PAGE檔案內(nèi)部控制管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效防范檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案利用效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本檔案內(nèi)部控制管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在檔案形成、收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的內(nèi)部控制管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.完整性原則：全面涵蓋公司各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整無(wú)缺。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際情況相符。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息擴(kuò)散。6.及時(shí)性原則：及時(shí)進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔等工作，確保檔案管理的時(shí)效性。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善檔案內(nèi)部控制管理制度，并組織實(shí)施。統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案管理工作。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等具體工作。建立和維護(hù)檔案信息系統(tǒng)，提供檔案查詢、利用等服務(wù)。2.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、收集、整理和初步保管工作，并定期向檔案管理部門移交。配合檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保本部門檔案的安全和保密。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、外部單位發(fā)來的與公司有關(guān)的文件、函件、通知等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司內(nèi)部會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、記錄、紀(jì)要等。5.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、業(yè)績(jī)考核檔案等。6.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。7.公司技術(shù)檔案，如研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)圖紙、工藝文件等。8.公司產(chǎn)品檔案，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)資料、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集上來。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明出處。（三）整理規(guī)范1.檔案管理部門按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.檔案分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。一般可分為文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等類別。3.編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，為每一份檔案賦予一個(gè)固定的編號(hào)。4.編目應(yīng)準(zhǔn)確記錄檔案的基本信息，包括題名、日期、編號(hào)、責(zé)任者等，編制目錄索引。三、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒、檔案柜等進(jìn)行存放，并在檔案盒、檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采用加密、存儲(chǔ)介質(zhì)保護(hù)等措施，確保電子檔案的安全。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為3年、5年、10年、15年、20年、永久等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同研究決定。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改。四、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人權(quán)益維護(hù)等正當(dāng)理由查閱本人相關(guān)檔案。3.外部單位因工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后查閱相關(guān)檔案。（二）利用流程1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批情況，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。4.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供查閱。2.檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、財(cái)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。3.對(duì)雖未超過保管期限，但已失去利用價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定后也可進(jìn)行銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，確定是否符合銷毀條件。3.審核通過的擬銷毀檔案清單報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀實(shí)施1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.銷毀檔案應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，記錄由檔案管理部門保存。六、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理、查詢、利用等功能。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全可靠、操作簡(jiǎn)便、功能完善等特點(diǎn)，符合公司實(shí)際需求。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。2.錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案一致。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理的規(guī)范性等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配