PAGE教務(wù)處檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教務(wù)處檔案室的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，有效發(fā)揮檔案在教學(xué)管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教務(wù)處檔案室的檔案管理工作，包括各類教學(xué)文件、資料、記錄等的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：教務(wù)處檔案室對(duì)全校教學(xué)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映教學(xué)管理活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案信息予以保密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為教學(xué)管理工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整與安全，對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案借閱、查閱登記工作，及時(shí)催還到期檔案。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，熟練掌握檔案管理的新技術(shù)、新方法。（二）檔案管理負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)教務(wù)處檔案室的管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.定期檢查檔案管理工作情況，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問題，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。3.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。4.負(fù)責(zé)與學(xué)校其他部門的檔案管理工作協(xié)調(diào)與溝通，確保全校檔案管理工作的一致性和規(guī)范性。5.審核重要檔案的銷毀、鑒定等工作，確保檔案信息的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)教育主管部門頒發(fā)的與教學(xué)管理相關(guān)的文件、法規(guī)、政策等。2.學(xué)校制定的教學(xué)管理制度（包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、考試管理規(guī)定、學(xué)籍管理規(guī)定等）及相關(guān)修訂文件。3.學(xué)校教學(xué)工作的各類計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)材料。4.教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案，包括教師基本情況、教學(xué)任務(wù)安排、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教案、教學(xué)課件、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)等。5.學(xué)生學(xué)籍檔案，包括學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)登記表等。6.教學(xué)研究與改革檔案，包括教學(xué)研究項(xiàng)目申報(bào)書、立項(xiàng)通知、研究成果、教學(xué)改革方案、實(shí)施情況總結(jié)等。7.實(shí)踐教學(xué)檔案，包括實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)大綱、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）任務(wù)書、開題報(bào)告、答辯記錄、成績(jī)?cè)u(píng)定等。8.教材建設(shè)檔案，包括教材編寫計(jì)劃、教材選用審批表、教材樣書、教材評(píng)價(jià)等。9.教學(xué)會(huì)議記錄、紀(jì)要及相關(guān)文件。10.其他與教學(xué)管理有關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門和個(gè)人應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件、資料、記錄移交教務(wù)處檔案室。移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，載體形式符合要求。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。3.對(duì)重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)和電子兩種版本，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般可分為綜合類、教學(xué)管理類、教師業(yè)務(wù)類、學(xué)生學(xué)籍類、教學(xué)研究與改革類、實(shí)踐教學(xué)類、教材建設(shè)類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案管理和查詢。編號(hào)方法可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合編碼。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁(yè)、不壓字。對(duì)于不宜裝訂的檔案，如獎(jiǎng)狀、證書等，可采用卷盒、封套等方式進(jìn)行保管。四、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架、溫濕度計(jì)等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存放1.按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案存放于檔案密集架或檔案柜中。存放應(yīng)整齊有序，便于查找和利用。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用專用的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案存儲(chǔ)目錄，便于管理和檢索。電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)重要的、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等，確保檔案的安全和完整。（三）庫(kù)房管理1.設(shè)置專人負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。2.嚴(yán)格控制庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。每天定時(shí)記錄溫濕度情況，如溫濕度超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確、保管狀況良好。對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。4.做好庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，下班前應(yīng)檢查門窗是否關(guān)閉鎖好，電器設(shè)備是否關(guān)閉，消防器材是否完好有效。嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火和存放易燃、易爆物品。五、檔案的利用（一）借閱制度1.校內(nèi)各部門因工作需要借閱檔案，須填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到教務(wù)處檔案室辦理借閱手續(xù)。2.教師因教學(xué)、科研等工作需要借閱本人業(yè)務(wù)檔案，可直接到檔案室辦理借閱手續(xù)，但借閱期限一般不得超過兩周。如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.學(xué)生因特殊原因需要查閱本人學(xué)籍檔案，須持本人有效證件到教務(wù)處檔案室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)檔案信息。查閱時(shí)應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.外單位人員因工作需要查閱我校教學(xué)檔案，須持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到教務(wù)處檔案室查閱。查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自將檔案帶出檔案室。5.檔案借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告教務(wù)處檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。6.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，教務(wù)處檔案室將發(fā)出催還通知，催還無效的，將按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）查閱制度1.校內(nèi)各部門因工作需要查閱檔案，須填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到教務(wù)處檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。查閱過程中，應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩，以免影響其他人員查閱檔案。3.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)教務(wù)處檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得擅自更改。4.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱紀(jì)律，不得查閱與工作無關(guān)的檔案信息，不得泄露檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，應(yīng)將檔案歸還原位，并將查閱情況告知檔案室工作人員。（三）檔案利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的借閱、查閱、復(fù)印、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、所在部門、利用檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，保存期限不少于三年。以便隨時(shí)查閱和統(tǒng)計(jì)檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則與標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、實(shí)事求是、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。2.根據(jù)檔案的形成時(shí)間遠(yuǎn)近、重要程度、保存價(jià)值等因素，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。一般來說，具有重要?dú)v史意義、教學(xué)參考價(jià)值、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案應(yīng)予以保留；已失去保存價(jià)值、重復(fù)無用的檔案可考慮銷毀。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由教務(wù)處負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)教學(xué)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限，并提出銷毀意見。2.檔案鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，一般每年進(jìn)行一次。鑒定時(shí)，鑒定小組應(yīng)逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。銷毀清單經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀方法與監(jiān)督1.經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)擬銷毀的檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)