PAGE檔案室層級分工責任制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，確保檔案資料的完整性、準確性、安全性和可利用性，提高檔案管理工作效率和質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的職責與行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與有效利用。2.分級負責原則：明確各層級在檔案管理中的職責，做到責任到人，各司其職。3.確保安全原則：采取有效措施，保障檔案實體與信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查詢、借閱等服務水平，滿足公司各項工作對檔案利用的需求。二、檔案室組織架構與職責（一）檔案室管理架構公司檔案室設主任一名，全面負責檔案室的管理工作；設檔案管理員若干名，分別負責不同類別檔案的具體管理工作。（二）檔案室主任職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，組織制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督實施。2.負責檔案室的整體規(guī)劃與建設，合理配置檔案管理資源，確保檔案室工作的正常開展。3.組織指導各部門的檔案收集、整理、歸檔等工作，定期檢查檔案管理情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。4.負責檔案信息資源的開發(fā)利用，根據(jù)公司需求提供檔案查詢、借閱等服務，為公司決策和各項工作提供支持。5.組織開展檔案業(yè)務培訓與交流活動，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質。6.負責與上級主管部門、相關單位及其他部門的檔案工作聯(lián)系與協(xié)調。（三）檔案管理員職責1.負責各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。2.嚴格按照檔案管理制度，對檔案的接收、保管、借閱、歸還等環(huán)節(jié)進行登記和管理，做好檔案出入庫手續(xù)。3.負責檔案庫房的日常管理，定期檢查檔案保管狀況，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案安全。4.利用現(xiàn)代化技術手段，對檔案信息進行數(shù)字化處理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。5.根據(jù)檔案利用需求，及時準確地提供檔案查詢、借閱服務，并做好記錄。對歸還的檔案進行認真核對，確保檔案完整無損。6.協(xié)助檔案室主任開展檔案業(yè)務培訓工作，指導各部門兼職檔案員的檔案管理工作。7.完成檔案室主任交辦的其他臨時性工作任務。三、檔案分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為行政管理類、黨群工作類、經營管理類、生產技術類、產品研發(fā)類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等十大類。具體分類如下：1.行政管理類：包括公司綜合性文件、會議文件、工作計劃與總結、規(guī)章制度、行政事務管理等方面的檔案。2.黨群工作類：涵蓋黨組織建設、黨員管理、工會工作、共青團工作等相關檔案。3.經營管理類：涉及市場營銷、財務管理、人力資源管理、物資采購、合同管理等經營活動中的各類檔案。4.生產技術類：包含生產工藝、技術標準、操作規(guī)程、質量控制、設備維護等生產技術方面的檔案。5.產品研發(fā)類：有關產品設計、研發(fā)過程、技術創(chuàng)新、知識產權等方面的檔案。6.基本建設類：涉及公司基本建設項目的立項、規(guī)劃、設計、施工、驗收等全過程的檔案。7.設備儀器類：包括設備采購、安裝調試、運行維護、報廢處理等設備儀器管理方面的檔案。8.會計檔案類：按照國家會計檔案管理規(guī)定，對會計憑證、賬簿、報表等會計資料進行分類歸檔。9.人事檔案類：存放員工個人基本信息、工作經歷、考核評價、培訓記錄、薪酬福利等人事檔案資料。10.其他類：不屬于上述各類的其他檔案，如特殊時期的重要文件、對外合作項目檔案等。（二）檔案編號為便于檔案的管理與查詢，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“大類代碼+流水號”的方式，具體如下：1.行政管理類：代碼為“XZ”，流水號從001開始依次編排。2.黨群工作類：代碼為“DQ”，流水號從001開始依次編排。3.經營管理類：代碼為“JY”，流水號從001開始依次編排。4.生產技術類：代碼為“SC”，流水號從001開始依次編排。5.產品研發(fā)類：代碼為“YF”，流水號從001開始依次編排。6.基本建設類：代碼為“JS”，流水號從001開始依次編排。7.設備儀器類：代碼為“SB”，流水號從001開始依次編排。8.會計檔案類：代碼為“KJ”，流水號按照會計年度和檔案類別分別編排。9.人事檔案類：代碼為“RS”，流水號與員工個人編號一致。10.其他類：代碼為“QT”，流水號從001開始依次編排。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應明確兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。兼職檔案員應按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各種文件材料，確保檔案的完整性。2.對于公司內部產生的文件，如通知、報告、請示、批復等，承辦部門應在文件辦理完畢后，及時將原件或復印件移交檔案室。對于外來文件，如上級機關文件、合作單位文件等，由辦公室統(tǒng)一接收后，按照規(guī)定進行登記，并及時分發(fā)到相關部門。相關部門應在處理完畢后，將文件原件或復印件移交檔案室。3.人事檔案由人力資源部門負責收集、整理和保管。員工入職時，人力資源部門應及時收集員工個人檔案材料；員工離職時，應按照規(guī)定辦理檔案轉出手續(xù)。4.會計檔案由財務部門按照國家會計檔案管理規(guī)定進行整理和保管，年度終了后，在規(guī)定時間內移交檔案室。（二）檔案整理1.檔案管理員收到各部門移交的檔案后，應按照檔案分類標準進行分類。對于同一類檔案，應按照文件形成時間順序進行排列，確保檔案的系統(tǒng)性。2.對每份檔案進行編號，填寫檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。3.對紙質檔案進行裝訂，拆除金屬物，采用三孔一線或膠裝等方式進行裝訂，確保檔案整齊牢固。4.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案目錄，確保電子檔案與紙質檔案的對應關系清晰準確。電子檔案應定期進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質上，并異地保存。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完成后，檔案管理員應及時將檔案移交檔案室進行歸檔。歸檔時，應按照檔案編號順序依次上架存放，確保檔案存放有序，便于查找。2.對于重要檔案或涉及多個部門的檔案，應建立專門的檔案盒或檔案柜進行存放，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別和編號范圍。3.檔案室應建立檔案歸檔登記臺賬，詳細記錄檔案歸檔的時間、類別、數(shù)量、移交部門等信息，以便于查詢和統(tǒng)計。（二）檔案保管1.檔案室應配備專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。檔案庫房應安裝溫濕度調節(jié)設備、消防設備、防盜報警設備等，確保檔案保管環(huán)境安全適宜。2.檔案應分類存放，不同類別的檔案應分開存放，避免相互混淆。對于珍貴檔案或易損檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、使用保護套等。3.檔案管理員應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理，并做好記錄。4.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。5.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入庫房的，應經檔案室主任批準，并在檔案管理員的陪同下進行操作。六、檔案借閱與利用（一）借閱申請1.公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的類別、編號、題名、借閱目的、借閱期限等內容。2.《檔案借閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，報檔案室主任審批。檔案室主任根據(jù)檔案的密級、保管期限等情況進行審批，對于涉及重要機密或敏感信息的檔案，應嚴格控制借閱范圍和審批權限。（二）借閱審批1.檔案室主任批準后，檔案管理員根據(jù)《檔案借閱申請表》的內容，辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人應在檔案借閱登記簿上簽字確認，領取檔案。2.對于借閱期限超過一周的檔案，借閱人應在借閱期限屆滿前辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借手續(xù)與借閱申請手續(xù)相同，經檔案室主任審批后辦理。（三）檔案歸還1.借閱人應在借閱期限屆滿后及時歸還檔案。歸還檔案時，檔案管理員應認真核對檔案的數(shù)量、完整性等情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。2.借閱人歸還檔案后，檔案管理員應在檔案借閱登記簿上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。（四）檔案利用1.檔案室應積極為公司各項工作提供檔案利用服務。根據(jù)公司需求，檔案管理員可以提供檔案查閱、復印、摘錄等服務。2.對于需要復印或摘錄的檔案，檔案管理員應按照規(guī)定進行操作，確保檔案信息的安全。復印或摘錄的檔案應加蓋檔案室印章，并注明用途。3.檔案室應建立檔案利用登記臺賬，詳細記錄檔案利用的時間、利用人、利用目的、利用內容等信息，以便于統(tǒng)計和分析檔案利用情況。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案室應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.檔案鑒定工作由檔案室主任組織，檔案管理員和相關部門兼職檔案員參加。鑒定時，應根據(jù)檔案的內容重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素進行綜合評估，確定檔案的保管期限。3.對于保管期限已滿的檔案，應進行再次鑒定，確定是否可以銷毀或繼續(xù)保存。對于仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限。（二）檔案銷毀1.經鑒定可以銷毀的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案的類別、編號、題名、數(shù)量、銷毀原因等內容，并附上檔案鑒定報告。2.《檔案銷毀申請表》經檔案室主任審核，報公司主管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理員和相關部門人員共同監(jiān)督銷毀過程。銷毀過程應采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀后，應在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期，并由監(jiān)督銷毀人員簽字確認。同時，應在檔案銷毀登記臺賬上進行記錄，以便于查詢和統(tǒng)計。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲與管理，提高檔案管理的工作效率和服務水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和利用，為公司決策和各項工作提供及時準確的檔案信息支持。（二）數(shù)字化檔案采集1.對公司現(xiàn)有的紙質檔案進行全面數(shù)字化處理，按照檔案分類和編號順序，逐份進行掃描，生成清晰可讀的電子檔案圖像。2.掃描后的電子檔案應進行圖像處理，包括去噪、去污、裁剪、糾偏等操作，確保電子檔案圖像的質量。3.對電子檔案進行命名和分類存儲，命名應遵循檔案編號+題名的規(guī)則，分類存儲應按照檔案分類標準進行，確保電子檔案與紙質檔案的對應關系清晰準確。（三）檔案信息系統(tǒng)應用1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。檔案信息管理系統(tǒng)應具備權限管理功能，不同人員根據(jù)其職責和權限，只能訪問和操作相應的檔案信息。2.檔案管理員應定期對檔案信息進行更新和維護，確保檔案信息的準確性和完整性。同時，應做好檔案信息系統(tǒng)的安全防護工作，防止檔案信息泄露和丟失。3.利用檔案信息管理系統(tǒng)，開展檔案利用分析工作，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。通過對檔案利用情況的統(tǒng)計和分析，了解公司各項工作對檔案的需求，為檔案管理工作的優(yōu)化提供依據(jù)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設立檔案管理監(jiān)督小組，由檔案室主任擔任組長，成員包括各部門兼職檔案員。監(jiān)督小組定期對各部門的檔案管理工作進行檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、借閱等環(huán)節(jié)的工作情況。2.監(jiān)督小組應制定詳細的檢查標準和檢查計劃，確保檢查工作的全面性和規(guī)范性。檢查過程中，應認真記錄發(fā)現(xiàn)的問題，并及時反饋給相關部門，要求其限期整改。3.檔案室主任應定期向公司主管領導匯報檔案管理監(jiān)督檢查情況，對檔案管理工作中存在的問題提出改進建議和措施。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價制度，對各部門及檔案管理人員的檔案管理工作進行考核評價?？己嗽u價內容包括檔案管理工作的組織實施、工作質量、工作效率、檔案利用效果等方面。2.考核評價采用定量與定性相結合的方式，通過查閱檔案管理工作記錄、實