PAGE仲裁檔案管理制度河北一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織仲裁檔案的管理，確保仲裁檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。本制度適用于本公司/組織在河北地區(qū)涉及仲裁活動(dòng)所形成的各類檔案。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在河北地區(qū)參與仲裁案件過(guò)程中產(chǎn)生的所有文件、資料、記錄等，包括但不限于仲裁申請(qǐng)書、答辯書、證據(jù)材料、庭審記錄、裁決書等相關(guān)檔案材料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則仲裁檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映仲裁活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善仲裁檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理仲裁檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀等工作。3.建立健全檔案管理工作流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)仲裁檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.定期對(duì)仲裁檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門仲裁案件檔案材料的收集、整理和初步審核工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的檔案利用信息。3.對(duì)本部門形成的仲裁檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，確保檔案材料的質(zhì)量。4.配合檔案管理部門開(kāi)展檔案管理工作的檢查、評(píng)估等活動(dòng)，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)仲裁檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全存放，防止檔案損壞、丟失和霉變等情況發(fā)生。4.負(fù)責(zé)檔案的信息化錄入工作，及時(shí)將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。5.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和跟蹤管理工作。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、登記和造冊(cè)，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。7.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，及時(shí)向檔案管理部門負(fù)責(zé)人反饋檔案管理工作中存在的問(wèn)題和建議。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.仲裁案件受理階段：包括仲裁申請(qǐng)書、答辯書、仲裁協(xié)議、當(dāng)事人身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)材料。2.仲裁案件審理階段：包括證據(jù)材料（書證、物證、視聽(tīng)資料、證人證言、鑒定意見(jiàn)、勘驗(yàn)筆錄等）、庭審?fù)ㄖ?、庭審記錄、質(zhì)證意見(jiàn)、辯論意見(jiàn)等相關(guān)材料。3.仲裁案件裁決階段：包括裁決書、調(diào)解書、決定書等相關(guān)法律文書，以及送達(dá)回證等材料。4.與仲裁案件相關(guān)的其他材料，如仲裁費(fèi)用繳納憑證、仲裁員回避申請(qǐng)及決定、仲裁程序中的其他往來(lái)文件等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在仲裁案件辦理過(guò)程中及時(shí)收集相關(guān)檔案材料，確保材料的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防原件丟失或損壞。2.檔案材料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。3.收集的檔案材料應(yīng)按照時(shí)間順序或邏輯順序進(jìn)行排列，確保材料之間的關(guān)聯(lián)性和系統(tǒng)性。（三）整理方法1.分類：按照仲裁案件的類別、階段等進(jìn)行分類，如勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁檔案、合同糾紛仲裁檔案等，并在每類檔案下再按照案件受理、審理、裁決等階段進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：為每一份仲裁檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。編號(hào)可采用年份+案件序號(hào)的方式，如2023001表示2023年受理的第1個(gè)仲裁案件檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、案件名稱、當(dāng)事人信息、檔案內(nèi)容簡(jiǎn)介、頁(yè)碼等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：將整理好的檔案材料按照順序進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)，確保檔案的完整性和美觀性。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門在仲裁案件辦結(jié)后，應(yīng)及時(shí)將整理好的檔案材料移交檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門收到業(yè)務(wù)部門移交的檔案材料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，要求補(bǔ)充或更正。3.核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理部門按照檔案整理方法對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和完善，并將檔案歸入相應(yīng)的檔案類別和保管期限。4.在檔案歸檔過(guò)程中，應(yīng)建立檔案歸檔記錄，記錄檔案的歸檔時(shí)間、檔案編號(hào)、案件名稱、移交部門等信息，以便對(duì)檔案歸檔情況進(jìn)行跟蹤和查詢。（二）保管期限1.仲裁檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度和性質(zhì)分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括仲裁裁決書、調(diào)解書、決定書等具有法律效力的文件，以及涉及公司/組織重大權(quán)益、重要?dú)v史事件等的仲裁檔案。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為30年，主要包括一般性仲裁案件的檔案材料，以及對(duì)公司/組織有一定參考價(jià)值的檔案。短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括一些臨時(shí)性、階段性的仲裁檔案材料，以及對(duì)公司/組織參考價(jià)值較小的檔案。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行，并結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行合理確定。對(duì)于保管期限屆滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全存放。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)仲裁檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。3.檔案保管應(yīng)實(shí)行專人專管制度，檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)于破損、褪色等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案利用與借閱（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱仲裁檔案，以了解案件情況、處理相關(guān)業(yè)務(wù)等。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要，依法查閱、借閱仲裁檔案。3.其他經(jīng)本公司/組織批準(zhǔn)的單位或個(gè)人，因特殊原因需要查閱、借閱仲裁檔案。（二）利用程序1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱仲裁檔案，應(yīng)填寫檔案查閱/借閱申請(qǐng)表，注明查閱/借閱的檔案編號(hào)、案件名稱、查閱/借閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行審核，對(duì)符合查閱/借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定提供檔案查閱/借閱服務(wù)。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱/借閱范圍，并要求查閱/借閱人員簽署保密承諾書。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等查閱、借閱仲裁檔案，應(yīng)出具相關(guān)單位的介紹信或證明文件，并按照法定程序辦理查閱/借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱/借閱服務(wù)，并做好記錄。4.其他經(jīng)本公司/組織批準(zhǔn)的單位或個(gè)人查閱、借閱仲裁檔案，應(yīng)提交書面申請(qǐng)，并經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門審核同意后，按照規(guī)定辦理查閱/借閱手續(xù)。（三）借閱期限1.本公司/組織內(nèi)部人員借閱仲裁檔案，一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等借閱仲裁檔案，應(yīng)按照法定程序和要求及時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)與檔案管理部門協(xié)商，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.其他經(jīng)本公司/組織批準(zhǔn)的單位或個(gè)人借閱仲裁檔案，應(yīng)按照申請(qǐng)時(shí)約定的期限及時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前向本公司/組織提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。（四）利用要求1.查閱、借閱仲裁檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。2.查閱、借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、折疊或抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)妥善保管，不得向無(wú)關(guān)人員透露。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的仲裁檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)到期的仲裁檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。2.對(duì)于仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。已失去保存價(jià)值的檔案主要包括：已過(guò)保管期限且無(wú)利用價(jià)值的檔案；重復(fù)、多余或內(nèi)容不完整且無(wú)保存必要的檔案；涉及的仲裁案件已執(zhí)行完畢且無(wú)后續(xù)問(wèn)題的檔案等。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期的仲裁檔案進(jìn)行清理和統(tǒng)計(jì)，編制檔案鑒定清單，提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案鑒定清單進(jìn)行審核，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐一審查和評(píng)估，并提出鑒定意見(jiàn)。3.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定工作小組的鑒定意見(jiàn)，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，填寫檔案銷毀清單，注明檔案編號(hào)、案件名稱、保管期限、銷毀原因等信息。4.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。（四）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，確保電子檔案數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。（五）銷毀記錄建立檔案銷毀記錄，記錄檔案銷毀的時(shí)間、檔案編號(hào)、案件名稱、保管期限、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，以便對(duì)檔案銷毀情況進(jìn)行跟蹤和查詢。檔案銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。七、檔案統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)仲裁檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等方面的信息。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行填報(bào)。3.檔案管理部門應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案信息化管理1.推進(jìn)仲裁檔案的數(shù)字化建設(shè)，建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案信息化管理系統(tǒng)的要求，及時(shí)將仲裁檔案信息錄入系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更