PAGE公路檔案管理制度設(shè)計(jì)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公路檔案管理，確保公路檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮公路檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和技術(shù)創(chuàng)新中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在公路規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司公路檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則公路檔案應(yīng)如實(shí)反映公路業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)，不得偽造、篡改。3.分類科學(xué)原則按照公路檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)公路檔案的安全保護(hù)，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司公路檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司公路檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門公路檔案的形成、積累和歸檔工作。4.組織開展公路檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)公司公路檔案的對(duì)外提供利用工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門公路業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和歸檔工作，并定期向公司檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好公路檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.按照檔案管理要求，建立健全本部門檔案管理制度，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)公路檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.對(duì)接收的公路檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.按照規(guī)定對(duì)公路檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案保管期限和處置意見。5.負(fù)責(zé)公路檔案的信息化錄入和維護(hù)工作，確保檔案信息的安全和有效利用。6.為公司各部門和人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公路規(guī)劃階段形成的規(guī)劃文本、圖紙、調(diào)研報(bào)告等。2.公路設(shè)計(jì)階段形成的設(shè)計(jì)文件、計(jì)算書、圖紙會(huì)審記錄等。3.公路建設(shè)階段形成的項(xiàng)目立項(xiàng)文件、招投標(biāo)文件、施工合同、施工圖紙、工程變更記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、竣工驗(yàn)收文件等。4.公路養(yǎng)護(hù)階段形成的養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、養(yǎng)護(hù)記錄、路況檢測報(bào)告、病害處理記錄等。5.公路管理階段形成的路政管理文件、收費(fèi)記錄、交通流量統(tǒng)計(jì)資料等。6.與公路業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、請示批復(fù)、合同協(xié)議等文件材料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集。2.檔案收集應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照規(guī)定的分類方案進(jìn)行收集。3.對(duì)重要的公路項(xiàng)目，應(yīng)建立項(xiàng)目檔案收集清單，明確收集內(nèi)容和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保檔案收集工作的有序進(jìn)行。4.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料。（三）整理方法1.公路檔案整理應(yīng)按照分類方案進(jìn)行，采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的分類方法。2.對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作，使其達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求。3.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查找和利用。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。四、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.公路檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種保管方式，確保檔案信息的安全和長期保存。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行上架保管，排列整齊，便于查找和利用。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的可讀性和完整性。4.對(duì)重要的公路檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。（三）保管期限1.公路檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公路建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、竣工驗(yàn)收文件等。3.長期保管的檔案主要包括公路建設(shè)項(xiàng)目的施工圖紙、工程變更記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，保管期限為30年。4.短期保管的檔案主要包括公路養(yǎng)護(hù)記錄、路況檢測報(bào)告、路政管理文件等，保管期限為10年。（四）檔案鑒定1.公司應(yīng)定期對(duì)公路檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和處置意見。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織業(yè)務(wù)部門和相關(guān)專家組成鑒定小組進(jìn)行。3.根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。五、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.公路檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案的數(shù)量。2.公路檔案的種類統(tǒng)計(jì)，如規(guī)劃檔案、設(shè)計(jì)檔案、建設(shè)檔案、養(yǎng)護(hù)檔案等。3.公路檔案的保管期限統(tǒng)計(jì)，如永久、長期、短期檔案的數(shù)量。4.公路檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，包括查閱、借閱檔案的人次、卷次等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理部門應(yīng)建立公路檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.利用公司檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，生成利用報(bào)表。3.每年年底，檔案管理部門應(yīng)將公路檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成年度檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱公路檔案。2.上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門因工作需要查閱公司公路檔案。3.與公司有業(yè)務(wù)往來的單位因合作需要查閱公司公路檔案，需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱公路檔案，需填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門查閱公司公路檔案，需出具單位介紹信，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.與公司有業(yè)務(wù)往來的單位查閱公司公路檔案，需簽訂檔案查閱協(xié)議，明確查閱范圍、期限、保密責(zé)任等事項(xiàng)，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。4.檔案查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門和人員提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案。2.對(duì)重要的公路檔案，檔案管理部門可根據(jù)利用需求，提供檔案復(fù)制、摘錄等服務(wù)。3.定期對(duì)公路檔案利用情況進(jìn)行分析，了解公司各部門對(duì)檔案的需求情況，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司公路檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用。2.提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息不被泄露和篡改。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工對(duì)公司現(xiàn)有的公路紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案圖像，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)建立涵蓋檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等全過程的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的信息化管理。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)建立公路檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理，方便檔案的檢索和查詢。4.安全保障體系建設(shè)建立檔案信息化安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等方面的措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確專人負(fù)責(zé)信息化管理工作。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和有效利用。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)