PAGE檔案管理制度檔案館一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立檔案館作為公司/組織的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，并組織落實(shí)。3.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。4.指導(dǎo)各部門的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和工作指導(dǎo)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化進(jìn)程。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。7.做好檔案的安全保護(hù)工作，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。8.完成公司/組織領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案管理的工作任務(wù)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類根據(jù)公司/組織檔案的形成領(lǐng)域和特點(diǎn)，將檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、證照管理等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋公司/組織各業(yè)務(wù)部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類合同、協(xié)議、訂單、業(yè)務(wù)報(bào)表、市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶信息等。3.財(cái)務(wù)管理類：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.項(xiàng)目管理類：涉及公司/組織各類項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。5.技術(shù)研發(fā)類：包括科研項(xiàng)目資料、技術(shù)方案、技術(shù)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利文件等。6.企業(yè)文化類：如公司/組織的宣傳資料、文化活動(dòng)記錄、榮譽(yù)證書、員工風(fēng)采等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用層次分類編碼法，具體規(guī)則如下：1.一級(jí)編碼：代表檔案的大類，用一位大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表業(yè)務(wù)管理類，“C”代表財(cái)務(wù)管理類，“D”代表項(xiàng)目管理類，“E”代表技術(shù)研發(fā)類，“F”代表企業(yè)文化類。2.二級(jí)編碼：代表大類下的二級(jí)類目，用兩位數(shù)字表示，如“A01”表示文件管理，“A02”表示會(huì)議記錄管理等。3.三級(jí)編碼：代表二級(jí)類目下的具體檔案類別，用三位數(shù)字表示，如“A01001”表示公司紅頭文件，“A01002”表示部門文件等。4.四級(jí)編碼：代表具體的檔案案卷號(hào)，用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號(hào)。例如，一份行政管理類的公司紅頭文件，其編號(hào)為“A010010001”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件、資料、圖表等，并進(jìn)行初步整理。3.對(duì)于重要的會(huì)議、活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)將檔案材料移交檔案管理部門。4.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)督促其將個(gè)人在工作期間形成的屬于公司/組織的檔案資料全部移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理。2.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、排序，并剔除重復(fù)、無(wú)效的材料。3.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編目，填寫檔案目錄卡片，包括檔案編號(hào)、題名、日期來(lái)源、保管期限等信息。4.將整理好的檔案材料裝訂成冊(cè)或裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。5.建立電子檔案目錄，將紙質(zhì)檔案的目錄信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，便于檔案的檢索和查詢。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)排列有序，上架存放，不得隨意堆放。3.對(duì)于珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、規(guī)章制度、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、重大項(xiàng)目檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括一般性的業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括臨時(shí)性的文件、資料等。5.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、重要性等因素，綜合判斷檔案的存毀價(jià)值。4.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式銷毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)銷毀過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、借閱。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱/借閱申請(qǐng)表，注明查閱/借閱的檔案名稱、編號(hào)、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理手續(xù)。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合條件的予以辦理查閱/借閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的檔案資料。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱的目的、范圍、時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定提供相應(yīng)的檔案資料，并安排專人陪同查閱。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱/借閱日期、查閱/借閱人姓名、所在部門、檔案名稱、編號(hào)、用途、歸還日期等信息。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)檔案的利用情況。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等方面。3.通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案管理工作的動(dòng)態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題并采取相應(yīng)的措施加以解決。（二）檔案移交1.公司/組織因機(jī)構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因，涉及檔案移交的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的要求進(jìn)行辦理。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，詳細(xì)記錄移交檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)、保管期限等信息，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。3.檔案移交后，接收單位應(yīng)按照本制度的要求對(duì)檔案進(jìn)行管理。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用，提升檔案服務(wù)水平。（二）信息化管理措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。掃描后的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。2.在檔案信息化管理系統(tǒng)中建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，錄入檔案的基本信息，包括編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等，便于檔案的檢索和查詢。3.利用檔案信息化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱和借閱功能。員工可通過(guò)系統(tǒng)提交查閱/借閱申請(qǐng)，經(jīng)審批后在線查閱或下載檔