PAGE局檔案查詢管理制度規(guī)定一、總則（一）目的為了加強本局檔案管理，規(guī)范檔案查詢行為，確保檔案信息的安全與合理利用，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及全體工作人員在履行工作職責過程中涉及的檔案查詢活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案查詢工作必須嚴格遵守國家有關法律法規(guī)以及檔案管理的相關行業(yè)標準，確保查詢行為合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查詢過程中，要采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。同時，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息嚴格保密。3.規(guī)范有序原則明確檔案查詢的流程和要求，使查詢工作有序進行，提高工作效率，避免混亂和無序。4.服務利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的服務功能，為本局各項工作的開展提供有力支持，滿足合理的檔案查詢需求。二、檔案查詢范圍（一）可查詢檔案類別1.行政管理檔案包括本局制定的各項規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結、行政公文等，用于了解本局行政管理工作的歷史沿革、決策過程和工作執(zhí)行情況。2.業(yè)務工作檔案涵蓋本局各業(yè)務領域的工作方案、項目資料、業(yè)務報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等，為業(yè)務工作的開展、分析和評估提供依據(jù)。3.人事檔案包含本局工作人員的個人基本信息、履歷、考核評價、獎懲記錄、工資待遇等，用于人員管理、晉升考核、人事決策等工作。4.財務檔案涉及本局的財務收支憑證、賬目報表、審計報告等，為財務管理、預算編制、資金審計等提供數(shù)據(jù)支持。（二）限制查詢檔案類別1.涉及國家機密的檔案嚴格按照國家保密法律法規(guī)的規(guī)定，此類檔案僅限特定的保密部門和人員在履行保密職責時查詢，嚴禁向無關人員泄露相關信息。2.涉及商業(yè)秘密的檔案如本局與外部機構簽訂的商業(yè)合同、合作協(xié)議中明確約定為商業(yè)秘密的內容，以及本局在業(yè)務開展過程中形成的具有商業(yè)價值且采取了保密措施的信息檔案。未經授權，不得對外查詢和披露。3.涉及個人隱私的檔案主要指本局工作人員個人提交的、明確要求保密的個人隱私信息檔案，如個人健康狀況、婚姻狀況等敏感信息。在查詢時需嚴格遵循相關隱私保護規(guī)定，確保個人隱私不被侵犯。三、檔案查詢流程（一）查詢申請1.內部查詢本局工作人員因工作需要查詢檔案的，應填寫《檔案查詢申請表》，詳細注明查詢目的、所需檔案類別和具體內容，并提交所在部門負責人審批。部門負責人應根據(jù)工作實際情況進行審核，如認為申請合理，簽字批準后交檔案管理部門辦理查詢手續(xù)。2.外部查詢外部單位或個人因工作需要查詢本局檔案的，須提交正式的查詢申請函，說明查詢的目的、用途以及查詢范圍，并加蓋單位公章。申請函應通過本局指定的聯(lián)絡渠道提交至檔案管理部門。檔案管理部門收到申請函后，應進行初步審核，對于符合查詢條件的，報本局分管領導審批。（二）受理審核檔案管理部門在收到查詢申請后，應根據(jù)申請內容進行受理審核。審核內容包括：申請手續(xù)是否齊全、查詢目的是否合理、查詢范圍是否符合規(guī)定等。對于手續(xù)不全或不符合查詢規(guī)定的申請，應及時通知申請人補充完善或說明原因。如申請涉及限制查詢檔案類別，需嚴格按照相關規(guī)定進行審核，必要時征求相關部門或領導的意見。（三）查詢辦理經審核通過的查詢申請，檔案管理部門應根據(jù)申請要求，安排專人負責檔案查詢工作。查詢人員應嚴格按照檔案管理的操作規(guī)程，在指定的查詢場所進行查詢，并做好查詢記錄。查詢記錄應包括查詢時間、查詢人員、查詢檔案類別和內容、查詢用途等信息。對于可以提供復印件的檔案資料，查詢人員應在確保與原件一致的前提下，按照規(guī)定的格式和數(shù)量提供復印件，并加蓋檔案管理部門印章。對于涉及電子檔案的查詢，應按照電子檔案管理規(guī)定進行操作，確保電子檔案信息的安全和完整。（四）結果反饋查詢工作完成后，檔案管理部門應及時將查詢結果反饋給申請人。對于提供檔案復印件的，應同時告知申請人檔案原件的保存地點和查閱注意事項。如查詢結果不符合申請人預期或存在疑問，檔案管理部門應協(xié)助申請人進行進一步核實和解釋。對于外部查詢，檔案管理部門應在反饋查詢結果后，將查詢申請函、審批意見、查詢記錄等相關資料進行整理歸檔，以備后續(xù)查閱。四、檔案查詢權限與責任（一）查詢權限1.本局工作人員在經過所在部門負責人審批后，可查詢與其工作職責相關的檔案信息。不同崗位人員的查詢權限應根據(jù)其工作需求和職責范圍進行明確界定，確保查詢行為與工作實際相符。2.外部單位人員外部單位因工作需要查詢本局檔案的，須經本局分管領導審批同意。審批通過后，在檔案管理部門的監(jiān)督下進行查詢。外部單位人員的查詢權限僅限于經審批同意的查詢范圍，不得擅自擴大查詢內容。（二）查詢責任1.查詢人員責任查詢人員在查詢檔案過程中，應嚴格遵守本制度規(guī)定和檔案管理部門的要求，愛護檔案資料，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。查詢結束后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。如因查詢人員的故意或重大過失導致檔案信息泄露、丟失或損壞的，應依法依規(guī)追究其責任。2.檔案管理部門責任檔案管理部門應嚴格按照本制度規(guī)定受理查詢申請，審核查詢資格，提供準確的查詢服務。對檔案查詢過程進行全程監(jiān)督，確保查詢行為規(guī)范有序。如因檔案管理部門工作人員的失職導致檔案查詢工作出現(xiàn)失誤或違規(guī)行為的，應視情節(jié)輕重追究相關人員的責任。五、檔案安全與保密措施（一）物理安全1.檔案存儲場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，安裝必要的監(jiān)控設備，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。2.對檔案存儲設備定期進行檢查和維護，確保設備運行正常，防止因設備故障導致檔案信息丟失或損壞。（二）信息安全1.建立檔案信息安全管理制度，對檔案信息的存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)進行嚴格管控。采用加密技術對重要檔案信息進行加密處理，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。2.限制檔案信息的訪問權限，根據(jù)查詢人員的身份和查詢需求，設置不同級別的訪問權限，確保只有授權人員能夠訪問相應的檔案信息。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復安全隱患，防止黑客攻擊和惡意軟件入侵。（三）人員安全1.加強對檔案管理部門工作人員的安全保密教育，提高其安全意識和保密技能，簽訂保密責任書，明確保密責任和義務。2.對涉及檔案查詢的工作人員進行背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和安全保密意識，防止因人員問題導致檔案信息泄露。（四）保密措施1.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，在查詢、使用和傳遞過程中采取必要的保密措施，如專人負責、專用設備、加密存儲等。2.嚴禁在非保密場所談論、傳播涉及保密檔案的內容，不得將保密檔案信息帶出規(guī)定的查詢場所。3.對因工作需要接觸保密檔案信息的人員，應進行保密提醒，要求其嚴格遵守保密規(guī)定，并在工作結束后及時歸還所借檔案資料，清理相關存儲設備中的保密信息。六、檔案查詢記錄與統(tǒng)計（一）查詢記錄檔案管理部門應建立完善的檔案查詢記錄制度，對每一次檔案查詢活動進行詳細記錄。查詢記錄應包括查詢申請日期、申請人姓名或單位名稱、查詢目的、查詢檔案類別和內容、查詢結果、審批意見、查詢人員簽名等信息。查詢記錄應采用紙質和電子兩種形式保存，保存期限應符合檔案管理的相關規(guī)定。（二）統(tǒng)計分析檔案管理部門應定期對檔案查詢記錄進行統(tǒng)計分析，形成檔案查詢統(tǒng)計報表。統(tǒng)計報表應包括查詢次數(shù)、查詢類別、查詢目的分布、查詢人員構成等信息。通過對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析，了解檔案利用情況和需求趨勢，為檔案管理工作的優(yōu)化和改進提供依據(jù)。同時，應根據(jù)統(tǒng)計分析結果，及時發(fā)現(xiàn)檔案查詢過程中存在的問題和異常情況，采取相應的措施進行處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督本局內部審計部門應定期對檔案查詢管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查查詢申請審批程序是否規(guī)范、查詢行為是否符合規(guī)定、檔案安全與保密措施是否落實等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保制度執(zhí)行到位。（二）外部監(jiān)督接受上級主管部門、檔案行政管理部門以及相關監(jiān)管機構的監(jiān)督檢查，積極配合外部監(jiān)督工作，如實提供檔案查詢管理工作的相關資料和情況。對于外部監(jiān)督機構提出的意見和建議，應認真研究并及時整改，不斷完善檔案查詢管理制度。八、附則（一）解釋權本制度規(guī)定由本局檔案管理部門負責解釋。在執(zhí)行過