PAGE園林綠化檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司園林綠化檔案的科學管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在園林綠化規(guī)劃、建設(shè)、養(yǎng)護及管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有園林綠化項目的檔案管理工作，包括但不限于規(guī)劃設(shè)計文件、施工圖紙、招投標文件、養(yǎng)護記錄、質(zhì)量驗收報告等各類與園林綠化相關(guān)的文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對園林綠化檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映園林綠化項目的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案資料。3.完整性原則全面收集與園林綠化項目相關(guān)的各類文件資料，保證檔案的齊全完整，不得遺漏重要信息。4.規(guī)范性原則檔案管理工作應(yīng)遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案的整理、分類、編號、裝訂等工作規(guī)范統(tǒng)一。5.保密性原則對于涉及公司機密或不宜公開的檔案資料應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善公司園林綠化檔案管理制度，并組織實施。2.負責收集、整理、歸檔、保管公司園林綠化項目的各類檔案資料。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定、統(tǒng)計和銷毀工作。5.對公司各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）項目負責人職責1.負責組織本項目檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的真實、完整和及時。2.對本項目檔案資料的質(zhì)量負責，督促項目工作人員按照檔案管理要求做好文件資料的形成、積累和整理工作。3.在項目竣工驗收前，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。（三）項目工作人員職責1.負責各自工作范圍內(nèi)文件資料的收集、整理和保管工作，并及時向項目負責人移交。2.嚴格按照檔案管理要求填寫各類文件表格，確保字跡清晰、內(nèi)容準確、手續(xù)完備。3.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.規(guī)劃設(shè)計階段園林綠化規(guī)劃設(shè)計任務(wù)書。規(guī)劃設(shè)計方案文本、圖紙（包括現(xiàn)狀圖、規(guī)劃圖、效果圖等）。設(shè)計變更記錄及相關(guān)審批文件。2.施工階段招投標文件（包括招標文件、投標文件、中標通知書等）。施工合同、補充協(xié)議。施工組織設(shè)計、施工方案。施工圖紙會審記錄、技術(shù)交底文件。工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗報告、合格證等。隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄。施工日志、工程進度記錄。工程變更簽證單、工程洽商記錄。施工過程中的照片、錄像等資料。3.養(yǎng)護階段養(yǎng)護計劃、養(yǎng)護方案。養(yǎng)護工作記錄（包括澆水、施肥、修剪、病蟲害防治等記錄）。養(yǎng)護設(shè)備、工具的使用記錄。養(yǎng)護效果評估報告。4.其他相關(guān)資料與園林綠化項目相關(guān)的會議紀要、通知、報告等文件。項目竣工驗收文件（包括竣工驗收報告、竣工圖等）。項目獲獎證書、榮譽證書等。（二）收集要求1.項目工作人員應(yīng)及時收集各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的文件資料，并按照分類要求進行初步整理。2.對于外來文件，如設(shè)計單位的圖紙、監(jiān)理單位的通知等，應(yīng)在收到后及時登記，并移交檔案管理人員。3.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。（三）整理方法1.分類按照園林綠化項目的階段和內(nèi)容，將檔案分為規(guī)劃設(shè)計類、施工類、養(yǎng)護類、其他類等四大類。在每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如施工類可分為招投標文件、施工合同、施工圖紙、施工記錄等小類。2.編號為便于檔案管理和查詢，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編號格式為：項目代號檔案類別代號流水號。例如：LY01001，其中“LY”為項目代號，“01”為檔案類別代號（如規(guī)劃設(shè)計類為01，施工類為02等），“001”為流水號。3.裝訂對紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容完整的檔案資料進行裝訂。裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。對于圖紙等較大幅面的資料，可采用折疊方式使其規(guī)格與A4紙一致后再進行裝訂。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責任者、頁數(shù)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，另一份單獨成冊，作為檔案檢索工具。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.項目負責人應(yīng)在項目竣工驗收后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.對于零星產(chǎn)生的檔案資料，應(yīng)定期（每季度末）移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔程序1.項目負責人填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，確認無誤后在移交清單上簽字蓋章。3.檔案管理部門按照檔案分類要求，將歸檔檔案放入相應(yīng)的檔案柜或存儲設(shè)備中，并在檔案管理系統(tǒng)中進行登記。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀等問題及時采取措施處理。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，定期對電子檔案進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。5.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應(yīng)辦理登記手續(xù)。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、利用園林綠化檔案。查閱利用檔案應(yīng)遵守本制度規(guī)定，不得損害公司利益和泄露檔案機密。（二）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門根據(jù)借閱申請表，對符合借閱條件的檔案進行登記，并向借閱人發(fā)放檔案。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.借閱人應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或丟失。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點進行復(fù)印。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)與原件核對無誤后，方可帶走。3.利用檔案過程中形成的相關(guān)記錄，如查閱記錄、復(fù)印記錄等，應(yīng)及時交檔案管理部門存檔。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目負責人及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成。鑒定小組負責對公司園林綠化檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準確性，是否反映了園林綠化項目的真實情況。2.檔案的保存價值，根據(jù)檔案的重要性、時效性、歷史意義等因素進行評估。3.檔案的密級，確定檔案是否仍需保密。（四）鑒定方法1.直接鑒定法，對每份檔案進行逐件審查，確定其保存價值。2.綜合分析法，結(jié)合檔案的形成背景、歷史作用、利用情況等因素進行綜合分析判斷。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清單。銷毀清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責任者等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進行注銷登記。七、檔案管理信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立公司園林綠化檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲將紙質(zhì)檔案和電子檔案進行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲。2.檔案檢索與查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責任者等進行檢索，方便用戶快速查詢所需檔案信息。3.檔案借閱與歸還管理記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等信息，并進行到期提醒。4.檔案統(tǒng)計與分析對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)安全管理設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作檔案管理系統(tǒng)。同時，采取數(shù)據(jù)備份、加密等安全措施，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負責檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準確、完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行維護和更新，及時刪除已銷毀的檔案信息，補充新產(chǎn)生的檔案信息。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文件資料形成部門應(yīng)定期對本部門檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.檔案管理部門應(yīng)定期對公司各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，進行復(fù)查，確保問題得到有效解決。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核