PAGE檔案一方面學(xué)制度檔案管理制度總則目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)的檔案管理工作?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負責檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)監(jiān)督。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、時間、來源等因素進行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案的安全與保密，防止檔案信息的泄露和損毀。檔案管理職責綜合管理部職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門、各分支機構(gòu)的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。4.負責公司檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程。5.定期對公司檔案管理工作進行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準確和系統(tǒng)。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部移交本部門的檔案。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負責本部門檔案的安全保管和保密工作，防止檔案信息的泄露和損毀。檔案的分類與編號檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等會議文件，公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，行政公文、函件、通知等往來文件，以及公司證照、印章管理等方面的文件。2.人事管理類：包括員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲、離職等人事檔案，員工工資、福利、社會保險等薪酬檔案，以及人事統(tǒng)計報表、人事檔案信息化管理等方面的文件。3.財務(wù)管理類：包括公司財務(wù)預(yù)算、決算、財務(wù)報表、財務(wù)審計報告等財務(wù)文件，會計憑證、賬簿、財務(wù)檔案等會計檔案，以及資金管理、資產(chǎn)管理、稅務(wù)管理等方面的文件。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：包括公司市場營銷、客戶管理、項目管理、合同管理等業(yè)務(wù)方面的文件，以及市場調(diào)研、行業(yè)分析、競爭對手資料等市場信息文件。5.技術(shù)研發(fā)類：包括公司產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、工藝改進等技術(shù)方面的文件，技術(shù)標準、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)圖紙等技術(shù)資料，以及知識產(chǎn)權(quán)管理、科技成果轉(zhuǎn)化等方面的文件。6.其他類：包括公司黨群工作、企業(yè)文化建設(shè)、對外宣傳等方面的文件，以及不屬于上述分類的其他各類檔案。檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式編制。2.年度：采用公元紀年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置，采用大寫字母表示，如“XZ”表示行政管理類，“RS”表示人事管理類，“CW”表示財務(wù)管理類，“YW”表示業(yè)務(wù)經(jīng)營類，“JS”表示技術(shù)研發(fā)類，“QT”表示其他類。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，采用阿拉伯數(shù)字依次編號，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。例如：2023年行政管理類第10份檔案的編號為：2023XZ010。檔案的收集與整理檔案收集各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各種文件材料，確保檔案的齊全完整。收集范圍包括但不限于以下方面：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門形成的工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議紀要、合同協(xié)議、統(tǒng)計報表等文件材料。3.本部門開展業(yè)務(wù)活動過程中產(chǎn)生的各類業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、市場信息等。4.本部門員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。5.其他與本部門工作相關(guān)的文件材料。檔案整理1.各部門在收集檔案后，應(yīng)按照檔案分類標準進行整理，將文件材料進行分類、排序、編目、裝訂等工作，使其系統(tǒng)化、條理化。2.整理檔案時，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.對于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制；對于字跡模糊或易褪色的文件材料，應(yīng)進行復(fù)制或抄錄。4.檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和管理。檔案的鑒定與保管期限檔案鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對公司檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和密級。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由綜合管理部負責人、相關(guān)部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度的要求，對檔案進行全面審查，分析檔案的現(xiàn)實價值和歷史價值，確定檔案的保管期限和密級。3.檔案鑒定工作應(yīng)形成鑒定報告，報告應(yīng)包括鑒定工作的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)果等內(nèi)容。鑒定報告經(jīng)鑒定小組組長簽字后存檔。保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、股東會決議、董事會決議、公司重大決策文件、公司重要合同協(xié)議、公司財務(wù)審計報告等。2.長期保管：凡是反映公司一般職能活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為15年至50年。主要包括公司一般性文件、業(yè)務(wù)經(jīng)營文件、人事檔案、財務(wù)檔案等。3.短期保管：凡是反映公司局部職能活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年至15年。主要包括公司一般性事務(wù)文件、臨時性文件等。檔案的保管與保護檔案保管1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，并配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、防蟲藥、滅火器等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，并建立檔案存放索引，便于查找和管理。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。檔案保護1.加強檔案的安全防護措施，防止檔案被盜、被搶、被篡改等情況的發(fā)生。檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。2.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等工作。檔案庫房應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等；應(yīng)采取防潮措施，如放置干燥劑、通風換氣等；應(yīng)定期進行防蟲、防鼠處理，如投放防蟲藥、放置鼠夾等；應(yīng)采取防塵措施，如定期清掃檔案庫房、安裝防塵窗簾等；應(yīng)采取防光措施，如使用防光窗簾、避免陽光直射檔案等。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新，確保電子檔案的安全和完整。電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行加密處理，防止電子檔案信息的泄露。檔案的查閱與利用查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.查閱涉及公司機密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并嚴格按照公司保密制度的要求進行查閱。3.公司外部人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)公司綜合管理部負責人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱程序1.查閱人員到綜合管理部辦理查閱手續(xù)時，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.查閱人員只能查閱與申請內(nèi)容相關(guān)的檔案，不得擅自翻閱其他檔案。查閱過程中，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。3.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行辦理。復(fù)印、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門的印章。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。利用范圍檔案的利用范圍包括公司內(nèi)部各項工作的查考、研究、決策等方面，以及公司對外提供證明、資料等方面。具體利用范圍如下：1.為公司內(nèi)部各項工作提供參考依據(jù)，如查閱公司歷史文件、業(yè)務(wù)資料、人事檔案等，為公司制定工作計劃、決策方案、解決問題等提供參考。2.為公司開展研究工作提供資料支持，如查閱公司技術(shù)研發(fā)資料、市場調(diào)研資料、行業(yè)分析報告等，為公司開展技術(shù)創(chuàng)新、市場拓展、行業(yè)研究等提供資料。3.為公司對外提供證明、資料等方面的服務(wù)，如查閱公司證照、合同協(xié)議文件等，為公司對外辦理業(yè)務(wù)、提供證明等提供依據(jù)。檔案的統(tǒng)計與移交檔案統(tǒng)計1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對公司檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并編制檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等內(nèi)容，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時、完整。3.檔案管理人員應(yīng)按照檔案統(tǒng)計制度的要求，認真做好檔案統(tǒng)計工作，并及時將統(tǒng)計報表報送綜合管理部負責人和公司領(lǐng)導(dǎo)。檔案移交1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交綜合管理部。移交時間為每年的[具體時間]。2.檔案移交時，各部門應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，并與檔案管理人員進行核對。核對無誤后，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認。3.綜合管理部在接收各部門移交的檔案時，應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、種類、內(nèi)容等是否齊全完整，如有問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。4.檔案移交后，綜合管理部應(yīng)按照檔案分類標準對檔案進行整理和歸檔，并及時更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。檔案的銷毀銷毀范圍1.已超過保管期限，且確無保存價值的檔案。2.經(jīng)鑒定小組鑒定，認為不需要繼續(xù)保存的檔案。3.因保管不善等原因造成檔案損壞、丟失，無法繼續(xù)使用的檔案。銷毀程序1.檔案銷毀前，綜合管理部應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，并附上檔案鑒定報告。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀時，應(yīng)成立銷毀小組，由綜合管理部負責人、相關(guān)部門負責人和檔案管理人員組成。銷