PAGE完善檔案管理制度體系一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度體系。（二）適用范圍本制度體系適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集和保存與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、利用，提高工作效率，滿足公司/組織各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度體系，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)檔案管理工作，對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行定期檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。6.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）各部門(mén)檔案管理職責(zé)1.設(shè)立兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.按照公司/組織檔案管理制度的要求，做好本部門(mén)各類(lèi)檔案的形成、積累和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。3.配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作，接受檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常利用工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、統(tǒng)計(jì)等。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案利用規(guī)律，積極主動(dòng)地為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案信息的安全和正常運(yùn)行。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。6.參與檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料。上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、函件等。公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、招投標(biāo)文件等。公司/組織內(nèi)部的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。公司/組織的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。公司/組織的人事檔案、工資檔案、獎(jiǎng)懲檔案等。公司/組織的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案。其他具有保存價(jià)值的檔案材料。2.收集要求各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集上來(lái)。檔案收集應(yīng)遵循全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，對(duì)本部門(mén)形成的各類(lèi)檔案材料進(jìn)行全面收集，不得遺漏重要文件和資料。對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案材料，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。對(duì)電子文件的收集，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。（二）檔案整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。符合文檔一體化管理要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.整理方法文書(shū)檔案整理：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類(lèi)，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊(cè)，并進(jìn)行編目上架?？萍紮n案整理：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類(lèi)，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)，編制檔案目錄，繪制竣工圖等，并進(jìn)行編目上架。會(huì)計(jì)檔案整理：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄，并進(jìn)行編目上架。人事檔案整理：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)整理，建立檔案卷冊(cè)，編制檔案目錄，并進(jìn)行編目上架。業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)型，制定相應(yīng)的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和整理方法，確保業(yè)務(wù)檔案的系統(tǒng)性和完整性。四、檔案的鑒定與保管（一）檔案鑒定1.鑒定原則以國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面綜合分析判斷其價(jià)值。確保鑒定工作的客觀性、準(zhǔn)確性和公正性。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。3.鑒定內(nèi)容對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。分析檔案的保存價(jià)值，確定保管期限。對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。4.鑒定程序檔案管理人員對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行初步整理和統(tǒng)計(jì)，填寫(xiě)檔案鑒定登記表。鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限和存毀意見(jiàn)。對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行記錄，形成檔案鑒定報(bào)告，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔。（二）檔案保管1.保管場(chǎng)所設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施設(shè)備。2.保管方式檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找和利用。對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。3.檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案是指保管期限為年的檔案，主要是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案。短期保管的檔案是指保管期限為年以下的檔案，主要是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案。4.檔案清查定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）檔案利用1.利用原則遵循保密、合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案利用工作的安全、有序進(jìn)行。積極主動(dòng)地為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，滿足公司/組織發(fā)展對(duì)檔案的需求。2.利用方式查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門(mén)可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記備案。3.利用審批檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用申請(qǐng)，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行審批。審批人應(yīng)嚴(yán)格審查利用目的、范圍和方式，確保檔案利用符合規(guī)定要求。對(duì)涉及公司/組織機(jī)密或重要信息的檔案利用，應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。（二）檔案統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用等情況。檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限、分布情況等。檔案管理人員的工作情況等。2.統(tǒng)計(jì)方法建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案管理各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的記錄。定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.統(tǒng)計(jì)要求檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求報(bào)送，報(bào)送的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)與檔案管理實(shí)際情況相符。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。2.提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的快速檢索、高效利用和共享。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)功能檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等功能模塊，滿足檔案管理全過(guò)程的信息化需求。系統(tǒng)應(yīng)支持多種格式文件的上傳、存儲(chǔ)和管理，實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件的一體化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)用戶角色和職責(zé)分配不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。2.系統(tǒng)選型與實(shí)施根據(jù)公司/組織檔案管理實(shí)際需求，選擇合適的檔案信息化管理系統(tǒng)。制定系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃，明確系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、進(jìn)度安排和人員分工等。組織系統(tǒng)培訓(xùn)，使檔案管理人員熟悉系統(tǒng)功能和操作流程，確保系統(tǒng)順利上線運(yùn)行。（三）檔案數(shù)字化1.數(shù)字化范圍對(duì)具有重要保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)已有的電子文件進(jìn)行規(guī)范化整理和存儲(chǔ)，納入檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。2.數(shù)字化流程掃描：按照規(guī)定的掃描分辨率、圖像格式等要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，生成清晰、完整的電子圖像。圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系。存儲(chǔ)：將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到檔案信息化管理系統(tǒng)中，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（四）信息安全管理1.安全制度建立健全檔案信息化安全管理制度，明確檔案信息安全管理的職責(zé)、流程和措施。制定檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。2.安全技術(shù)措施采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全技術(shù)手段，保障檔案信息化系統(tǒng)的安全運(yùn)行。對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行定期安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.人員安全管理加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)教育，提高其安全防范能力。對(duì)涉及檔案信息系統(tǒng)操作的人員進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，定期更換密碼，防止信息泄露。七、檔案的移交與銷(xiāo)毀（一）檔案移交1.移交范圍公司/組織所屬單位撤銷(xiāo)、合并、分立等情況下，其檔案應(yīng)按照規(guī)定向公司/組織檔案管理部門(mén)移交。員工離職、退休等情況下，其個(gè)人檔案應(yīng)按照規(guī)定向公司/組織檔案管理部門(mén)移交。其他需要移交檔案的情況。2.移交程序檔案移交單位應(yīng)編制檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。檔案管理部門(mén)對(duì)移交清單進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后辦理檔案接收手續(xù)。檔案移交雙方應(yīng)在移交清單上簽字蓋章，明確雙方責(zé)任。（二）檔案銷(xiāo)毀1.銷(xiāo)毀范圍經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案。已超過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存必要的檔案。