PAGE公司檔案柜管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，特制定本檔案柜管理制度。本制度旨在規(guī)范檔案柜的使用、維護(hù)及檔案的存儲(chǔ)、保管，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展，為公司的決策、運(yùn)營及發(fā)展提供有力的支持。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工，涵蓋公司各類檔案資料，包括但不限于行政文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)資料、人事檔案等，均需按照本制度進(jìn)行管理與存儲(chǔ)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，涵蓋公司運(yùn)營的各個(gè)環(huán)節(jié)和方面，避免重要信息缺失。3.保密性原則：對涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.便利性原則：檔案的存儲(chǔ)與管理應(yīng)便于查找、使用和維護(hù)，提高工作效率。二、檔案柜管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，明確檔案管理流程與標(biāo)準(zhǔn)。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案柜的配置與布局，根據(jù)檔案類別和使用頻率合理分配檔案柜空間。3.定期對檔案柜進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保檔案柜的正常使用和安全性能。4.組織開展檔案的收集、整理、歸檔、保管及查閱工作，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性負(fù)責(zé)。5.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和考核，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類，按照公司檔案管理制度的要求及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和使用，確保檔案的安全與完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，履行相關(guān)手續(xù)。4.對本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，不斷提高檔案管理水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，嚴(yán)格按照制度要求進(jìn)行檔案的整理、歸檔和保管。2.負(fù)責(zé)檔案柜的日常管理，定期檢查檔案柜的存放情況，確保檔案擺放整齊、有序，便于查找。3.做好檔案的安全保密工作，嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱范圍，對查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量與內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。5.積極參與檔案管理培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，為公司檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三、檔案柜的配置與使用（一）檔案柜配置標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)公司檔案數(shù)量、類別及未來發(fā)展規(guī)劃，合理配置檔案柜的數(shù)量和規(guī)格。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，材質(zhì)應(yīng)符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.按照檔案類別設(shè)置不同的檔案柜區(qū)域，如行政檔案區(qū)、財(cái)務(wù)檔案區(qū)、業(yè)務(wù)檔案區(qū)、技術(shù)檔案區(qū)、人事檔案區(qū)等，并進(jìn)行明顯標(biāo)識(shí)。每個(gè)區(qū)域內(nèi)的檔案柜應(yīng)按照檔案的重要程度、使用頻率等進(jìn)行合理排列。3.檔案柜應(yīng)配備必要的鎖具和鑰匙，鑰匙由專人保管，確保檔案柜的安全。同時(shí)，可根據(jù)需要安裝電子鎖或密碼鎖等安全設(shè)備，提高檔案柜的安全性。（二）檔案柜使用規(guī)范1.檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則有序存放于檔案柜中，不得隨意堆放或混放。每個(gè)檔案柜應(yīng)建立檔案存放目錄，標(biāo)明存放檔案的類別、名稱、起止日期等信息，便于查找。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案柜進(jìn)行清理和整理，檢查檔案的存放情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正檔案存放不規(guī)范的問題。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或更換。3.嚴(yán)禁在檔案柜內(nèi)存放與檔案無關(guān)的物品，保持檔案柜內(nèi)部的整潔和衛(wèi)生。檔案柜周圍應(yīng)保持通道暢通，不得堆放雜物，確保檔案管理人員能夠正常操作和維護(hù)檔案柜。4.檔案柜的鑰匙應(yīng)妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要暫時(shí)離開檔案柜，應(yīng)確保檔案柜已鎖好，防止檔案丟失或損壞。如發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如更換鎖具等。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等均屬于檔案收集范圍。包括但不限于上級(jí)文件、公司發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、合同協(xié)議（含采購合同、銷售合同、租賃合同等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、技術(shù)圖紙、專利證書、人事檔案等。2.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料，并及時(shí)移交檔案管理部門。對于重要的臨時(shí)性文件或項(xiàng)目檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。（二）檔案整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。一般可按照年度、機(jī)構(gòu)、問題、保管期限等進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和檢索。編號(hào)可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，如“202300101”，其中“2023”表示年度，“001”表示機(jī)構(gòu)代碼，“01”表示該機(jī)構(gòu)下的檔案順序號(hào)。3.對檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄清單，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄清單應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊，便于查閱。4.對檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，如訂書釘、回形針等，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂。對于紙張較大或較厚的檔案，可采用折疊或裁剪的方式進(jìn)行整理，使其規(guī)格統(tǒng)一。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔流程1.檔案管理人員在接收各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行再次核對和整理，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，將整理好的檔案歸入相應(yīng)的檔案柜區(qū)域，并在檔案存放目錄中進(jìn)行登記。3.對歸檔后的檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量與內(nèi)容，確保檔案的存放位置準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失或錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)查找原因并進(jìn)行處理。（二）檔案保管期限1.根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期（如3年、5年、10年、15年、20年等）。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，公司章程、股東會(huì)議記錄、董事會(huì)決議等重要資料，涉及公司重大權(quán)益和利益的合同協(xié)議，以及具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的文件等。3.定期保管的檔案根據(jù)其性質(zhì)和用途確定具體的保管期限。如行政文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等一般保管期限為10年；業(yè)務(wù)合同、技術(shù)資料等一般保管期限為15年；人事檔案等一般保管期限為20年。4.檔案管理人員應(yīng)定期對到期檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和保管期限的規(guī)定，確定是否需要繼續(xù)保存或進(jìn)行銷毀。對于需要銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和處理。（三）檔案保管環(huán)境1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。一般溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、防蟲設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保檔案的安全保管。消防設(shè)備應(yīng)定期檢查和維護(hù)，確保其性能良好；防蟲設(shè)備可采用防蟲藥劑、防蟲網(wǎng)等措施，防止蟲害對檔案的侵害；防潮設(shè)備可采用除濕機(jī)、干燥劑等，保持庫房內(nèi)的濕度適宜。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)和監(jiān)控設(shè)備，限制無關(guān)人員進(jìn)入，確保檔案的安全。門禁系統(tǒng)應(yīng)采用密碼鎖、指紋識(shí)別等方式進(jìn)行管理，監(jiān)控設(shè)備應(yīng)24小時(shí)運(yùn)行，對庫房內(nèi)的情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)警。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限與流程1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理人員根據(jù)申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)查閱權(quán)限和查閱范圍。對于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱權(quán)限，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.檔案管理人員按照申請表的要求，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時(shí)間、查閱人員姓名、部門、查閱檔案名稱及編號(hào)等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定的檔案查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在登記簿上簽字確認(rèn)。（二）借閱權(quán)限與流程1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要借閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，并加蓋單位公章。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及敏感信息的檔案，原則上不予借閱；如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。3.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的借閱申請，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱人員姓名、單位、聯(lián)系方式、借閱檔案名稱及編號(hào)、借閱期限等信息，并收取一定的押金（如因借閱檔案造成損壞或丟失，押金不予退還）。4.借閱人員應(yīng)按照約定的期限歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并辦理延期手續(xù)。借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄管理1.檔案管理人員應(yīng)建立完善的檔案查閱與借閱記錄檔案，對每次查閱和借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人員姓名、部門、查閱或借閱檔案名稱及編號(hào)、查閱或借閱目的、歸還日期等信息。2.查閱與借閱記錄檔案應(yīng)妥善保管，保存期限與相應(yīng)檔案的保管期限一致。查閱與借閱記錄檔案可采用紙質(zhì)或電子形式進(jìn)行保存，便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。3.定期對檔案查閱與借閱記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的使用頻率和流向，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。如發(fā)現(xiàn)某類檔案查閱或借閱頻率過高，可考慮增加該類檔案的備份或調(diào)整檔案管理方式，以提高檔案的利用效率。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表及檔案管理人員等。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定和檔案的實(shí)際價(jià)值，對到期檔案進(jìn)行逐一鑒定。鑒定內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性、機(jī)密性等方面，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.對于仍具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并繼續(xù)進(jìn)行保管；對于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交檔案鑒定小組審核。（二）檔案銷毀流程1.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案鑒定小組審核通過后，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)制定檔案銷毀計(jì)劃，明確銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)及銷毀方式等信息。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的安全地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、規(guī)范進(jìn)行