PAGE語委辦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強語委辦檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于語委辦各部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于文件、資料、記錄、報表、音像制品等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：語委辦檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存。2.真實性原則：檔案應如實反映語委辦各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：檔案應全面、系統(tǒng)地記錄語委辦工作的全過程，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案，應嚴格保密，防止泄露。5.方便利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室綜合檔案室是語委辦檔案管理的職能部門，負責檔案管理的日常工作，其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善語委辦檔案管理制度。2.負責接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計語委辦各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對檔案進行分類、編目、編號，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀和移交。5.開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。6.組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質和工作能力。7.提供檔案查閱、借閱服務，為語委辦各項工作提供支持。（二）檔案管理人員檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程，認真履行以下職責：1.負責檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等日常工作。2.對檔案進行定期檢查和清點，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)。4.協(xié)助綜合檔案室主任開展檔案鑒定、銷毀等工作。5.做好檔案管理的統(tǒng)計工作，及時準確地填報檔案統(tǒng)計報表。6.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）各部門兼職檔案員各部門應指定一名兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，其主要職責包括：1.負責收集本部門在工作中形成的各類文件、資料、記錄等，并及時移交綜合檔案室。2.對本部門檔案進行初步整理，確保檔案的齊全、完整。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。4.配合綜合檔案室開展檔案清查、統(tǒng)計等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與語委辦工作相關的文件、指示、通知等。2.語委辦制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告等。3.語委辦召開的各類會議的文件、記錄、紀要等。4.語委辦開展的各項活動的文件、資料、照片、音像制品等。5.語委辦與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、函件等。6.語委辦工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。7.語委辦財務工作中形成的會計憑證、賬簿、報表等。8.其他與語委辦工作相關的有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應及時收集本部門在工作中形成的各類檔案，并于每年年底前移交綜合檔案室。2.對于重要文件、資料，應及時收集并報送綜合檔案室，不得積壓或擅自銷毀。3.收集的檔案應保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁、抽取。4.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其真實性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、人事檔案類、會計檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和利用。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，按照編號順序排列，便于檔案的保管和查找。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映語委辦主要職能活動和基本歷史面貌的，對語委辦工作、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映語委辦一般工作活動，在較長時間內(nèi)對語委辦工作有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映語委辦短期工作活動，但在較短時間內(nèi)對語委辦工作有查考利用價值的檔案，應列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管要求1.綜合檔案室應配備專門的檔案庫房，確保檔案庫房安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，確保電子檔案的安全。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。5.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，延長檔案的使用壽命。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本單位工作人員因工作需要，可以查閱本部門及綜合檔案室保管的檔案。外單位查閱語委辦檔案，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本單位工作人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，應提前向語委辦提交《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，并加蓋單位公章。經(jīng)語委辦領導批準后，方可查閱。3.查閱檔案時，應在綜合檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘抄檔案內(nèi)容，應經(jīng)綜合檔案室工作人員同意，并登記備案。（三）利用規(guī)定1.查閱檔案應遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得隨意涂改、損壞、抽取、丟棄檔案。2.查閱檔案后，應及時將檔案歸還綜合檔案室，并辦理歸還手續(xù)。3.未經(jīng)語委辦領導批準，不得擅自將檔案提供給其他單位或個人查閱、利用。4.涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行查閱和利用，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室主任擔任組長，各部門負責人和檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、利用情況等因素，對檔案進行全面審查和評估，并提出鑒定意見。2.對于保管期限已滿且無保存價值的檔案，應列為銷毀范圍。對于仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限。3.鑒定工作應形成書面記錄，包括鑒定時間、鑒定人員、鑒定意見等，并由檔案鑒定工作小組組長簽字確認。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)語委辦領導批準。2.檔案銷毀應在檔案鑒定工作小組的監(jiān)督下進行，確保銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，應在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由檔案鑒定工作小組組長和監(jiān)銷人員簽字確認。4.檔案銷毀記錄應長期保存，以備查閱。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并及時填報檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計報表應準確、及時、完整，不得虛報、瞞報、漏報。3.檔案統(tǒng)計工作應納入綜合檔案室年度工作計劃，確保統(tǒng)計工作的順利開展。（二）移交工作1.語委辦撤銷、合并時，應按照國家