PAGE經審檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司經審檔案管理，確保經審檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，根據國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各級經審部門在開展審計工作過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：經審檔案由公司經審部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容應真實反映經審工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.便于利用原則：檔案整理應科學合理，便于查閱和利用。二、檔案管理職責（一）經審部門職責1.負責制定經審檔案管理制度，并組織實施。2.負責經審檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用等工作。3.定期對經審檔案進行檢查、鑒定和統(tǒng)計，確保檔案質量。4.對損壞、變質的檔案及時進行修復和處理。（二）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案管理的各項具體工作。2.負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范。3.妥善保管檔案，做好檔案的安全防護工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極為檔案利用者提供服務，及時、準確地查找和提供所需檔案。5.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數量和保管狀況。三、檔案收集（一）收集范圍1.審計通知書、審計工作方案、審計承諾書等審計項目前期文件。2.審計證據，包括審計工作底稿、調查記錄、憑證、報表等。3.審計報告、審計決定書、審計移送處理書等審計結論性文件。4.被審計單位反饋意見及整改情況資料。5.與審計項目有關的其他文件資料，如會議記錄、往來函件等。（二）收集要求1.審計人員應及時將審計過程中形成的各類文件資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件資料應原件齊全，如有特殊情況無法提供原件的，應提供經核對無誤的復印件，并注明出處。3.收集的文件資料應保持其真實性和完整性，不得擅自修改、涂抹或刪除。四、檔案整理（一）分類標準經審檔案按照審計項目進行分類，一個審計項目的文件資料作為一個案卷進行整理。（二）立卷原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持卷內文件的系統(tǒng)性和完整性。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于裝訂、查閱和計算機管理。（三）立卷方法1.按照審計程序的先后順序排列文件資料，一般依次為審計通知書、審計工作方案、審計承諾書、審計證據、審計報告、審計決定書、審計移送處理書、被審計單位反饋意見及整改情況資料等。2.對每份文件資料進行編號，編號應連續(xù)、清晰。3.剔除重復、無用的文件資料，確保卷內文件精煉。4.對破損、褪色的文件資料進行修復或復制，保持文件的可讀性。5.按照規(guī)定格式填寫卷內文件目錄，目錄內容應包括文件編號、文件題名、日期、頁號等。（四）裝訂要求1.拆除文件資料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。2.采用線裝或膠裝方式進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊。3.裝訂時應注意文件的排列順序，不得顛倒或錯頁。五、檔案歸檔（一）歸檔時間審計項目結束后，審計人員應在[具體時間]內將整理好的檔案移交檔案管理人員進行歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和整理質量。2.對符合要求的檔案進行編號、編目，編制檔案目錄清單。3.將檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標明檔案類別、項目名稱、年度、保管期限等信息。4.將檔案盒存放在檔案庫房的指定位置，并建立檔案存放索引。六、檔案保管（一）保管期限經審檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：涉及重大經濟決策、重大違法違紀問題、對公司有重要影響的審計項目檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為[具體年限]年的檔案，主要包括一般性審計項目檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為[具體年限]年的檔案，如臨時性審計項目檔案等。（二）保管要求1.設立專門的檔案庫房，配備必要的安全防護設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合規(guī)定要求。3.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和利用。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理。5.對電子檔案應進行備份，并妥善保管備份介質。七、檔案利用（一）利用范圍公司內部人員因工作需要查閱經審檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。外部單位或個人因特殊原因需要查閱經審檔案的，須經公司領導批準，并按照保密規(guī)定進行查閱。（二）利用程序1.查閱人員填寫《經審檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等信息。2.申請表經所在部門負責人審核后，報經審部門負責人審批。3.經審部門負責人批準后，檔案管理人員根據申請表提供相應的檔案，并在查閱登記薄上記錄查閱人員姓名、單位、查閱日期、查閱內容等信息。4.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。5.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記薄上簽字確認。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經公司授權，不得對外提供。2.查閱人員不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.檔案利用后，應及時歸還檔案庫房，不得長期占用。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對已到保管期限的經審檔案進行鑒定，由經審部門負責人組織檔案管理人員及相關審計人員組成鑒定小組。2.鑒定小組根據檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應編制《經審檔案銷毀清冊》。（二）銷毀1.《經審檔案銷毀清冊》經公司領導批準后，由檔案管理人員負責組織銷毀。2.銷毀檔案時，應指定專人監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《經審檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司領導。九、檔案信息化管理（一）建立電子檔案數據庫1.對經審檔案進行數字化處理，建立電子檔案數據庫，實現檔案信息的電子化存儲和管理。2.電子檔案應與紙質檔案內容一致，包括文件的原件掃描件、目錄清單等。（二）電子檔案管理要求1.制定電子檔案管理制度，明確電子檔案的收集、整理、存儲、利用、備份等管理要求。2.采用安全可靠的電子檔案