PAGE省直單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)省直單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為單位各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于省直單位各部門及所屬機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。省直單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)完整原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映單位工作活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門省直單位設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等，建立健全檔案檢索體系。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。6.參與檔案鑒定、銷毀等工作，提出處理意見。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，按時(shí)向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。3.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本單位形成的各類文件、報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.本單位在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。4.本單位的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案等專門檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將工作中形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)保持文件的原貌，不得擅自涂改、損毀。3.對(duì)重要文件和資料應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限進(jìn)行整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號(hào)、日期、保管期限等。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔，移交檔案管理部門。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，符合整理要求。2.填寫歸檔文件目錄，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。3.檔案應(yīng)裝盒存放，盒內(nèi)文件排列有序。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案是對(duì)本單位有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長期保管期限為16年至50年；短期保管期限為15年以下。（四）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本單位工作人員因工作需要可查閱本單位檔案。外單位查閱檔案需經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等。2.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。（三）借閱規(guī)定1.因特殊情況需借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。（四）利用反饋檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案的利用效果，及時(shí)改進(jìn)檔案管理工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對(duì)鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。（四）銷毀登記銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人和監(jiān)銷人員簽字后存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立省直單位檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理。3.數(shù)據(jù)掛接：將電子圖像與檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的錄入、修改、刪除等功能。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，方便快速查找檔案。3.借閱管理：辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱情況。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案利用情況、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。（四）安全管理1.建立檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全保密。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)省直單位檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作質(zhì)量。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案查閱、利用和銷毀等工作的規(guī)范性。（三）檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門的檔案管理工作進(jìn)行抽查。（四）結(jié)果處理對(duì)檢查