PAGE湖北省檔案三合一制度總則目的為加強(qiáng)湖北省檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省實(shí)際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于湖北省行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱(chēng)“單位”）的檔案管理工作。基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則單位應(yīng)建立健全檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)體制，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立或指定檔案工作機(jī)構(gòu)，配備專(zhuān)（兼）職檔案工作人員，確保檔案工作的有效開(kāi)展。各級(jí)檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)安全原則檔案管理應(yīng)涵蓋單位各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和載體的文件材料，保證檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。同時(shí)，要采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。3.方便利用、服務(wù)社會(huì)原則檔案管理的最終目的是為單位各項(xiàng)工作和社會(huì)利用服務(wù)。應(yīng)建立科學(xué)合理的檔案管理制度和檢索體系，提高檔案的利用效率，充分發(fā)揮檔案的作用。檔案管理職責(zé)單位領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，將檔案工作納入單位整體發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，明確檔案工作目標(biāo)和任務(wù)。2.加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，定期研究解決檔案工作中的重大問(wèn)題，為檔案工作提供必要的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施設(shè)備等保障條件。3.監(jiān)督檢查本單位檔案工作情況，對(duì)檔案工作成績(jī)顯著的部門(mén)或個(gè)人給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反檔案管理規(guī)定造成損失的進(jìn)行責(zé)任追究。檔案工作機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，制定本單位檔案工作具體實(shí)施辦法和工作流程，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研本單位各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全完整和質(zhì)量達(dá)標(biāo)。3.建立健全檔案檢索體系和信息管理系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為單位各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。4.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高單位全體人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。5.對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，促進(jìn)全系統(tǒng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案工作人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。2.負(fù)責(zé)做好檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管制度，做好檔案庫(kù)房的管理工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防治檔案的蟲(chóng)蛀、霉變、破損等問(wèn)題，確保檔案安全。4.按照規(guī)定的程序和要求，做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。5.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，編制各類(lèi)檔案檢索工具和參考資料，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。6.做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。檔案的收集與整理收集范圍1.單位在履行職能活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像、實(shí)物等。2.反映單位歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、重大活動(dòng)、重要事件等方面的文件材料。3.與單位業(yè)務(wù)工作相關(guān)的上級(jí)文件、下級(jí)文件、平行單位文件以及各類(lèi)會(huì)議文件、合同協(xié)議、科研成果、產(chǎn)品資料、出版物等。4.單位在基本建設(shè)、設(shè)備儀器購(gòu)置、物資采購(gòu)、資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)等活動(dòng)中形成的文件材料。5.單位工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、榮譽(yù)檔案等。收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)實(shí)行同步收集，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，載體應(yīng)符合檔案保管要求。對(duì)不符合要求的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、修正或轉(zhuǎn)換。整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照國(guó)家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。3.對(duì)電子文件應(yīng)按照《電子文件管理暫行辦法》等規(guī)定，進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔存儲(chǔ)等整理工作，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.照片、錄音、錄像等特殊載體檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。5.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行清理、登記，注明實(shí)物名稱(chēng)、來(lái)源、日期、保管期限等信息，并妥善保管。整理方法1.紙質(zhì)文件整理分類(lèi)：根據(jù)文件的來(lái)源、時(shí)間順序、內(nèi)容等因素，將文件分為不同的類(lèi)別，如黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)工作類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)等。編號(hào)：對(duì)每一份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編目：編制文件目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等信息，以便快速檢索文件。裝訂：將文件按照編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊牢固，便于保管和查閱。2.電子文件整理格式轉(zhuǎn)換：將電子文件轉(zhuǎn)換為通用的、長(zhǎng)期保存的格式，如PDF、TIFF等。元數(shù)據(jù)收集：收集電子文件的元數(shù)據(jù)，包括文件的題名、作者、日期、格式、大小等信息，確保電子文件的可理解性和可追溯性。歸檔存儲(chǔ)：按照電子文件的分類(lèi)方案，將電子文件存儲(chǔ)到相應(yīng)的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。3.照片、錄音、錄像檔案整理照片整理：對(duì)照片進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，注明照片的拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并進(jìn)行沖印或數(shù)字化處理，存儲(chǔ)到照片檔案管理系統(tǒng)中。錄音、錄像整理：對(duì)錄音、錄像進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行轉(zhuǎn)錄或數(shù)字化處理，存儲(chǔ)到相應(yīng)的存儲(chǔ)介質(zhì)上。4.實(shí)物檔案整理清理登記：對(duì)實(shí)物進(jìn)行清理、登記，注明實(shí)物名稱(chēng)、來(lái)源、日期、保管期限等信息。分類(lèi)保管：根據(jù)實(shí)物的性質(zhì)和特點(diǎn)，將實(shí)物分為不同的類(lèi)別，如獎(jiǎng)杯、證書(shū)、印章、紀(jì)念品等，并分別進(jìn)行保管。檔案的保管與保護(hù)保管場(chǎng)所1.單位應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光（紫外線）、防塵、防污染、防有害生物等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、防盜報(bào)警裝置等。保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案密集架存放，按照分類(lèi)編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和檢測(cè)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.照片、錄音、錄像等特殊載體檔案應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)，采用相應(yīng)的保管方式，如照片應(yīng)沖印或數(shù)字化后存儲(chǔ)在相冊(cè)或光盤(pán)中，錄音、錄像應(yīng)轉(zhuǎn)錄或數(shù)字化后存儲(chǔ)在磁帶或光盤(pán)中。4.實(shí)物檔案應(yīng)根據(jù)其實(shí)物性質(zhì)和保管要求，采取相應(yīng)的保管措施，如獎(jiǎng)杯、證書(shū)等應(yīng)放置在專(zhuān)門(mén)的陳列柜中，印章應(yīng)妥善保管在保險(xiǎn)柜中。保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。2.使用符合檔案保管要求的書(shū)寫(xiě)材料和裝訂材料，防止檔案材料的損壞和變質(zhì)。3.對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行定期清潔和消毒，防止蟲(chóng)害、霉菌等有害生物的滋生。4.加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的安全教育，提高安全意識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，確保檔案的安全。5.建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)安全事件的能力。如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等安全事故，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行搶救和保護(hù)，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。檔案的鑒定與銷(xiāo)毀鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合單位實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從維護(hù)歷史真實(shí)面貌出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格按照鑒定程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。鑒定組織1.單位應(yīng)成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等為成員。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定工作方案，組織開(kāi)展檔案鑒定工作，審核鑒定結(jié)果，作出檔案銷(xiāo)毀決定等。鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式特征，確定其價(jià)值和保管期限。2.檔案價(jià)值評(píng)估：根據(jù)檔案的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的重要性和保存價(jià)值。3.保管期限劃分：按照國(guó)家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，將檔案劃分為永久、定期（30年、10年）兩種保管期限。銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清冊(cè)：對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案工作人員編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的題名、文號(hào)、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.審核批準(zhǔn)：銷(xiāo)毀清冊(cè)報(bào)經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.實(shí)施銷(xiāo)毀：銷(xiāo)毀檔案應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀工作的安全、徹底。4.銷(xiāo)毀記錄：對(duì)銷(xiāo)毀檔案的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量、監(jiān)銷(xiāo)人員等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并將銷(xiāo)毀記錄與銷(xiāo)毀清冊(cè)一并歸檔保存。檔案的利用與服務(wù)利用范圍與方式1.利用范圍：?jiǎn)挝粌?nèi)部人員因工作需要可以查閱、借閱、復(fù)制本單位的檔案。外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.利用方式：檔案利用方式主要包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)在檔案查閱場(chǎng)所進(jìn)行，借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)借閱登記表，注明借閱時(shí)間、借閱人、借閱檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并按時(shí)歸還。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。利用手續(xù)1.單位內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表或借閱登記表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本單位檔案，應(yīng)提前向本單位檔案管理部門(mén)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。經(jīng)本單位檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。3.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所或轉(zhuǎn)借他人。服務(wù)措施1.建立健全檔案信息檢索體系，編制檔案目錄、全宗指南、專(zhuān)題索引等檢索工具，方便檔案利用者快速查找所需檔案信息。2.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化共享，提高檔案利用效率和服務(wù)質(zhì)量。3.開(kāi)展檔案編研工作，根據(jù)單位工作需要和社會(huì)利用需求，編寫(xiě)檔案參考資料、大事記、組織沿革等編研成果，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。4.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和利用效果，不斷改進(jìn)檔案服務(wù)工作。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查主體1.各級(jí)檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.單位內(nèi)部應(yīng)建立檔案工作監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)本單位檔案工作進(jìn)行自查自糾。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀、利用等環(huán)節(jié)的工作制度和流程。2.檔案工作機(jī)構(gòu)和人員配備情況，檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。3.檔案的整理質(zhì)量和保管狀況，檔案的齊全完整、分類(lèi)編號(hào)、編目裝訂等是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備是否完好，檔案的安全保護(hù)措施是否落實(shí)。4.檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作情況，是否按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀清冊(cè)是否完整準(zhǔn)確。5.檔案利用服務(wù)工作情況，檔案利用手續(xù)是否齊全規(guī)范，檔案信息檢索體系和服務(wù)措施是否完善，檔案利用效果是否良好。監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：各級(jí)檔案行政管理部門(mén)定期對(duì)單位檔案工作進(jìn)行全面檢查，單位內(nèi)部定期開(kāi)展檔案工作自查。2.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案工作中的重點(diǎn)問(wèn)題或?qū)ｍ?xiàng)工作，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，如檔案數(shù)字化工作檢查、檔案安全檢查等。3.日常巡查：檔案行政管理部門(mén)和單位內(nèi)部檔案管理部門(mén)對(duì)檔案工作進(jìn)行日常巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。4.抽查：對(duì)部分單位或部分檔案進(jìn)行抽查，核實(shí)檔案工作情況的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。問(wèn)題處