PAGE三資檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織的三資檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)公司/組織權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及三資（資產(chǎn)、資金、資源）管理的所有部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)所形成的檔案管理。（三）定義1.三資檔案：指公司/組織在資產(chǎn)、資金、資源管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。2.資產(chǎn)檔案：涵蓋公司/組織擁有或控制的各類(lèi)固定資產(chǎn)、流動(dòng)資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)等相關(guān)的購(gòu)置、使用、處置等環(huán)節(jié)的文件資料。3.資金檔案：包括公司/組織資金的籌集、使用、核算、監(jiān)督等方面形成的憑證、報(bào)表、合同等資料。4.資源檔案：涉及公司/組織所擁有或利用的自然資源、人力資源、信息資源等相關(guān)的規(guī)劃、分配、利用等記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：三資檔案由公司/組織指定的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映三資管理活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理三資管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件資料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的三資檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查閱、利用，提高工作效率，滿(mǎn)足公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善三資檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織的三資檔案，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.建立三資檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索，提高檔案查閱效率。4.定期對(duì)三資檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記，監(jiān)督檔案的使用情況，防止檔案丟失、損壞和泄密。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)三資管理活動(dòng)中各類(lèi)文件資料的收集、整理、立卷，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案形成過(guò)程中的質(zhì)量和規(guī)范。3.在檔案移交前，對(duì)檔案進(jìn)行初步審核，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，做好檔案的日常管理工作。3.對(duì)檔案的整理、分類(lèi)、編號(hào)等工作要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，確保檔案管理的規(guī)范化。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。5.定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.資產(chǎn)檔案收集范圍固定資產(chǎn)購(gòu)置合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、產(chǎn)權(quán)證書(shū)等。固定資產(chǎn)的調(diào)撥、報(bào)廢、處置等相關(guān)審批文件和手續(xù)。固定資產(chǎn)清查盤(pán)點(diǎn)報(bào)告及相關(guān)記錄。流動(dòng)資產(chǎn)的采購(gòu)、銷(xiāo)售、庫(kù)存等方面的憑證、報(bào)表。無(wú)形資產(chǎn)的評(píng)估報(bào)告、轉(zhuǎn)讓合同、專(zhuān)利證書(shū)等。2.資金檔案收集范圍資金籌集的相關(guān)文件，如借款合同、融資協(xié)議、股東出資證明等。資金使用的審批文件、報(bào)銷(xiāo)憑證、費(fèi)用支出明細(xì)等。財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。資金核算的賬簿、憑證、對(duì)賬單等。3.資源檔案收集范圍自然資源的勘探報(bào)告、開(kāi)發(fā)利用方案、許可證等。人力資源的招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬等方面的文件資料。信息資源的收集、整理、存儲(chǔ)、利用等相關(guān)記錄。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集本部門(mén)形成的三資檔案資料。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁(yè)等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類(lèi)按照資產(chǎn)、資金、資源的類(lèi)別進(jìn)行一級(jí)分類(lèi)。在一級(jí)分類(lèi)基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)，如資產(chǎn)可分為固定資產(chǎn)、流動(dòng)資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)等，資金可分為籌資、使用、核算等，資源可分為自然資源、人力資源、信息資源等。二級(jí)分類(lèi)下再根據(jù)檔案的形成時(shí)間、來(lái)源等進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，便于識(shí)別和管理。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線(xiàn)裝或膠裝方式，保持檔案的原貌。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查閱。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.按照檔案的類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。3.建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況，如有問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，制定檔案的鑒定和銷(xiāo)毀計(jì)劃，對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱三資檔案的，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的三資檔案，查閱權(quán)限需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱三資檔案的，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門(mén)辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案查閱證。2.在檔案管理人員的陪同下，到指定的查閱地點(diǎn)查閱檔案。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還登記手續(xù)，交回檔案查閱證。（三）利用規(guī)定1.根據(jù)查閱目的合理利用檔案，如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)事先征得檔案管理部門(mén)同意。2.利用檔案過(guò)程中形成的復(fù)印件、摘錄等資料，應(yīng)注明出處，并與原件核對(duì)無(wú)誤后，加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.利用檔案的人員應(yīng)妥善保管利用過(guò)程中獲取的檔案信息，不得泄露公司/組織機(jī)密。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)三資檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重決定的原則，確保檔案的鑒定結(jié)果客觀、公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)三資檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案與公司/組織當(dāng)前業(yè)務(wù)活動(dòng)的相關(guān)性。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容。《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》一式兩份，一份留存檔案管理部門(mén)，一份報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)