PAGE人事檔案室制度上墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人事檔案管理，確保人事檔案的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映員工的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集員工各類人事信息，確保檔案資料完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保密人事檔案內(nèi)容，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行檔案管理操作，保證管理工作規(guī)范有序。二、檔案內(nèi)容（一）員工基本信息1.個(gè)人簡(jiǎn)歷，包括教育背景、工作經(jīng)歷等。2.身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書等復(fù)印件。3.勞動(dòng)合同、崗位變動(dòng)記錄等。（二）培訓(xùn)與發(fā)展1.參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄及相關(guān)證書。2.培訓(xùn)考核成績(jī)、培訓(xùn)總結(jié)等。（三）績(jī)效考核1.各年度績(jī)效考核結(jié)果及評(píng)價(jià)記錄。2.績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃及實(shí)施情況。（四）薪酬福利1.工資調(diào)整記錄、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄等。2.社保、公積金繳納記錄。（五）獎(jiǎng)懲情況1.獲得的公司內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)、外部榮譽(yù)證書等。2.違紀(jì)違規(guī)處理記錄。（六）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.員工個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃書。2.職業(yè)發(fā)展面談?dòng)涗?。（七）其他相關(guān)資料1.員工離職交接清單。2.其他與員工人事相關(guān)的重要資料。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工入職時(shí)提交的各類資料。2.各部門定期向人力資源部門報(bào)送員工的培訓(xùn)、績(jī)效、獎(jiǎng)懲等相關(guān)資料。3.員工本人因工作需要或個(gè)人發(fā)展要求主動(dòng)提交的相關(guān)資料。（二）整理要求1.按照檔案內(nèi)容分類，依次排列各類資料。2.每份資料應(yīng)注明日期、來源等關(guān)鍵信息。3.對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)，建立索引目錄，便于查找。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保資料無遺漏、無損壞。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的人事檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、員工編號(hào)等順序存放，便于查閱。（三）檔案借閱1.借閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要借閱人事檔案，需填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后方可借閱。外部單位因工作需要查閱人事檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由人力資源部門指定專人陪同查閱，并嚴(yán)格登記查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.借閱期限一般借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。3.借閱要求借閱人員必須愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞。借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)將檔案整理歸還原位，由檔案管理人員進(jìn)行檢查核對(duì)。（四）檔案歸還1.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案完整無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（五）檔案銷毀1.銷毀條件已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。因各種原因不再需要保存的重復(fù)檔案。2.銷毀程序由人力資源部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《人事檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度等信息。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由人力資源部門會(huì)同相關(guān)部門組成銷毀小組，對(duì)檔案進(jìn)行集中銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)妥善保存[X]年。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司人力資源部門工作人員因工作需要可查閱人事檔案。2.各部門負(fù)責(zé)人在其職責(zé)范圍內(nèi)，經(jīng)人力資源部門同意后可查閱本部門員工檔案。3.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要可查閱相關(guān)員工檔案。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.將申請(qǐng)表提交至人力資源部門，由檔案管理人員根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核。3.審核通過后，檔案管理人員為查閱人員提供相應(yīng)檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（三）利用方式1.為公司人力資源管理決策提供參考依據(jù)，如員工晉升、調(diào)崗、培訓(xùn)等。2.協(xié)助解決勞動(dòng)糾紛、處理員工違紀(jì)等問題。3.為員工提供個(gè)人檔案信息查詢服務(wù)，促進(jìn)員工對(duì)自身職業(yè)發(fā)展的了解。六、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，確保不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。（二）數(shù)據(jù)錄入1.人力資源部門安排專人負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案資料錄入信息化管理系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.定期對(duì)錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)和更新，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一致。（三）數(shù)據(jù)安全1.加強(qiáng)對(duì)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等，防止數(shù)據(jù)被非法入侵和篡改。2.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，并異地存放。3.嚴(yán)格控制系統(tǒng)用戶的賬號(hào)和密碼，定期更換密碼，防止賬號(hào)被盜用。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司人事檔案管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，保障檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、借閱、歸還等日常管理工作。2.維護(hù)檔案信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.按照規(guī)定的程序和方法處理檔案查閱、利用等申請(qǐng)，提供準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理情況。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由人力資源部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門人員等組成，定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.接受員工對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和投訴，對(duì)反映的問題及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和保密性。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況和數(shù)據(jù)安全。（三）問題處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.對(duì)違反檔案管理制度的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的追究法律責(zé)任。九、附則（一）解釋權(quán)本制度由公