PAGE專班檔案管理制度一、總則（一）目的為加強專班檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各專班在工作過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：專班檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映專班工作實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理專班工作中形成的各種文件、資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善專班檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各專班檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)專班檔案的集中保管，建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案安全。4.負(fù)責(zé)檔案的編目、檢索工具的編制，方便檔案的查閱和利用。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。（二）專班負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本專班檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確專人負(fù)責(zé)檔案收集、整理工作。2.督促本專班人員及時將工作中形成的文件、資料移交檔案管理人員。3.對本專班檔案的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收、整理、保管專班檔案，按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂等工作。2.建立檔案臺賬，記錄檔案的收進(jìn)、移出、查閱等情況。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機(jī)密，確保檔案安全。4.積極為檔案查閱利用提供服務(wù)，及時查找、提供所需檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的與專班工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.專班工作計劃、方案、總結(jié)、報告等。3.工作會議記錄、紀(jì)要、決議等。4.各類合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。5.調(diào)查研究報告、統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)資料等。6.工作中形成的各類圖表、圖紙、照片、音像資料等。7.其他與專班工作有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各專班人員應(yīng)及時將工作中形成的文件、資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件、資料應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般可分為綜合類、業(yè)務(wù)類、財務(wù)類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：對紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間各專班應(yīng)在工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行核對，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。2.對符合要求的檔案進(jìn)行接收，并辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。3.將歸檔檔案按照編號順序放入檔案庫房指定位置。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。具體保管期限根據(jù)檔案的重要性和價值確定，參照國家相關(guān)檔案保管期限規(guī)定執(zhí)行。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合規(guī)定要求。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案安全。3.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后交檔案管理人員，檔案管理人員根據(jù)申請表提供檔案，并在查閱登記簿上記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司/組織利益。2.利用檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。3.如需對檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)借、公布等，需經(jīng)公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、專班負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定。對已失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行審核，形成鑒定報告，提出銷毀意見。2.鑒定報告經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同監(jiān)督銷毀過程，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作檔案管理人員應(yīng)定期對檔案的收進(jìn)、移出、查閱、利用、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表，上報公司/組織相關(guān)部門。（二）移交工作1.因工作需要，公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員變動時，檔案管理部門應(yīng)及時辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應(yīng)填寫《檔案