔案。4.歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、檔案統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的接收、整理、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類(lèi)別、年度、保管期限、利用情況等信息，通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案管理工作的動(dòng)態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，報(bào)表數(shù)據(jù)應(yīng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致。（二）檔案信息化管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱管理等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。數(shù)字化處理應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、訪問(wèn)控制、防火墻等措施，防止檔案信息泄露和被篡改。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本公司應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案托管服務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理流程的規(guī)范性、檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全性、檔案利用情況等。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況