PAGE宣傳部檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)宣傳部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于宣傳部在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、音像等各種形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：宣傳部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：歸檔的檔案必須是真實(shí)反映宣傳部工作實(shí)際情況的原始材料。3.完整性原則：全面收集和整理宣傳部工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）宣傳部負(fù)責(zé)人職責(zé)1.領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督宣傳部檔案管理工作，將檔案管理工作納入宣傳部整體工作計(jì)劃。2.審核重要檔案的歸檔范圍和保管期限。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)宣傳部檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理流程。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。5.做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確上報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理和初步分類，定期移交檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案的整理、編目等工作，提供相關(guān)資料和信息。3.在工作中嚴(yán)格按照檔案管理要求，妥善保管本部門(mén)的文件材料，防止丟失和損壞。三、檔案歸檔范圍（一）宣傳工作文件1.上級(jí)部門(mén)關(guān)于宣傳工作的指示、決定、通知等文件。2.宣傳部制定的宣傳工作計(jì)劃、方案、總結(jié)等文件。3.宣傳工作的調(diào)研報(bào)告、工作簡(jiǎn)報(bào)等材料。（二）活動(dòng)策劃與執(zhí)行檔案1.各類宣傳活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)預(yù)算、活動(dòng)流程安排等文件。2.活動(dòng)的宣傳資料，如海報(bào)、宣傳單頁(yè)、視頻等設(shè)計(jì)稿及成品。3.活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、音頻等資料。4.活動(dòng)總結(jié)報(bào)告、評(píng)估材料等。（三）媒體合作檔案1.與各類媒體的合作協(xié)議、合作意向書(shū)等文件。2.媒體宣傳報(bào)道的稿件、剪輯視頻等資料。3.媒體合作的溝通記錄、會(huì)議紀(jì)要等。（四）內(nèi)部資料與信息檔案1.宣傳部?jī)?nèi)部的規(guī)章制度、工作流程、崗位職責(zé)等文件。2.部門(mén)內(nèi)部會(huì)議記錄、工作匯報(bào)、考勤記錄等資料。3.宣傳部工作人員的培訓(xùn)記錄、考核材料等。（五）其他檔案1.宣傳部獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)項(xiàng)等相關(guān)資料。2.與宣傳部工作相關(guān)的其他有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、音像等。四、檔案分類與編號(hào)（一）分類方法1.按年度分類：將檔案按形成年度進(jìn)行劃分，每年單獨(dú)設(shè)立一個(gè)類別。2.按類別分類：在每個(gè)年度類別下，根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為宣傳工作文件、活動(dòng)策劃與執(zhí)行、媒體合作、內(nèi)部資料與信息、其他檔案等類別。3.按保管期限分類：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，分為永久、長(zhǎng)期、短期三類。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度類別保管期限流水號(hào)”的格式。2.年度用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別用大寫(xiě)字母表示，如“XW”代表宣傳工作文件，“HD”代表活動(dòng)策劃與執(zhí)行等。4.保管期限用漢字表示，如“永久”“長(zhǎng)期”“短期”。5.流水號(hào)用四位數(shù)字表示，從“0001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如：2023XW永久0001，表示2023年度宣傳工作文件類的永久保存檔案，流水號(hào)為0001。五、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)是原件，如有復(fù)印件，應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集歸檔。（二）整理步驟1.分類：按照檔案分類方法，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.排序：將同一類別的文件材料按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。3.編號(hào)：給每份文件材料編寫(xiě)唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)與檔案編號(hào)系統(tǒng)一致。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。5.裝訂：對(duì)紙張較大或較薄的文件材料進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。6.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。六、檔案保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保存。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。（三）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)損壞的檔案、補(bǔ)充缺失的文件材料等。（四）保密措施1.嚴(yán)格限制檔案查閱人員范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案鑰匙和密碼，防止檔案信息泄露。七、檔案查閱與利用（一）查閱流程1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，在檔案管理系統(tǒng)中查詢相關(guān)檔案信息，并確定是否提供查閱服務(wù)。4.如同意查閱，檔案管理人員應(yīng)在指定地點(diǎn)提供檔案查閱服務(wù)，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。5.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱流程1.借閱人員填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表，在檔案管理系統(tǒng)中查詢相關(guān)檔案信息，并確定是否提供借閱服務(wù)。4.如同意借閱，檔案管理人員應(yīng)與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。5.檔案管理人員按照協(xié)議規(guī)定，將檔案借閱給借閱人員，并登記借閱時(shí)間、借閱期限等信息。6.借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。7.檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。（三）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和利用。2.檔案查閱和利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和程序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大查閱和利用范圍。3.檔案查閱和利用過(guò)程中，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造、抽換等行為。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由宣傳部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門(mén)代表組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，判斷其保存價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，綜合分析檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)宣傳部負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.