PAGE質(zhì)安站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強質(zhì)安站檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在質(zhì)量安全監(jiān)督管理工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本質(zhì)安站實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于質(zhì)安站在質(zhì)量安全監(jiān)督管理活動中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：質(zhì)安站檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映質(zhì)量安全監(jiān)督管理工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：加強檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露和損壞。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善質(zhì)安站檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理質(zhì)安站各類檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和安全性。6.負責檔案庫房的管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。（二）各部門職責1.負責本部門在質(zhì)量安全監(jiān)督管理工作中形成的文件、資料、記錄等的收集、整理和歸檔，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。3.對檔案進行定期檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題。4.不斷提高檔案管理業(yè)務水平，熟練掌握檔案管理軟件和設(shè)備的操作使用。5.保守檔案機密，不得泄露檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級主管部門下發(fā)的與質(zhì)量安全監(jiān)督管理相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。2.質(zhì)安站制定的質(zhì)量安全監(jiān)督管理工作制度、規(guī)范、標準等文件。3.質(zhì)量安全監(jiān)督檢查計劃、方案、報告等資料。4.工程項目質(zhì)量安全監(jiān)督檔案，包括工程建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等提交的相關(guān)資料。5.質(zhì)量安全事故調(diào)查處理文件、報告等。6.質(zhì)量安全培訓、宣傳活動資料。7.其他與質(zhì)量安全監(jiān)督管理工作相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門要指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進行分類，一般可分為行政管理類、質(zhì)量監(jiān)督類、安全監(jiān)督類、工程檔案類、事故處理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于檔案的檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：對涉及質(zhì)量安全監(jiān)督管理工作的重要文件、資料、記錄等，如質(zhì)量安全事故調(diào)查報告、重大工程項目質(zhì)量安全監(jiān)督檔案等，應永久保管。2.定期保管：對一般性的質(zhì)量安全監(jiān)督管理文件、資料、記錄等，保管期限一般為[X]年，具體期限根據(jù)檔案的重要程度和實際情況確定。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應存放在專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。檔案應分類存放，排列整齊，并建立檔案存放索引。2.電子檔案：應存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行備份。電子檔案應按照分類進行存儲，建立電子檔案目錄，便于查詢和利用。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和盤點，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的可讀性。3.嚴格控制檔案庫房的溫度、濕度，定期進行通風換氣，防止檔案發(fā)霉、變質(zhì)。4.加強對檔案庫房的安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.質(zhì)安站內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、其他相關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)因辦案需要查閱檔案。（二）利用程序1.查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準。2.檔案管理人員根據(jù)《檔案查閱申請表》提供檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案應在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行復印。4.查閱檔案人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員。（三）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準。2.檔案管理人員根據(jù)《檔案借閱申請表》辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人應在借閱登記本上簽字確認。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應及時將檔案歸還檔案管理部門。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.全面審查原則：對檔案的內(nèi)容、來源、形式等進行全面審查，綜合判斷檔案的價值。3.準確判定原則：準確判定檔案是否已失去保存價值，是否需要銷毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負責對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，判斷其價值。2.分析比較法：與同類檔案進行比較，分析其價值。3.效益評估法：評估檔案對質(zhì)量安全監(jiān)督管理工作的效益，確定其價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人和單位負責人簽字批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，銷毀人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立質(zhì)安站檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化檢索。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查詢、借閱和利用。3.加強檔案信息的安全保密，防止檔案信息泄露和損壞。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合質(zhì)安站的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。3.安全保密體系建設(shè)：建立檔案信息安全保密制度，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認證、訪問控制等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作使用，及時錄入和更新檔