PAGE保密室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保密室檔案管理，確保檔案的安全與完整，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司保密室內(nèi)各類(lèi)檔案的管理，包括但不限于文件、合同、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。2.完整性原則：保證檔案內(nèi)容的完整，不得擅自篡改、銷(xiāo)毀檔案。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際情況相符。4.便利性原則：在確保安全保密的前提下，便于檔案的查閱、利用和管理。二、檔案管理職責(zé)（一）保密室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)保密室的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管等。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的安全與完整。3.對(duì)檔案的查閱、借閱進(jìn)行登記和審批，按照規(guī)定提供檔案服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理，并定期移交保密室。2.配合保密室管理人員做好檔案的查閱、借閱等工作。3.對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的檔案資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)等。3.公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件等。4.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.公司的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。6.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的有保存價(jià)值的檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，符合檔案管理要求。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，便于查找和管理。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案的整齊、牢固。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照分類(lèi)建立文件夾，進(jìn)行命名和標(biāo)注，便于檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門(mén)將整理好的檔案定期移交保密室。2.保密室管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，符合要求的予以歸檔。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照分類(lèi)存放，便于查找和管理。（二）保管要求1.保密室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到保密室查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在保密室管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保密室。3.查閱檔案應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。4.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還保密室管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部人員因特殊原因需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間、歸還日期等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。2.借閱檔案時(shí)，應(yīng)與保密室管理人員簽訂《檔案借閱承諾書(shū)》，承諾遵守保密規(guī)定，按時(shí)歸還檔案。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還保密室，保密室管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的保密措施（一）人員管理1.保密室管理人員應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審查和培訓(xùn)，具備良好的保密意識(shí)和職業(yè)道德。2.與保密室管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。3.對(duì)涉及檔案管理的人員進(jìn)行定期的保密教育，提高其保密意識(shí)。（二）環(huán)境管理1.保密室應(yīng)設(shè)置在相對(duì)獨(dú)立、安全的區(qū)域，安裝必要的安全防范設(shè)施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。2.保密室內(nèi)應(yīng)保持清潔、整齊，不得存放無(wú)關(guān)物品。3.對(duì)保密室的門(mén)窗、通風(fēng)口等進(jìn)行密封處理，防止外部人員窺視和竊聽(tīng)。（三）技術(shù)措施1.對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。2.采用數(shù)據(jù)備份、異地存儲(chǔ)等技術(shù)手段，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。3.對(duì)檔案查閱、借閱等操作進(jìn)行記錄，以便追溯和審計(jì)。七、檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.因各種原因需要銷(xiāo)毀的檔案。（二）銷(xiāo)毀程序1.由保密室管理人員提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱、數(shù)量、時(shí)間等。2.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，成立檔案銷(xiāo)毀小組，負(fù)責(zé)檔案的銷(xiāo)毀工作。3.檔案銷(xiāo)毀小組應(yīng)至少由[X]名成員組成，其中包括保密室管理人員、審計(jì)人員等。4.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。5.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督，并做好記錄。6.檔案銷(xiāo)毀完畢后，應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀記錄存檔。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)保密室檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.保密室管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）外部監(jiān)督1.接受?chē)?guó)