PAGE質(zhì)量檢驗檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司質(zhì)量檢驗檔案的管理，確保質(zhì)量檢驗檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司的質(zhì)量管理、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)運營等提供有力的支持和依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與質(zhì)量檢驗相關(guān)的檔案管理工作，包括原材料檢驗檔案、過程檢驗檔案、成品檢驗檔案、質(zhì)量事故處理檔案等。（三）職責(zé)分工1.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)制定和完善質(zhì)量檢驗檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)和培訓(xùn)各部門質(zhì)量檢驗檔案管理人員，提高檔案管理水平。定期對質(zhì)量檢驗檔案進(jìn)行檢查和評估，確保檔案質(zhì)量。2.各部門質(zhì)量檢驗檔案管理人員負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量檢驗檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。按照規(guī)定的格式和要求填寫質(zhì)量檢驗記錄，確保記錄真實、準(zhǔn)確、完整。及時將質(zhì)量檢驗檔案移交至質(zhì)量管理部門統(tǒng)一保管，辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)提供質(zhì)量檢驗檔案存放的場所和設(shè)施，確保檔案的安全保管。按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對質(zhì)量檢驗檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等工作。協(xié)助質(zhì)量管理部門做好質(zhì)量檢驗檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。二、質(zhì)量檢驗檔案的收集與整理（一）收集范圍1.原材料檢驗報告、檢驗記錄、合格證明等。2.過程檢驗記錄，包括首件檢驗、巡檢、半成品檢驗等記錄。3.成品檢驗報告、檢驗記錄、試驗報告等。4.質(zhì)量事故調(diào)查報告、處理結(jié)果記錄等。5.與質(zhì)量檢驗相關(guān)的文件、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖紙等。（二）收集要求1.各部門質(zhì)量檢驗檔案管理人員應(yīng)及時收集本部門產(chǎn)生的質(zhì)量檢驗檔案，確保檔案的及時性和完整性。2.質(zhì)量檢驗記錄應(yīng)使用鋼筆、中性筆等不易褪色的書寫工具填寫，字跡應(yīng)清晰、工整。3.所有質(zhì)量檢驗檔案應(yīng)注明日期、檢驗項目、檢驗人員、產(chǎn)品批次等信息，確保檔案的可追溯性。（三）整理原則1.按照質(zhì)量檢驗的流程和類別進(jìn)行分類整理，便于查找和使用。2.同一類別的質(zhì)量檢驗檔案應(yīng)按照時間順序排列，確保檔案的邏輯性和連貫性。3.對質(zhì)量檢驗檔案中的重復(fù)文件、無效文件等進(jìn)行清理，確保檔案的簡潔性和有效性。（四）整理方法1.對質(zhì)量檢驗報告進(jìn)行編號，編號應(yīng)包含年份、部門、流水號等信息，如2023QC001。2.將質(zhì)量檢驗記錄按照檢驗項目進(jìn)行分類，每類記錄應(yīng)裝訂成冊，并在封面注明類別、年份、月份等信息。3.對于與質(zhì)量檢驗相關(guān)的文件、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖紙等，應(yīng)進(jìn)行分類整理，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找。三、質(zhì)量檢驗檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門質(zhì)量檢驗檔案管理人員應(yīng)在每月底將本月整理好的質(zhì)量檢驗檔案移交至質(zhì)量管理部門統(tǒng)一歸檔。2.質(zhì)量管理部門應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對接收的質(zhì)量檢驗檔案進(jìn)行審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.審核通過的質(zhì)量檢驗檔案應(yīng)進(jìn)行編號、裝訂，并填寫檔案目錄，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。（二）保管期限1.原材料檢驗檔案、過程檢驗檔案、成品檢驗檔案等一般保管期限為[X]年。2.質(zhì)量事故處理檔案應(yīng)長期保管。3.與質(zhì)量檢驗相關(guān)的文件、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖紙等應(yīng)根據(jù)其重要性和使用頻率確定保管期限，一般不少于[X]年。（三）保管方式1.質(zhì)量檢驗檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.對電子質(zhì)量檢驗檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)中，如硬盤、光盤等。備份應(yīng)定期進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.檔案管理人員應(yīng)定期對質(zhì)量檢驗檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。四、質(zhì)量檢驗檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱質(zhì)量檢驗檔案時，應(yīng)填寫《質(zhì)量檢驗檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到質(zhì)量管理部門查閱。2.質(zhì)量管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案的查閱工作，查閱人員應(yīng)在指定的場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等，如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人同意后，由檔案管理人員統(tǒng)一復(fù)印。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱質(zhì)量檢驗檔案時，應(yīng)填寫《質(zhì)量檢驗檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等，如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人同意后，由檔案管理人員統(tǒng)一復(fù)印。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，應(yīng)及時向質(zhì)量管理部門說明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。如因特殊原因無法按時歸還，應(yīng)提前申請延期歸還。五、質(zhì)量檢驗檔案的保密與安全（一）保密規(guī)定1.質(zhì)量檢驗檔案涉及公司的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自查閱、借閱、復(fù)印、傳播質(zhì)量檢驗檔案。3.在質(zhì)量檢驗檔案的查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人員的行為，確保檔案的安全和保密。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對質(zhì)量檢驗檔案存放場所的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.定期對質(zhì)量檢驗檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.如發(fā)生質(zhì)量檢驗檔案丟失、損壞、泄露等事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。同時，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、質(zhì)量檢驗檔案的銷毀（一）銷毀條件1.質(zhì)量檢驗檔案超過保管期限，且確無保存價值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，不再需要保存的質(zhì)量檢驗檔案，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對質(zhì)量檢驗檔案進(jìn)行清理，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫《質(zhì)量檢驗檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《質(zhì)量檢驗檔案銷毀申請表》經(jīng)質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀質(zhì)量檢驗檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的質(zhì)量檢驗