PAGE職業(yè)中學檔案館制度一、總則（一）目的為加強職業(yè)中學檔案館的建設與管理，有效保護和利用檔案資源，為學校的教學、科研、管理等各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于職業(yè)中學檔案館及全校各部門、各年級組、各班級在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學校檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內容必須真實反映學校各項工作的實際情況，嚴禁弄虛作假。3.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、學校商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務質量，確保檔案信息能夠及時、準確地提供給利用者。二、檔案管理機構及職責（一）檔案館1.負責制定和完善學校檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理學校各類檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，開發(fā)檔案信息資源，為學校各項工作提供檔案信息服務。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織銷毀。5.負責檔案庫房的安全管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.對全校檔案工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，組織檔案人員的業(yè)務培訓。（二）檔案工作領導小組1.由學校領導及相關部門負責人組成，負責領導和協(xié)調全校檔案工作。2.定期召開檔案工作會議，研究解決檔案工作中的重大問題。3.審定學校檔案工作計劃、規(guī)章制度和檔案工作發(fā)展規(guī)劃。（三）各部門兼職檔案員1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照學校檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交檔案館。3.協(xié)助檔案館做好檔案的利用工作，提供檔案利用所需的相關信息。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.學校黨務工作檔案，包括黨組織建設、黨員管理、紀檢監(jiān)察等方面的文件材料。2.學校行政工作檔案，包括學校發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、工作總結、會議記錄、人事管理、財務管理、物資設備管理等方面的文件材料。3.學校教學工作檔案，包括教學計劃、教學大綱、課程表、教案、教學課件、學生成績冊、實習實訓材料等。4.學校科研工作檔案，包括科研項目申報書、研究報告、學術論文、科研成果鑒定材料等。5.學校學生工作檔案，包括學生學籍檔案、獎懲記錄、社會實踐材料、畢業(yè)生檔案等。6.學校后勤工作檔案，包括校園建設規(guī)劃、房產管理、物業(yè)管理、食堂管理、醫(yī)療衛(wèi)生管理等方面的文件材料。7.學校外事工作檔案，包括外事活動計劃、協(xié)議、合同、外賓來訪記錄等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確兼職檔案員，負責本部門檔案的收集工作，確保檔案收集的及時、完整。2.檔案形成部門應在文件材料形成后及時進行整理，按照歸檔要求分類裝訂，并填寫檔案移交清單。3.對重要的會議、活動、項目等應實行全過程跟蹤收集檔案，確保檔案的全面性和系統(tǒng)性。4.對于電子文件，應按照相關規(guī)定進行整理和存儲，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）歸檔時間1.當年形成的檔案，一般應在次年上半年完成歸檔工作。2.跨年度的文件材料，應在文件材料辦結后及時歸檔。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對本部門收集整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的質量符合要求。2.兼職檔案員填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交檔案館。3.檔案館接收檔案時，應對檔案進行認真核對，檢查檔案的完整性、準確性和整理質量，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。4.檔案館對接收的檔案進行編號、編目等處理，建立檔案檢索目錄，將檔案上架保存。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案的內容性質，分為黨群、行政、教學、科研、學生、后勤、外事等類別。2.每一大類下再根據(jù)具體情況進行二級分類，如行政類可分為學校管理、人事管理、財務管理等二級類目。3.對于教學類檔案，可按照課程、專業(yè)、年級等進行分類。（三）整理要求1.對歸檔的文件材料進行全面清理，剔除重復、無用的文件。2.按照分類標準對文件材料進行分類，同一類別的文件應集中在一起。3.對每份文件材料進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。4.編寫文件材料的目錄，目錄應包括文件編號、題名、日期、責任者等信息。5.對文件材料進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于翻閱和保管。6.對于破損、褪色的文件材料，應進行修復或復制，確保檔案的完整性。五、檔案的保管（一）庫房建設1.檔案館應設置專門的檔案庫房，庫房應具備良好的通風、防潮、防蟲、防火、防盜等條件。2.庫房應配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度控制設備等。3.檔案庫房應劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。（二）檔案上架1.檔案應按照分類順序上架存放，便于查找和管理。2.上架的檔案應排列整齊，標識清晰，注明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.對于珍貴檔案和易損檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括學校重要的歷史文件、規(guī)章制度、人事檔案等。3.長期保管的檔案期限為16年至50年，主要包括學校一般的教學、科研、行政等文件材料。4.短期保管的檔案期限為15年以下，主要包括臨時性的文件材料。（四）檔案清查1.檔案館應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內容包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.清查結束后，應填寫檔案清查登記表，對清查情況進行記錄。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用必須遵守國家有關法律法規(guī)和學校檔案管理制度。2.服務學校中心工作原則檔案利用應緊密圍繞學校的教學、科研、管理等中心工作，為學校發(fā)展提供支持。3.方便快捷原則優(yōu)化檔案利用流程，提高服務效率，為利用者提供方便快捷的服務。（二）利用范圍1.學校內部各部門因工作需要查閱檔案。2.學校教職工因教學、科研、個人事務等需要查閱本人檔案或其他相關檔案。3.學生因學籍管理、就業(yè)等需要查閱本人檔案。4.校外單位因工作需要查閱學校檔案，須經(jīng)學校相關部門批準。（三）利用手續(xù)1.校內利用者查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案館查閱。2.查閱本人檔案的教職工和學生，可直接到檔案館查閱。3.校外單位查閱檔案，須持單位介紹信，注明查閱目的、查閱內容等，經(jīng)學校檔案工作領導小組批準后，由檔案館安排專人陪同查閱。4.查閱檔案時，利用者應遵守檔案館的各項規(guī)章制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案館負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案應妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。4.借閱期滿后，利用者應及時歸還檔案，檔案館應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究責任。（五）檔案復制1.因工作需要復制檔案的，應填寫檔案復制申請表，注明復制內容、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案館負責人簽字同意后，到檔案館辦理復制手續(xù)。2.檔案館應對復制的檔案進行登記，并注明復制日期、復制人、利用者等信息。復制的檔案應加蓋檔案館印章，以保證其真實性和有效性。3.復制檔案應按照國家有關規(guī)定收取一定的費用，費用標準由學校制定。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學校成立檔案鑒定小組，由檔案館負責人、相關部門兼職檔案員和檔案專家組成，負責檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結合學校實際情況，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，應剔除銷毀；對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，應進行重新鑒定，確定是否繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行鑒定，一般每年進行一次。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定登記表。3.對擬銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清單，清單應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字、學校檔案工作領導小組批準后，方可組織銷毀。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應采用安全、保密的方式進行，一般采用焚燒或粉碎等方式。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清單上簽字，并將銷毀清單存檔。八、檔案信息化建設（一）建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對紙質檔案進行掃描，掃描分辨率應符合國家有關標準，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質量。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案的題名、日期、責任者、文號等信息錄入計算機系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.掛接存儲將處理后的圖像文件與數(shù)據(jù)庫中的信息進行掛接存儲，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，支持批量錄入和單個錄入。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按題名、日期、責任者、文號等進行檢索，方便利用者快速查找所需檔案。3.借閱管理功能實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記等功能，提高借閱管理的效率。4.統(tǒng)計分析功能對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理功能設置用戶權限，確保檔案信息的安全，防止未